مقابلة الخروج

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند مقابلة الخروج، كما يُستخدم داخل منظومة دفاتر لإدارة شؤون الموظفين.

ما هو استخدام نوع المستند "مقابلة الخروج" في عمليات الأعمال؟

مقابلة الخروج هي أداة تنظيمية تُستخدم لتوثيق الحوار النهائي مع الموظف عند انتهاء خدمته، سواء بالاستقالة أو انتهاء العقد أو أي سبب آخر.
الهدف منها هو فهم أسباب المغادرة، تقييم تجربة الموظف داخل الشركة، واستخلاص ملاحظات تساعد الإدارة على تحسين بيئة العمل، وتقليل معدل دوران الموظفين مستقبلاً.

هذا المستند يحول مغادرة الموظف من حدث إداري فقط إلى فرصة لتحسين الأداء المؤسسي.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "مقابلة الخروج"

قبل البدء باستخدام مقابلة الخروج، يُفضل توفر ما يلي:

تسجيل بيانات الموظف بشكل كامل ومحدث.
تحديد قرار انتهاء الخدمة أو قبول الاستقالة.
وضوح الجهة المسؤولة عن إجراء المقابلة (مثل الموارد البشرية أو المدير المباشر).
وجود ثقافة داخل الشركة تشجع على الشفافية وإبداء الرأي.

هذه المتطلبات تضمن أن تكون المقابلة مفيدة وذات قيمة حقيقية للأعمال.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد لـ مقابلة الخروج يكون كالتالي:

إشعار بانتهاء الخدمة
عند استقالة الموظف أو إنهاء عقده، يتم التخطيط لإجراء مقابلة خروج.
إجراء المقابلة
يتم عقد جلسة منظمة مع الموظف لمناقشة:
- أسباب المغادرة
- مستوى الرضا الوظيفي
- العلاقة مع الإدارة والفريق
- أي تحديات أو اقتراحات
توثيق النتائج
تُسجل الإجابات والملاحظات داخل مستند مقابلة الخروج.
مراجعة الإدارة
تطلع الإدارة أو الموارد البشرية على النتائج لاستخلاص الأنماط أو المشكلات المتكررة.
الاستفادة التحسينية
تُستخدم البيانات لتحسين سياسات التوظيف، الإدارة، بيئة العمل، أو برامج الاحتفاظ بالموظفين.

بهذا الشكل، تصبح مقابلة الخروج جزءاً متكاملاً من دورة حياة الموظف داخل الشركة.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "مقابلة الخروج"

يكون استخدام مقابلة الخروج ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:

ارتفاع معدل الاستقالات في قسم أو وظيفة معينة.
رغبة الإدارة في تحسين تجربة الموظف.
مغادرة موظفين ذوي كفاءة عالية.
فترات التوسع أو إعادة الهيكلة.
بناء قاعدة معرفية لأسباب ترك العمل على المدى الطويل.

في هذه السيناريوهات، توفر مقابلة الخروج رؤى لا يمكن الحصول عليها من التقارير الإدارية التقليدية.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام مقابلة الخروج، يُنصح بمراعاة ما يلي:

السرية التامة: يجب طمأنة الموظف بأن ملاحظاته ستُستخدم للتحسين وليس ضده.
الحياد: إجراء المقابلة بأسلوب مهني وغير دفاعي.
التحليل وليس التبرير: التركيز على فهم الأسباب وليس تبرير الوضع القائم.
الاستمرارية: عدم الاكتفاء بتسجيل المقابلات دون اتخاذ إجراءات بناءً عليها.
الاحترام: اعتبار المقابلة فرصة لإنهاء العلاقة المهنية بشكل إيجابي.

خلاصة

مقابلة الخروج ليست مجرد مستند إداري، بل أداة استراتيجية تساعد الشركات على التعلم من تجارب موظفيها، وتحسين بيئة العمل، وبناء منظمة أكثر استقراراً وجاذبية على المدى الطويل. عند استخدامها بشكل صحيح، تصبح استثماراً حقيقياً في تطوير الأعمال والموارد البشرية.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الموارد البشرية
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
naming_series	سلسلة ترقيم الوثيقة	حدد		HR-EXIT-INT-	تسلسل ترقيم مقابلات الخروج المعتمد في دفاتر
employee	الموظف	رابط	✓	الموظف	الموظف الذي تُجرى معه مقابلة الخروج
employee_name	اسم الموظف	البيانات		-	اسم الموظف كما هو مسجل في دفاتر
email	عنوان الايميل	البيانات		Email	البريد الإلكتروني للتواصل وإرسال استبيان الخروج
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة التي يعمل بها الموظف المستقيل
status	الحالة	حدد	✓	قيد المراجعة, مجدول, أكتمل, تم إلغاؤه	حالة مقابلة الخروج ضمن دورة العمل
date	التاريخ	التاريخ		-	تاريخ إجراء أو جدولة مقابلة الخروج
department	القسم	رابط		القسم	القسم الذي كان يتبع له الموظف
designation	المسمي الوظيفي	رابط		المسمي الوظيفي	المسمى الوظيفي الأخير للموظف
reports_to	Reports To	رابط		الموظف	المدير المباشر الذي كان يرفع له الموظف
dateofjoining	تاريخ الالتحاق بالعمل	التاريخ		-	تاريخ التحاق الموظف بالشركة
relieving_date	تاريخ المغادرة	التاريخ		-	تاريخ انتهاء خدمة الموظف فعلياً
ref_doctype	مرجع نوع الوثيقة	رابط		نوع الوثيقة	نوع المستند المرتبط بعملية الخروج
questionnaireemailsent	Questionnaire Email Sent	التحقق من		-	يشير إلى إرسال استبيان مقابلة الخروج بالبريد
referencedocumentname	اسم الوثيقة المرجعية	الارتباط الحيوي		ref_doctype	اسم المستند المرجعي المرتبط بالخروج
interviewers	المحاورون	الجدول MultiSelect		Interviewer	المسؤولون المشاركون في إجراء المقابلة
interview_summary	ملخص المقابلة	محرر النصوص		-	ملخص مهني لنتائج وملاحظات مقابلة الخروج
employee_status	Final Decision	حدد		Employee Retained, Exit Confirmed	القرار النهائي بشأن بقاء الموظف أو خروجه
amended_from	تم التعديل من	رابط		مقابلة الخروج	مرجع مقابلة الخروج الأصلية قبل التعديل

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
القسم	يربط إلى	الإعدادات
المسمي الوظيفي	يربط إلى	الإعدادات
الموظف	يربط إلى	الإعدادات
مقابلة الخروج	يربط إلى	الموارد البشرية