طلب النفقات
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب النفقات، مع توضيح دوره في العمليات اليومية وسير العمل داخل المؤسسة.
ما هو استخدام "طلب النفقات" في عمليات الأعمال؟
طلب النفقات هو المستند الذي يستخدمه الموظفون لتسجيل واسترداد المصروفات التي تم دفعها من أموالهم الخاصة أثناء أداء مهام العمل.
يساعد هذا المستند الشركة على:
- ضبط ومتابعة المصروفات التشغيلية بدقة
- ضمان الشفافية بين الموظفين والإدارة
- رد مستحقات الموظفين بطريقة منظمة وعادلة
- توحيد طريقة تسجيل النفقات بدل المعالجات العشوائية أو الورقية
باختصار، طلب النفقات هو الجسر بين ما ينفقه الموظف فعلياً وبين تعويضه رسمياً من الشركة.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "طلب النفقات"
قبل البدء باستخدام طلب النفقات بشكل فعّال، يفضل التأكد من توفر ما يلي:
- تعريف الموظفين المعتمدين لتقديم طلبات النفقات
- تحديد أنواع النفقات المقبولة (مثل: سفر، ضيافة، وقود، أدوات عمل…)
- وجود سياسة واضحة للنفقات تحدد:
- ما الذي يمكن تعويضه
- الحدود القصوى للمبالغ
- المستندات المطلوبة (فواتير، إيصالات)
- تحديد المسؤولين عن المراجعة والموافقة
- ربط النفقات بوسيلة السداد المناسبة (تحويل، نقد، مع الراتب)
هذه الأسس تجعل استخدام طلب النفقات سلساً وتقلل من الخلافات أو التأخير.
سير العمل النموذجي لطلب النفقات
سير العمل المعتاد لـ طلب النفقات يتماشى مع دورة العمل اليومية كالتالي:
- الموظف يقوم بإنشاء طلب النفقات بعد دفع مصروف مرتبط بالعمل
- يتم إدخال تفاصيل كل مصروف (التاريخ، النوع، المبلغ، الوصف)
- إرفاق ما يثبت المصروف (فاتورة أو إيصال)
- المدير المباشر أو الجهة المختصة تراجع الطلب
- يتم اعتماد الطلب أو إرجاعه للتعديل عند الحاجة
- بعد الاعتماد، يتم تجهيز عملية السداد للموظف
- يُسجل المصروف ضمن تكاليف الشركة بشكل رسمي
هذا التسلسل يضمن الرقابة، ويمنع الصرف غير المعتمد.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "طلب النفقات"
يكون طلب النفقات ضرورياً في العديد من الحالات، مثل:
- موظف سافر في مهمة عمل ودفع تكاليف فندق أو مواصلات
- مندوب مبيعات تحمل مصاريف ضيافة مع عميل
- موظف اشترى أدوات أو مواد عاجلة للعمل
- حضور مؤتمر أو دورة تدريبية مدفوعة مسبقاً
- مصروفات تشغيلية صغيرة لا تستدعي إجراءات شراء رسمية
في كل هذه السيناريوهات، يوفر طلب النفقات طريقة منظمة لاسترداد المبالغ.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
لتحقيق أفضل استفادة من طلب النفقات، يُنصح بالآتي:
- إدخال الطلب في أقرب وقت بعد حدوث المصروف
- التأكد من دقة المبالغ والتواريخ
- إرفاق مستندات واضحة وقابلة للقراءة
- الالتزام بسياسة النفقات المعتمدة
- متابعة حالة الطلب حتى اكتمال السداد
كما يجب على المدراء التعامل مع الطلبات بسرعة للحفاظ على رضا الموظفين وثقتهم.
خلاصة
طلب النفقات ليس مجرد نموذج، بل أداة أعمال أساسية لتنظيم المصروفات، تعزيز الشفافية، وضمان حقوق الموظفين، مع الحفاظ على السيطرة المالية داخل الشركة. استخدامه بشكل صحيح ينعكس إيجاباً على الكفاءة والالتزام المالي.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | HR-EXP-.YYYY.- | تسلسل ترقيم مطالبات المصروفات تلقائياً حسب سياسات دفاتر |
| employee | من الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف الذي يقدم مطالبة المصروفات |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف مقدم المطالبة للعرض فقط | |
| department | القسم | رابط | القسم | إدارة الموظف المرتبطة بالمطالبة | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي تتحمل مصروفات المطالبة |
| expense_approver | الموافق على المصاريف | رابط | مستخدم | المستخدم المخول باعتماد مطالبة المصروفات | |
| approval_status | حالة الموافقة | حدد | مسودة, مقبول, مرفوض | حالة اعتماد المطالبة ضمن دورة الموافقات | |
| expenses | المصروفات | جدول | ✓ | Expense Claim Detail | تفاصيل بنود المصروفات المطالب بتعويضها |
| taxes | مصاريف الضرائب والرسوم | جدول | Expense Taxes and Charges | الضرائب والرسوم المطبقة على المصروفات | |
| advances | الدفعات المقدمة | جدول | Expense Claim Advance | السلف المسلمة للموظف والمرتبطة بالمطالبة | |
| totalsanctionedamount | الإجمالي الكمية الموافق عليه | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي المبلغ المعتمد بعد المراجعة | |
| totaltaxesand_charges | مجموع الضرائب والرسوم | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي الضرائب والرسوم المحتسبة | |
| totaladvanceamount | إجمالي المبلغ المدفوع مقدما | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي السلف المخصومة من المطالبة | |
| grand_total | المجموع الإجمالي | العملة | Company:company:default_currency | الإجمالي النهائي المستحق بعد الضرائب والسلف | |
| totalclaimedamount | إجمالي المبلغ المطالب به | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي المبلغ الذي طالب به الموظف | |
| totalamountreimbursed | مجموع المبلغ المسدد | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي المبلغ الذي تم تعويضه للموظف | |
| posting_date | تاريخ الترحيل | التاريخ | ✓ | - | تاريخ تسجيل المطالبة محاسبياً في دفاتر |
| is_paid | مدفوع | التحقق من | - | يوضح ما إذا تم سداد المطالبة | |
| modeofpayment | طريقة الدفع | رابط | طريقة الدفع | طريقة سداد المطالبة للموظف | |
| payable_account | الحساب المستحق | رابط | حساب | الحساب الدائن المستخدم لسداد المطالبة | |
| clearance_date | تاريخ الاستحقاق | التاريخ | - | تاريخ إقفال وسداد المطالبة | |
| remark | ملاحظة | نص صغير | - | ملاحظات إضافية تخص مطالبة المصروفات | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بالمصروفات إن وجد | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة الذي يحمل قيمة المصروفات | |
| status | الحالة | حدد | مسودة, مدفوع, غير مدفوع, مرفوض, معتمد, تم إلغاؤه | الحالة الحالية لمطالبة المصروفات | |
| task | مهمة | رابط | مهمة | المهمة المرتبطة بالمصروفات | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | طلب النفقات | المطالبة الأصلية التي تم التعديل عليها | |
| delivery_trip | رحلة التسليم | رابط | رحلة التسليم | رحلة التوصيل المرتبطة بالمصروفات | |
| vehicle_log | سجل السيارة | رابط | سجل السيارة | سجل المركبة المستخدم لاحتساب المصروفات |
الجداول الفرعية
المصروفات (تفاصيل المطالبة بالنفقات)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| expense_date | تاريخ النفقات | التاريخ | - | تاريخ وقوع المصروف المطلوب تعويضه | |
| expense_type | نوع المطالبة بالنفقات | رابط | ✓ | نوع المطالبة بالنفقات | نوع مطالبة المصروف حسب سياسات الشركة |
| default_account | الافتراضي حساب | رابط | حساب | الحساب الافتراضي لتسجيل المصروف محاسبياً | |
| description | الوصف | محرر النصوص | - | شرح تفاصيل المصروف والغرض منه | |
| amount | مبلغ | العملة | ✓ | Company:company:default_currency | قيمة المصروف المقدمة في المطالبة |
| sanctioned_amount | القيمة المقرر صرفه | العملة | Company:company:default_currency | المبلغ المعتمد بعد المراجعة والموافقة | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة المرتبط بالمصروف | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع الذي يخصه المصروف إن وجد |
مصاريف الضرائب والرسوم (مصاريف الضرائب والرسوم)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| account_head | الحساب الرئيسي | رابط | ✓ | حساب | الحساب المحاسبي للضريبة أو الرسوم ضمن القيود |
| rate | السعر | رقم عشري | - | نسبة الضريبة أو الرسوم المطبقة على المصروف | |
| tax_amount | مبلغ | العملة | currency | قيمة الضريبة أو الرسوم المحسوبة لهذا السطر | |
| total | الإجمالي | العملة | currency | إجمالي المبلغ بعد إضافة الضرائب والرسوم | |
| description | الوصف | نص صغير | ✓ | - | شرح مختصر لطبيعة الضريبة أو الرسوم |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة الذي تُحمّل عليه الضريبة أو الرسوم | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بالضريبة أو الرسوم إن وُجد |
الدفعات المقدمة (النفقات المطالبة مقدما)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| employee_advance | السلف المقدمة للموظف | رابط | ✓ | السلف المقدمة للموظف | سلفة الموظف المرتبطة بمطالبة المصروف الحالية. |
| posting_date | تاريخ الترحيل | التاريخ | - | تاريخ قيد السلفة لأغراض المحاسبة. | |
| advance_paid | المبلغ المدفوع مسبقا | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي السلفة المدفوعة للموظف. | |
| unclaimed_amount | القيمة الغير منفقه | العملة | ✓ | Company:company:default_currency | المبلغ غير المستخدم من السلفة بعد التسوية. |
| return_amount | المبلغ المرتجع | العملة | Company:company:default_currency | المبلغ المعاد من الموظف بعد التسوية. | |
| allocated_amount | المبلغ المخصص | العملة | Company:company:default_currency | المبلغ المخصص لتسوية المصروفات من السلفة. | |
| advance_account | حساب السلف او المبالغ المقدمة | رابط | حساب | الحساب المحاسبي المستخدم لتسجيل سلف الموظفين. |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Expense Approver | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Employee | ✓ | ✓ | ✓ | |||
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| حساب | يربط إلى | الحسابات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| رحلة التسليم | يربط إلى | المخزون |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| طلب النفقات | يربط إلى | الموارد البشرية |
| طريقة الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| مشروع | يربط إلى | مشاريع |
| مهمة | يربط إلى | مشاريع |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |
| سجل السيارة | يربط إلى | الموارد البشرية |