الحضور
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند الحضور، كما يُستخدم في إدارة شؤون الموظفين داخل دفاتر:
ما هو استخدام نوع المستند "الحضور" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم مستند الحضور لتسجيل وتتبع التزام الموظفين بأوقات العمل اليومية، مثل الحضور، الغياب، التأخير، أو الانصراف المبكر.
هذا المستند هو الأساس الذي تعتمد عليه المؤسسة لفهم مدى انتظام الموظفين، ولبناء قرارات عادلة تتعلق بالرواتب، والإجازات، والانضباط الوظيفي.
ببساطة، الحضور يربط بين الواقع اليومي للموظف وبين القرارات الإدارية والمالية.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "الحضور"
قبل البدء في تسجيل الحضور، يجب التأكد من توفر ما يلي: - تعريف الموظفين في النظام بشكل صحيح. - تحديد أيام وساعات العمل الرسمية لكل فئة من الموظفين. - إعداد أنواع الحضور المتوقعة (مثل: حاضر، غائب، إجازة، عمل جزئي). - وضوح سياسات الموارد البشرية المتعلقة بالتأخير والغياب.
هذه الإعدادات تضمن أن بيانات الحضور تعكس الواقع الفعلي وتُستخدم بثقة في العمليات اللاحقة.
سير العمل النموذجي لمستند "الحضور"
تسجيل الحضور اليومي
يتم تسجيل حالة كل موظف في يوم معين (حاضر، غائب، إجازة…).مراجعة البيانات
يقوم المسؤول بمراجعة سجلات الحضور للتأكد من دقتها واكتمالها.اعتماد السجلات
بعد المراجعة، تصبح بيانات الحضور معتمدة وجاهزة للاستخدام.الاستفادة في العمليات الأخرى
تُستخدم بيانات الحضور لاحقاً في:- احتساب الرواتب
- تقييم الالتزام الوظيفي
- متابعة الغياب والتأخير
بهذا الشكل، يكون الحضور جزءاً متكاملاً من دورة العمل اليومية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "الحضور"
يكون مستند الحضور ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية: - المؤسسات التي تعتمد على الرواتب الشهرية أو اليومية. - الشركات التي تطبق سياسات صارمة للدوام والانضباط. - بيئات العمل التي تضم عدداً كبيراً من الموظفين وتحتاج إلى متابعة دقيقة. - إعداد تقارير إدارية عن الالتزام والغياب. - دعم قرارات الترقيات أو الإجراءات الإدارية بناءً على الالتزام.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- الدقة في إدخال الحضور ضرورية لتجنب أخطاء في الرواتب أو النزاعات.
- يُفضل تسجيل الحضور بشكل يومي وعدم تأجيله.
- أي تعديل على سجل الحضور يجب أن يكون مبرراً وواضحاً.
- الشفافية مع الموظفين حول كيفية استخدام بيانات الحضور تعزز الثقة.
خلاصة
مستند الحضور هو حجر الأساس في إدارة وقت الموظفين والانضباط الوظيفي. استخدامه بشكل منظم يساعد الإدارة على اتخاذ قرارات عادلة، ويمنح رؤية واضحة عن واقع العمل اليومي داخل المؤسسة.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | HR-ATT-.YYYY.- | سلسلة ترقيم سجلات الحضور حسب سياسة دفاتر |
| employee | الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف المرتبط بسجل الحضور |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف لعرضه في التقارير | |
| working_hours | ساعات العمل | رقم عشري | - | إجمالي ساعات العمل المحتسبة لليوم | |
| status | الحالة | حدد | ✓ | حاضر, غائب, في إجازة, نصف يوم, العمل من المنزل | حالة حضور الموظف في هذا اليوم |
| leave_type | نوع الاجازة | رابط | نوع الاجازة | نوع الإجازة المرتبطة بالحضور إن وجدت | |
| leave_application | طلب اجازة | رابط | طلب اجازة | طلب الإجازة المرتبط بسجل الحضور | |
| attendance_date | تاريخ الحضور | التاريخ | ✓ | - | تاريخ تسجيل الحضور للموظف |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي يتبع لها الموظف |
| department | القسم | رابط | القسم | القسم التنظيمي للموظف | |
| attendance_request | طلب حضور | رابط | طلب حضور | طلب تصحيح أو اعتماد الحضور | |
| halfdaystatus | الحالة للنصف الآخر | حدد | حاضر, غائب | حالة النصف الآخر من اليوم | |
| shift | فترة عمل الدوام اليومي | رابط | انواع دوام العمل اليومي | الوردية أو نظام الدوام المعتمد | |
| in_time | وقت الحضور | التاريخ والوقت | - | وقت دخول الموظف الفعلي | |
| out_time | وقت خروج | التاريخ والوقت | - | وقت خروج الموظف الفعلي | |
| late_entry | تأخر الدخول | التحقق من | - | يشير إلى تسجيل دخول متأخر | |
| early_exit | الخروج المبكر | التحقق من | - | يشير إلى خروج قبل نهاية الدوام | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | الحضور | سجل الحضور الأصلي قبل التعديل | |
| modifyhalfday_status | تعديل حالة نصف اليوم | التحقق من | - | تمكين تعديل حالة نصف اليوم | |
| remoteworkapplication | طلب العمل عن بُعد | رابط | طلب العمل عن بُعد | طلب العمل عن بُعد المرتبط | |
| purpose | الغرض | حدد | بناءً على طلب صاحب العمل, بناءً على طلب الموظف | سبب إنشاء السجل حسب جهة الطلب | |
| withindayleave_request | طلب استئذان | رابط | طلب استئذان | طلب إجازة خلال نفس يوم العمل | |
| withindayleaverequestpurpose | نوع طلب الإجازة خلال اليوم | حدد | خلال ساعات العمل, الحضور المتأخر | نوع الإجازة خلال ساعات العمل | |
| withindayleaverequesttotal_hours | إجمالي ساعات طلب الاستئذان خلال اليوم | رقم عشري | - | إجمالي ساعات الإجازة خلال اليوم |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Employee | ✓ | |||||
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تسجيل دخول الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الحضور | يربط إلى | الموارد البشرية |
| طلب حضور | يربط إلى | الموارد البشرية |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| طلب اجازة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| نوع الاجازة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| طلب العمل عن بُعد | يربط إلى | دفاتر الموارد البشرية |
| انواع دوام العمل اليومي | يربط إلى | الموارد البشرية |
| طلب استئذان | يربط إلى | دفاتر الموارد البشرية |