الموظف
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند «الموظف» كما يُستخدم داخل دفاتر، مع الابتعاد عن أي تفاصيل تقنية والتركيز على الاستخدام اليومي وسير العمل.
ما هو استخدام نوع المستند «الموظف» في عمليات الأعمال؟
نوع المستند «الموظف» هو السجل الأساسي لكل فرد يعمل في المنشأة.
يمثل هذا المستند الهوية الرسمية للموظف داخل دفاتر، وتُبنى عليه جميع العمليات المتعلقة بالموارد البشرية، مثل:
- إدارة بيانات الموظفين
- الرواتب والمستحقات
- الحضور والانصراف
- الإجازات
- التقييمات والترقيات
- إنهاء الخدمة
ببساطة، لا يمكن إدارة أي عملية تخص الأفراد دون وجود مستند الموظف.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام «الموظف»
قبل البدء في إنشاء سجلات الموظفين، يُفضل تجهيز بعض الأساسيات لضمان تنظيم البيانات وسهولة العمل لاحقاً:
- تحديد الهيكل التنظيمي (الإدارات، الأقسام، الفروع)
- إعداد المسميات الوظيفية
- تحديد أنواع التوظيف (دوام كامل، جزئي، عقد…)
- إعداد سياسات الإجازات وساعات العمل
- تجهيز بيانات الرواتب الأساسية (إن وُجد نظام رواتب)
هذه الإعدادات تساعد على ربط الموظف مباشرة بسياق العمل الصحيح دون تعديلات متكررة لاحقاً.
سير العمل النموذجي لنوع المستند «الموظف»
سير العمل المعتاد يمر بالمراحل التالية:
تعيين موظف جديد
عند انضمام موظف جديد، يتم إنشاء مستند الموظف وتسجيل بياناته الأساسية مثل:- الاسم
- رقم الهوية
- القسم
- المسمى الوظيفي
- تاريخ التعيين
ربط الموظف بالعمليات اليومية
بعد الحفظ، يصبح الموظف جزءاً من:- نظام الحضور
- طلبات الإجازات
- احتساب الرواتب
- التكاليف المرتبطة بالمشاريع (إن وجدت)
التحديث المستمر
مع مرور الوقت، يتم تحديث المستند عند:- تغيير المسمى الوظيفي
- النقل بين الأقسام
- تعديل الراتب
- تغيير الحالة الوظيفية
إنهاء الخدمة
عند مغادرة الموظف، يتم تحديث حالة الموظف بدلاً من حذفه، للحفاظ على السجلات التاريخية والتقارير.
السيناريوهات التجارية التي يكون فيها «الموظف» ضرورياً
يُعد نوع المستند الموظف محورياً في العديد من السيناريوهات، منها:
شركة تنمو بسرعة
الحاجة لتتبع عدد كبير من الموظفين وتوزيعهم على أقسام ومشاريع مختلفة.إدارة رواتب شهرية
لا يمكن احتساب الرواتب أو البدلات دون ربطها بسجلات الموظفين.بيئة تعتمد على الحضور والانضباط
تسجيل أوقات العمل والإجازات والتأخيرات يعتمد كلياً على مستند الموظف.مراجعات وتقييمات الأداء
تتبع تاريخ الموظف الوظيفي يساعد الإدارة على اتخاذ قرارات عادلة ومدروسة.الامتثال والتنظيم
الاحتفاظ ببيانات دقيقة للموظفين ضروري للتقارير الإدارية والالتزامات النظامية.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند التعامل مع نوع المستند الموظف، انتبه إلى ما يلي:
الدقة مهمة جداً
أي خطأ في البيانات قد يؤثر على الرواتب أو التقارير.لا تحذف الموظفين القدامى
الأفضل تغيير حالتهم إلى غير نشط للحفاظ على التاريخ الوظيفي.تحديث البيانات بانتظام
خصوصاً عند الترقيات أو التغييرات التنظيمية.توحيد طريقة الإدخال
يساعد على تقارير أوضح وقرارات أدق.اعتبره مرجعاً رسمياً
مستند الموظف هو المصدر الأساسي لأي قرار يخص الموارد البشرية داخل دفاتر.
باختصار، نوع المستند «الموظف» هو العمود الفقري لإدارة الأفراد، ومن خلال تنظيمه بشكل صحيح، تصبح جميع عمليات الموارد البشرية أكثر سلاسة ووضوحاً وموثوقية.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الإعدادات
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| employee | الموظف | البيانات | - | المعرّف الأساسي للموظف في دفاتر | |
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | HR-EMP- | سلسلة ترقيم تلقائية لبطاقات الموظفين |
| first_name | الاسم الأول | البيانات | ✓ | - | الاسم الأول الرسمي للموظف |
| middle_name | الاسم الأوسط | البيانات | - | الاسم الأوسط حسب الهوية | |
| last_name | اسم العائلة | البيانات | - | اسم العائلة للموظف | |
| employee_name | الأسم الكامل | البيانات | - | الاسم الكامل المعتمد في المعاملات | |
| gender | النوع | رابط | ✓ | النوع | تحديد جنس الموظف لأغراض إدارية |
| dateofbirth | تاريخ الميلاد | التاريخ | ✓ | - | تاريخ ميلاد الموظف حسب الوثائق |
| salutation | اللقب | رابط | اللقب | اللقب الرسمي المستخدم في المخاطبات | |
| nationalidoriqamano | رقم الهوية أو الإقامة | البيانات | ✓ | - | رقم الهوية الوطنية أو الإقامة |
| dateofjoining | تاريخ الالتحاق بالعمل | التاريخ | ✓ | - | تاريخ بدء العمل الفعلي |
| image | صورة | إرفاق صورة | - | صورة الموظف للملف التعريفي | |
| status | الحالة | حدد | ✓ | نشط, غير نشط, معلق, يسار | حالة الموظف الوظيفية الحالية |
| contract_type | نوع العقد | حدد | ✓ | مدة محددة, غير محدد | نوع عقد العمل المعتمد |
| customexpirydate | تاريخ الانتهاء | التاريخ | - | تاريخ انتهاء العقد أو الإقامة | |
| user_id | تعريف المستخدم | رابط | مستخدم | حساب المستخدم المرتبط بالموظف | |
| create_user | إنشاء مستخدم جديد | زر | - | إنشاء حساب مستخدم للموظف | |
| createuserpermission | إنشاء صلاحية المستخدم | التحقق من | - | السماح بإنشاء حساب مستخدم تلقائياً | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي يعمل لديها الموظف |
| department | القسم | رابط | القسم | الإدارة التنظيمية التابعة للموظف | |
| employment_type | نوع التوظيف | رابط | نوع التوظيف | تصنيف نوع التوظيف | |
| employee_number | رقم الموظف | البيانات | - | الرقم الوظيفي الداخلي | |
| designation | المسمي الوظيفي | رابط | المسمي الوظيفي | المسمى الوظيفي الرسمي | |
| reports_to | المدير المباشر | رابط | الموظف | المدير المباشر للموظف | |
| branch | فرع | رابط | فرع | الفرع الذي يعمل به الموظف | |
| grade | الدرجة | رابط | درجة الموظف | الدرجة الوظيفية المعتمدة | |
| job_applicant | متقدم للوظيفة | رابط | متقدم للوظيفة | ربط الموظف بطلب التوظيف | |
| scheduledconfirmationdate | تاريخ العرض | التاريخ | - | تاريخ عرض التثبيت المتوقع | |
| finalconfirmationdate | تاريخ التأكيد | التاريخ | - | تاريخ تثبيت الموظف النهائي | |
| contractenddate | تاريخ نهاية العقد | التاريخ | - | تاريخ انتهاء عقد العمل | |
| noticenumberof_days | إشعار (أيام) | الباحث | - | مدة الإشعار قبل إنهاء الخدمة | |
| dateofretirement | تاريخ التقاعد | التاريخ | - | تاريخ التقاعد المخطط | |
| cell_number | جوال | البيانات | Phone | رقم الجوال للتواصل | |
| nationality | الجنسية | رابط | الدولة | جنسية الموظف الرسمية | |
| personal_email | البريد الالكتروني الشخصي | البيانات | البريد الإلكتروني الشخصي | ||
| company_email | البريد الإلكتروني الخاص بالشركة | البيانات | البريد الإلكتروني الخاص بالشركة | ||
| preferedcontactemail | البريد الإلكتروني المفضل للتواصل | حدد | البريد الإلكتروني الخاص بالشركة, البريد الالكتر... | القناة المفضلة للتواصل الإلكتروني | |
| prefered_email | البريد الإلكتروني المفضل | البيانات | البريد الإلكتروني المفضل للاستخدام | ||
| unsubscribed | إلغاء اشتراكك | التحقق من | - | إيقاف استلام الإشعارات البريدية | |
| current_address | العنوان الحالي | نص صغير | - | عنوان السكن الحالي | |
| currentaccommodationtype | العنوان الحالي هو | حدد | مؤجر, مملوك | نوع السكن الحالي | |
| permanent_address | العنوان الدائم | نص صغير | - | عنوان السكن الدائم | |
| permanentaccommodationtype | العنوان الدائم هو | حدد | مؤجر, مملوك | نوع السكن الدائم | |
| persontobe_contacted | اسم جهة الاتصال فى حالة الطوارئ | البيانات | - | اسم جهة الاتصال في الطوارئ | |
| emergencyphonenumber | هاتف حالات الطوارئ | البيانات | Phone | رقم هاتف الطوارئ | |
| relation | علاقة | البيانات | - | صلة القرابة بجهة الطوارئ | |
| attendancedeviceid | معرف جهاز الحضور (معرف بطاقة الهوية / RF) | البيانات | - | معرّف جهاز الحضور والانصراف | |
| holiday_list | قائمة العطلات | رابط | قائمة العطلات | قائمة العطلات المطبقة | |
| default_shift | الشيفت الاساسى | رابط | انواع دوام العمل اليومي | الوردية الافتراضية للموظف | |
| expense_approver | الموافق على المصاريف | رابط | مستخدم | المعتمد لمطالبات المصروفات | |
| leave_approver | الموافق على الإجازة | رابط | مستخدم | المعتمد لطلبات الإجازة | |
| shiftrequestapprover | معتمد طلب تغيير الشيفت | رابط | مستخدم | المعتمد لطلبات تغيير الوردية | |
| attendance_locations | مواقع الحضور | الجدول MultiSelect | Linked Location | مواقع مسموحة لتسجيل الحضور | |
| allowattendanceoutsidetherange | السماح بالحضور خارج النطاق | التحقق من | - | السماح بالحضور خارج النطاق الجغرافي | |
| ctc | التكلفة على الشركة | العملة | salary_currency | إجمالي تكلفة الموظف على الشركة | |
| salary_currency | عملة الراتب | رابط | العملة | عملة صرف الراتب | |
| salary_mode | طريقة تحصيل الراتب | حدد | بنك, نقد, شيك | طريقة دفع الراتب | |
| payrollcostcenter | مركز تكلفة الرواتب | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة للرواتب | |
| bank_name | اسم المصرف | البيانات | - | اسم البنك المحول إليه الراتب | |
| bankacno | رقم الحساب المصرفي. | البيانات | - | رقم الحساب البنكي | |
| iban | الرقم الدولى للحساب المصرفى | البيانات | - | رقم الآيبان للتحويلات | |
| marital_status | الحالة الإجتماعية | حدد | أعزب, متزوج, مطلق, ارمل | الحالة الاجتماعية للموظف | |
| family_background | معلومات عن العائلة | نص صغير | - | معلومات عامة عن الأسرة | |
| blood_group | فصيلة الدم | حدد | +A, -A, B+, B-, +AB, -AB, O+, O- | فصيلة الدم | |
| health_details | تفاصيل الحالة الصحية | نص صغير | - | ملاحظات صحية هامة | |
| healthinsuranceprovider | مزود التأمين الصحي | رابط | التأمين الصحي للموظف | مزود التأمين الصحي | |
| healthinsuranceno | رقم التأمين الصحي | البيانات | - | رقم وثيقة التأمين الصحي | |
| passport_number | رقم جواز السفر | البيانات | - | رقم جواز السفر | |
| valid_upto | صالح حتى | التاريخ | - | تاريخ انتهاء الصلاحية | |
| dateofissue | تاريخ الإصدار | التاريخ | - | تاريخ إصدار الجواز | |
| placeofissue | مكان الإصدار | البيانات | - | مكان إصدار الجواز | |
| bio | السيرة الذاتية / رسالة الغلاف | محرر النصوص | - | نبذة مهنية أو خطاب تعريفي | |
| education | التعليم | جدول | Employee Education | السجل التعليمي للموظف | |
| externalworkhistory | سجل العمل الخارجي | جدول | Employee External Work History | الخبرات السابقة خارج الشركة | |
| internalworkhistory | سجل العمل الداخلي | جدول | Employee Internal Work History | التاريخ الوظيفي داخل الشركة | |
| resignationletterdate | تاريخ خطاب الاستقالة | التاريخ | - | تاريخ تقديم الاستقالة | |
| relieving_date | تاريخ المغادرة | التاريخ | - | تاريخ آخر يوم عمل | |
| held_on | تاريخ إجراء مقابلة الخروج | التاريخ | - | تاريخ إجراء مقابلة الخروج | |
| new_workplace | مكان العمل الجديد | البيانات | - | جهة العمل الجديدة بعد المغادرة | |
| leave_encashed | هل تم تصفية رصيد الإجازات؟ | حدد | نعم, لا | هل تم صرف بدل الإجازات | |
| encashment_date | تاريخ التحصيل | التاريخ | - | تاريخ صرف بدل الإجازات | |
| reasonforleaving | سبب ترك العمل | نص صغير | - | سبب مغادرة الموظف | |
| feedback | تعليق | نص صغير | - | ملاحظات الموظف الختامية | |
| lft | يسار (LFT) | الباحث | - | قيمة فنية لإدارة الهيكل | |
| rgt | يمين (RGT) | الباحث | - | قيمة فنية لإدارة الهيكل | |
| old_parent | الحساب الأب السابق | البيانات | - | المرجع السابق في الهيكل التنظيمي |
الجداول الفرعية
التعليم (المستوى التعليمي للموظف)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| school_univ | مدرسة / جامعة | نص صغير | - | اسم المؤسسة التعليمية المانحة للمؤهل. | |
| qualification | تأهيل | البيانات | - | المؤهل أو الشهادة المكتسبة للموظف. | |
| level | المستوى | حدد | التخرج, إجازة عاليه, غير متخرج | مستوى الدراسة المرتبط بالمؤهل التعليمي. | |
| yearofpassing | سنة التخرج | الباحث | - | سنة إتمام التخرج أو الحصول على الشهادة. | |
| class_per | الفئة / النسبة المئوية | البيانات | - | التقدير النهائي أو النسبة المئوية المحققة. | |
| majoptsubj | المواد الرئيسية والاختيارية التي تم دراستها | نص | - | التخصص الرئيسي أو المواد الاختيارية المدروسة. |
سجل العمل الخارجي (سجل عمل الموظف خارج الشركة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| company_name | الشركة | البيانات | - | اسم الشركة السابقة التي عمل بها الموظف | |
| designation | المسمي الوظيفي | البيانات | - | المسمى الوظيفي الذي شغله الموظف لدى الشركة | |
| salary | الراتب | العملة | Company:company:default_currency | الراتب الذي كان يتقاضاه الموظف في هذه الوظيفة | |
| address | عنوان | نص صغير | - | عنوان مقر الشركة السابقة لأغراض التحقق والتواصل | |
| contact | اتصال | البيانات | - | بيانات التواصل مع الشركة السابقة للتحقق من الخبرة | |
| total_experience | مجموع الخبرة | البيانات | - | إجمالي مدة الخبرة المكتسبة لدى هذه الشركة |
سجل العمل الداخلي (سجل عمل الموظف داخل الشركة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| branch | فرع | رابط | فرع | الفرع الذي عمل به الموظف خلال الفترة في دفاتر | |
| department | القسم | رابط | القسم | الإدارة التي انتمى إليها الموظف أثناء العمل في دفاتر | |
| designation | المسمي الوظيفي | رابط | المسمي الوظيفي | المسمى الوظيفي المعتمد للموظف خلال هذه الفترة في دفاتر | |
| from_date | من تاريخ | التاريخ | - | تاريخ بدء عمل الموظف في هذا الفرع أو المنصب | |
| to_date | إلى تاريخ | التاريخ | - | تاريخ انتهاء عمل الموظف في هذا الفرع أو المنصب |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Employee | ✓ | |||||
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تكلفة النشاط | مرتبط من | مشاريع |
| راتب إضافي | مرتبط من | دفع الرواتب |
| تقييم | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الأصول | مرتبط من | الأصول |
| الحضور | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب حضور | مرتبط من | الموارد البشرية |
| قاعدة الترخيص | مرتبط من | الإعدادات |
| طلب انتداب | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| سجل المكالمات | مرتبط من | الاتصالات الهاتفية |
| طلب الإجازة التعويضية | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تعيين العهدة | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| رحلة التسليم | مرتبط من | المخزون |
| دخول وقت التوقف | مرتبط من | التصنيع |
| سائق | مرتبط من | الإعدادات |
| السلف المقدمة للموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تطبيق مزايا الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| مطالبة مصلحة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| تسجيل دخول الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| شكوى الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| حافز الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| اعداد الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| دخل الموظف الآخر | مرتبط من | دفع الرواتب |
| ملاحظات أداء الموظفين | مرتبط من | الموارد البشرية |
| ترقية الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| إحالة موظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| فصل الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| خريطة مهارة الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| إعلان الإعفاء من ضريبة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| إقرار الإعفاء من ضريبة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| نقل الموظفين | مرتبط من | الموارد البشرية |
| مقابلة الخروج | مرتبط من | الموارد البشرية |
| Exit ReEntry Visa | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| طلب النفقات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| Final Exit Visa | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| كشف الحساب النهائي | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الهدف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| المكافأة | مرتبط من | دفع الرواتب |
| متقدم للوظيفة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب الوظيفة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تخصيص أجازة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب اجازة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الإجازات مدفوعة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| ترك دخول دفتر الأستاذ | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تعيين سياسة الإجازات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب صيانة | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| طلب مستلزمات المكتب | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| Passport Update Information | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| طلب العمل عن بُعد | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| Renew Iqama | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| مكافأة الاستدامة الوظيفية | مرتبط من | دفع الرواتب |
| قسيمة راتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| تعيين هيكل الراتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| حجب الراتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| مندوب مبيعات | مرتبط من | الإعدادات |
| رقم المسلسل | مرتبط من | المخزون |
| تعيين فترة العمل | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب تغيير فترة العمل | مرتبط من | الموارد البشرية |
| Shift Schedule Assignment | مرتبط من | الموارد البشرية |
| بطاقة أداء المورد | مرتبط من | المشتريات |
| المورد بطاقة الأداء الدائمة | مرتبط من | المشتريات |
| السجل الزمني للمهام | مرتبط من | مشاريع |
| ردود الفعل على التدريب | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب تدريب | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| طلب السفر | مرتبط من | الموارد البشرية |
| السيارة | مرتبط من | الإعدادات |
| سجل السيارة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب تأشيرة زيارة | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| طلب استئذان | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| فرع | يربط إلى | الإعدادات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| الدولة | يربط إلى | جيو |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| المسمي الوظيفي | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| درجة الموظف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| التأمين الصحي للموظف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| نوع التوظيف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| النوع | يربط إلى | جهات الاتصال |
| قائمة العطلات | يربط إلى | الإعدادات |
| متقدم للوظيفة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| اللقب | يربط إلى | جهات الاتصال |
| انواع دوام العمل اليومي | يربط إلى | الموارد البشرية |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |