رقم المسلسل
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند رقم المسلسل، مع ربطه المباشر بعمليات المخزون والمبيعات وخدمة ما بعد البيع.
ما هو استخدام نوع المستند "رقم المسلسل" في عمليات الأعمال؟
رقم المسلسل يُستخدم لتتبع كل وحدة منفردة من منتج معيّن على حدة، وليس ككمية مجمعة.
هوية كل قطعة تكون فريدة، مما يسمح للشركة بمعرفة:
- أين توجد هذه القطعة حالياً (في المخزن، لدى عميل، مع مورد، تحت الصيانة)
- متى تم شراؤها أو بيعها
- من هو المورد أو العميل المرتبط بها
- تاريخ الضمان أو الصيانة المرتبطة بها
هذا مهم جداً للمنتجات عالية القيمة، أو التي تتطلب تتبعاً دقيقاً بعد البيع.
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "رقم المسلسل"
قبل البدء باستخدام رقم المسلسل، يجب التأكد من الآتي:
- تحديد المنتجات التي تحتاج إلى تتبع فردي (مثل الأجهزة، المعدات، الآلات)
- ضبط المنتج بحيث يتم التعامل معه كوحدات منفردة وليس ككمية فقط
- الاتفاق داخلياً على طريقة ترقيم واضحة (يدوية أو تلقائية)
- تدريب فريق المخازن والمبيعات على أهمية إدخال رقم المسلسل في كل حركة
بدون هذه الإعدادات، يصبح التتبع غير دقيق ويؤثر على جودة البيانات.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لـ رقم المسلسل يكون كالتالي:
استلام المنتج
- عند دخول المنتج إلى المخزن، يتم إنشاء رقم مسلسل لكل قطعة
- كل رقم مسلسل يمثل وحدة فعلية موجودة في المخزون
التخزين
- النظام يعرف أن هذه القطعة موجودة في مخزن محدد
- يمكن معرفة عدد الوحدات المتاحة فعلياً، قطعة بقطعة
البيع أو التسليم
- عند البيع، يتم ربط رقم المسلسل بالعميل
- يصبح من السهل معرفة أي قطعة تم بيعها لأي عميل
ما بعد البيع
- في حالة صيانة أو شكوى أو ضمان، يتم الرجوع مباشرة إلى رقم المسلسل
- تاريخ القطعة بالكامل يكون واضحاً
بهذا الشكل، رقم المسلسل يكون حلقة وصل بين المخزون، المبيعات، وخدمة العملاء.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "رقم المسلسل" ضرورياً
يكون استخدام رقم المسلسل ضرورياً في الحالات التالية:
- بيع أجهزة إلكترونية أو كهربائية
- المعدات الصناعية أو الطبية
- الآلات التي تشمل ضمان أو عقود صيانة
- المنتجات التي تتطلب تتبعاً قانونياً أو تنظيمياً
- الشركات التي تقدم دعم فني أو صيانة بعد البيع
في هذه السيناريوهات، عدم استخدام رقم مسلسل قد يؤدي إلى خسائر مالية أو نزاعات مع العملاء.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند العمل مع رقم المسلسل، يجب الانتباه إلى ما يلي:
- كل رقم مسلسل يمثل قطعة واحدة فقط، ولا يجوز تكراره
- أي خطأ في إدخال رقم المسلسل قد يسبب مشاكل في المخزون أو الضمان
- الالتزام بإدخال رقم المسلسل في كل عملية استلام أو تسليم
- الاعتماد على رقم المسلسل في الاستفسارات بدلاً من اسم المنتج فقط
- التنسيق بين فرق المخازن، المبيعات، وخدمة العملاء
الخلاصة
رقم المسلسل هو أداة أعمال مهمة تمنح الشركة سيطرة كاملة على المنتجات الفردية، وتدعم الشفافية، وتحسّن خدمة العملاء، وتقلل الأخطاء في المخزون. استخدامه الصحيح يعكس نضج العمليات واحترافية الإدارة.
Distinct unit of an Item
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المخزون
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| serial_no | رقم المسلسل | البيانات | ✓ | - | الرقم الفريد لتتبع الوحدة عبر دفاتر |
| item_code | رمز الصنف | رابط | ✓ | الصنف | كود الصنف المرتبط بهذا الرقم التسلسلي |
| batch_no | رقم الباتش | رابط | الدفعات | رقم الدفعة المرتبط بالصنف إن وجد | |
| warehouse | المستودع | رابط | المستودع | المستودع الحالي المخزن به الرقم التسلسلي | |
| purchase_rate | معدل الواردة | رقم عشري | - | تكلفة الشراء أو سعر الدخول للمخزون | |
| customer | العميل | رابط | العميل | العميل المرتبط ببيع أو تسليم الوحدة | |
| status | الحالة | حدد | نشط, غير نشط, مستهلك, تسليم, منتهي الصلاحية | حالة الرقم التسلسلي في دورة الأعمال | |
| item_name | اسم العنصر | البيانات | - | اسم الصنف لسهولة التعرف والعرض | |
| description | الوصف | نص | - | وصف تفصيلي لمواصفات أو حالة الوحدة | |
| item_group | مجموعة الصنف | رابط | مجموعة الصنف | تصنيف الصنف لأغراض التقارير | |
| brand | العلامة التجارية | رابط | العلامة التجارية | العلامة التجارية للصنف | |
| asset | الأصول | رابط | الأصول | الأصل المرتبط بالرقم التسلسلي إن وجد | |
| asset_status | حالة الأصول | حدد | تعيين إلى مسؤول, إيصال, نقل | حركة الأصل بين استلام أو إصدار أو نقل | |
| location | الموقع | رابط | الموقع | الموقع الفعلي للوحدة داخل الشركة | |
| employee | الموظف | رابط | الموظف | الموظف المسؤول أو المستخدم للوحدة | |
| warrantyexpirydate | ضمان تاريخ الانتهاء | التاريخ | - | تاريخ انتهاء ضمان الوحدة | |
| amcexpirydate | تاريخ انتهاء الصيانة الدورية | التاريخ | - | تاريخ انتهاء عقد الصيانة السنوي | |
| maintenance_status | حالة الصيانة | حدد | تحت الضمان, لا تغطيه الضمان, تحت AMC, من AMC | حالة الصيانة حسب الضمان أو العقد | |
| warranty_period | فترة الضمان (أيام) | الباحث | - | مدة الضمان محسوبة بالأيام | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة للرقم التسلسلي |
| work_order | امر الانتاج | رابط | امر الانتاج | أمر العمل المرتبط باستخدام أو صيانة الوحدة | |
| purchasedocumentno | إنشاء وثيقة رقم | البيانات | - | رقم مستند الإنشاء أو الشراء المرجعي |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stock Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Stock User | ✓ | |||||
| Item Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تفتيش على الجودة | مرتبط من | المخزون |
| مطالبة بالضمان | مرتبط من | الدعم |
| الأصول | يربط إلى | الأصول |
| الدفعات | يربط إلى | المخزون |
| العلامة التجارية | يربط إلى | الإعدادات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| العميل | يربط إلى | المبيعات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| الصنف | يربط إلى | المخزون |
| مجموعة الصنف | يربط إلى | الإعدادات |
| الموقع | يربط إلى | الأصول |
| المستودع | يربط إلى | المخزون |
| امر الانتاج | يربط إلى | التصنيع |