رحلة التسليم
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند رحلة التسليم، مع ربطه مباشرة بعمليات التوزيع وخدمة العملاء.
ما هو استخدام مستند رحلة التسليم في عمليات الأعمال؟
رحلة التسليم تُستخدم لتنظيم وإدارة عمليات توصيل البضائع للعملاء بطريقة منظمة وواضحة.
هي المستند الذي يجمع عدة عمليات تسليم في رحلة واحدة، عادة باستخدام نفس المركبة ونفس السائق، مما يساعد الشركة على:
- التخطيط الفعّال لعمليات التوصيل
- تقليل تكاليف النقل
- متابعة حالة التسليم لكل عميل
- تحسين تجربة العملاء من خلال التزام أدق بمواعيد التسليم
ببساطة، رحلة التسليم تمثل “يوم عمل” أو “مشوار توصيل” كامل.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام رحلة التسليم
قبل البدء باستخدام رحلة التسليم بشكل فعّال، يجب توفر ما يلي:
- أوامر بيع أو مستندات تسليم جاهزة للتوصيل
- تعريف المركبات المستخدمة في التوصيل
- تحديد السائقين أو فرق التوصيل
- تحديد مناطق أو مسارات التسليم (إن وجدت)
- التأكد من أن البضائع جاهزة فعلياً للخروج من المخزن
هذه الخطوات تضمن أن رحلة التسليم مبنية على بيانات صحيحة وقابلة للتنفيذ.
سير العمل النموذجي لرحلة التسليم
سير العمل المعتاد يكون كالتالي:
تجميع الطلبات
يتم اختيار مستندات التسليم الجاهزة والتي سيتم توصيلها في نفس الرحلة.إنشاء رحلة التسليم
يتم إنشاء مستند رحلة التسليم وتحديد:- المركبة
- السائق
- قائمة العملاء أو الطلبات
تنفيذ الرحلة
تبدأ عملية التوصيل الفعلية حسب الترتيب المخطط.تحديث حالة التسليم
بعد التسليم، يتم تسجيل أن الطلب تم تسليمه (أو لم يتم، مع توضيح السبب).مراجعة الأداء
يمكن لاحقاً مراجعة الرحلة لمعرفة:- عدد الطلبات المسلّمة
- الالتزام بالوقت
- كفاءة السائق أو المسار
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام رحلة التسليم
يكون مستند رحلة التسليم ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:
- شركات التوزيع التي توصل لعدة عملاء يومياً
- شركات الأغذية والمشروبات التي تعتمد على توصيل يومي
- شركات البيع بالجملة التي تنفذ شحنات مجمعة
- أي نشاط تجاري يمتلك أسطول مركبات أو يعتمد على التوصيل الخارجي
- الرغبة في تقليل الرحلات العشوائية وتحسين التخطيط
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام رحلة التسليم، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:
- التخطيط الجيد للرحلة يوفر الوقت والتكلفة
- عدم إدراج طلبات غير جاهزة فعلياً للتسليم
- تحديث حالة التسليم بدقة يعكس صورة صحيحة للإدارة والعملاء
- اختيار المسار الصحيح والسائق المناسب يؤثر مباشرة على نجاح الرحلة
- مراجعة الرحلات السابقة تساعد في تحسين الأداء المستقبلي
الخلاصة
رحلة التسليم هي أداة عملية لإدارة التوصيل بشكل احترافي، تساعد على تنظيم العمل اليومي، رفع كفاءة التوزيع، وتحسين رضا العملاء، دون تعقيد أو عشوائية.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المخزون
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | MAT-DT-.YYYY.- | تسلسل ترقيم رحلات التسليم حسب سياسات الشركة | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة والمنفذة لرحلة التسليم |
| emailnotificationsent | تم إرسال إشعار البريد الإلكتروني المبدئي | التحقق من | - | يشير لإرسال إشعار بريدي مبدئي لأطراف الرحلة | |
| driver | سائق | رابط | سائق | السائق المسؤول عن تنفيذ رحلة التسليم | |
| driver_name | اسم السائق | البيانات | - | الاسم المسجل للسائق لأغراض العرض والتقارير | |
| driver_email | سائق البريد الإلكتروني | البيانات | - | البريد الإلكتروني للتواصل مع السائق أثناء الرحلة | |
| driver_address | عنوان السائق | رابط | عنوان | عنوان السائق المسجل للاستخدام اللوجستي والتخطيط | |
| total_distance | مجموع المسافة المقدرة | رقم عشري | - | إجمالي المسافة التقديرية لجميع نقاط التسليم | |
| uom | المسافة UOM | رابط | وحدة القياس | وحدة قياس المسافة المعتمدة لرحلة التسليم | |
| vehicle | السيارة | رابط | ✓ | السيارة | المركبة المستخدمة لتنفيذ ونقل شحنات الرحلة |
| departure_time | وقت المغادرة | التاريخ والوقت | ✓ | - | تاريخ ووقت مغادرة المركبة لبدء الرحلة |
| employee | الموظف | رابط | الموظف | الموظف المرتبط إدارياً بمتابعة رحلة التسليم | |
| delivery_stops | توقف التسليم | جدول | ✓ | Delivery Stop | قائمة نقاط التوقف والتسليم المجدولة ضمن الرحلة |
| calculatearrivaltime | حساب أوقات الوصول المقدرة | زر | - | زر لحساب أوقات الوصول التقديرية لكل نقطة | |
| optimize_route | تحسين الطريق | زر | - | زر لتحسين مسار الرحلة وتقليل الوقت والمسافة | |
| status | الحالة | حدد | مسودة, مجدول, في مرحلة انتقالية, أكتمل, تم إلغاؤه | حالة رحلة التسليم الحالية ضمن دورة التنفيذ | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | رحلة التسليم | مرجع رحلة التسليم الأصلية التي تم تعديلها |
الجداول الفرعية
توقف التسليم (توقف التسليم)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| customer | العميل | رابط | العميل | العميل المرتبط بنقطة التسليم لهذه الرحلة | |
| address | اسم العنوان | رابط | ✓ | عنوان | عنوان التسليم المحدد للعميل |
| locked | Locked | التحقق من | - | منع تعديل نقطة التسليم بعد الاعتماد | |
| customer_address | عنوان العميل | نص صغير | - | نص عنوان العميل كما سيظهر للمندوب | |
| visited | زار | التحقق من | - | تحديد ما إذا تمت زيارة نقطة التسليم | |
| delivery_note | سند تسليم | رابط | سند تسليم | مستند إشعار التسليم المرتبط بهذه النقطة | |
| grand_total | المجموع الإجمالي | العملة | - | إجمالي قيمة إشعار التسليم المرتبط | |
| contact | اسم جهة الاتصال | رابط | اتصال | جهة الاتصال الأساسية لدى العميل | |
| emailsentto | تم ارسال الايميل الي | البيانات | - | البريد الإلكتروني الذي أُرسل إليه الإشعار | |
| customer_contact | معلومات اتصال العميل | نص صغير | - | تفاصيل اتصال العميل النصية للمندوب | |
| distance | مسافه: بعد | رقم عشري | - | المسافة المقدرة إلى نقطة التسليم | |
| estimated_arrival | الوصول المتوقع | التاريخ والوقت | - | وقت الوصول المتوقع للمندوب إلى الموقع | |
| lat | خط العرض | رقم عشري | - | خط العرض لموقع نقطة التسليم | |
| uom | وحدة القياس | رابط | وحدة القياس | وحدة القياس المستخدمة لكميات التسليم | |
| lng | خط الطول | رقم عشري | - | خط الطول لموقع نقطة التسليم | |
| details | تفاصيل | محرر النصوص | - | ملاحظات وتفاصيل إضافية تخص عملية التسليم |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stock User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Delivery Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Fulfillment User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Delivery User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| طلب النفقات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| عنوان | يربط إلى | جهات الاتصال |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| رحلة التسليم | يربط إلى | المخزون |
| سائق | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| وحدة القياس | يربط إلى | الإعدادات |
| السيارة | يربط إلى | الإعدادات |