السجل الزمني للمهام
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند السجل الزمني للمهام، مع توضيح دوره في إدارة المشاريع وتتبع الجهود المبذولة:
ما هو استخدام السجل الزمني للمهام في عمليات الأعمال؟
السجل الزمني للمهام هو المستند الذي يُستخدم لتسجيل الوقت الفعلي الذي يقضيه الموظفون أو الفرق في تنفيذ المهام المختلفة، سواء كانت ضمن مشروع، عقد مع عميل، أو أعمال داخلية.
يساعد هذا المستند الشركات على: - معرفة أين يتم استهلاك وقت العمل فعلياً - قياس تكلفة الوقت مقابل العائد - احتساب مستحقات الموظفين أو الفوترة للعملاء بناءً على ساعات العمل - تحسين التخطيط واتخاذ قرارات أدق بشأن الموارد
المتطلبات الأساسية قبل استخدام السجل الزمني للمهام
قبل البدء باستخدام السجل الزمني للمهام بشكل فعال، يُفضل التأكد من: - وجود مشاريع أو أنشطة واضحة ومُعرفة مسبقاً - تحديد الموظفين أو الموارد البشرية التي ستسجل الوقت - وضوح سياسات الشركة حول: - تسجيل الوقت (يومي، أسبوعي) - اعتماد السجلات - ربط الوقت بالتكلفة أو الفوترة - تحديد ما إذا كان الوقت سيُستخدم لأغراض داخلية فقط أو لفوترة العملاء
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لـ السجل الزمني للمهام يكون كالتالي:
تسجيل الوقت
يقوم الموظف بإدخال الوقت الذي قضاه في كل مهمة خلال اليوم أو الأسبوع، مع تحديد المشروع أو النشاط المرتبط بها.مراجعة واعتماد
يتم مراجعة السجل من قبل المدير المباشر أو مسؤول المشروع للتأكد من دقة البيانات ومنطقية الساعات المسجلة.الاستفادة التشغيلية
بعد الاعتماد، يُستخدم السجل في:- تحليل إنتاجية الفرق
- احتساب تكلفة المشروع
- إعداد فواتير العملاء (إذا كان العمل مدفوعاً بالساعة)
- دعم قرارات التخطيط والتحميل المستقبلي للموارد
بهذا الشكل، يصبح السجل الزمني للمهام حلقة وصل بين العمل اليومي والنتائج المالية والإدارية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها السجل الزمني للمهام ضرورياً
يكون السجل الزمني للمهام مهماً بشكل خاص في الحالات التالية: - شركات الخدمات والاستشارات: حيث يتم احتساب الإيرادات بناءً على ساعات العمل - إدارة المشاريع: لمعرفة الوقت المستهلك مقابل المخطط - الفرق التقنية أو الإبداعية: التي تعمل على مهام متعددة لعدة عملاء - الأعمال الداخلية: لتحليل الوقت الضائع أو تحسين الكفاءة التشغيلية - تتبع العمل عن بُعد: لضمان الشفافية والانضباط
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام السجل الزمني للمهام، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي: - تسجيل الوقت بانتظام وعدم تأجيله لتجنب النسيان أو التقدير غير الدقيق - الالتزام بالوضوح عند وصف المهام المسجلة - تجنب المبالغة أو التقليل في عدد الساعات - اعتبار السجل أداة تحسين وليست أداة رقابة فقط - التعاون بين الموظفين والمديرين لجعل السجل أداة قيمة لاتخاذ القرار
باختصار، السجل الزمني للمهام هو أداة أساسية لتحويل الوقت المبذول إلى معلومات قابلة للتحليل، مما يدعم الربحية، الشفافية، وتحسين الأداء في مختلف أنواع الأعمال.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: مشاريع
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| title | العنوان | البيانات | - | عنوان يعرّف ورقة الدوام لسهولة التتبع في دفاتر | |
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | TS-.YYYY.- | سلسلة ترقيم تلقائي لتنظيم أوراق الدوام |
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة التي تُسجّل لديها ساعات العمل | |
| customer | العميل | رابط | العميل | العميل المرتبط بالساعات القابلة للفوترة | |
| currency | العملة | رابط | العملة | عملة احتساب المبالغ المالية | |
| exchange_rate | سعر الصرف | رقم عشري | - | سعر تحويل العملة إلى العملة الأساسية | |
| sales_invoice | فاتورة مبيعات | رابط | فاتورة مبيعات | فاتورة المبيعات الناتجة عن فوترة الساعات | |
| salary_slip | قسيمة راتب | رابط | قسيمة راتب | قسيمة الراتب المرتبطة بساعات العمل | |
| status | الحالة | حدد | مسودة, معتمد, تمت الفوترة, قسيمة الدفع, أكتمل, ... | حالة ورقة الدوام ضمن دورة العمل | |
| parent_project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع الذي تُسجّل تحته الساعات | |
| employee | الموظف | رابط | الموظف | الموظف الذي نفّذ العمل | |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف للعرض والتقارير | |
| department | القسم | رابط | القسم | القسم التابع له الموظف | |
| user | مستخدم | رابط | مستخدم | مستخدم دفاتر الذي أنشأ أو يدير السجل | |
| start_date | تاريخ البدء | التاريخ | - | تاريخ بدء فترة تسجيل الساعات | |
| end_date | نهاية التاريخ | التاريخ | - | تاريخ انتهاء فترة تسجيل الساعات | |
| time_logs | جداول زمنية | جدول | ✓ | Timesheet Detail | تفاصيل الساعات اليومية والأنشطة المنفذة |
| total_hours | مجموع ساعات العمل | رقم عشري | - | إجمالي ساعات العمل المسجلة | |
| totalbillablehours | مجموع الساعات فوترة | رقم عشري | - | إجمالي الساعات القابلة للفوترة | |
| basetotalbillable_amount | المبلغ الأساسي الكلي القابل المفوتر | العملة | - | إجمالي المبلغ القابل للفوترة بالعملة الأساسية | |
| basetotalbilled_amount | المبلغ الأساسي الكلي المفوتر | العملة | - | إجمالي المبلغ المفوتر بالعملة الأساسية | |
| basetotalcosting_amount | المبلغ الأساسي الكلي للتكاليف | العملة | - | إجمالي تكلفة الساعات بالعملة الأساسية | |
| totalbilledhours | مجموع الساعات وصفت | رقم عشري | - | إجمالي الساعات التي تمّت فوترتها | |
| totalbillableamount | المبلغ الكلي القابل للمحاسبة | العملة | currency | إجمالي المبلغ القابل للفوترة | |
| totalbilledamount | المبلغ الكلي وصفت | العملة | currency | إجمالي المبلغ الذي تمّت فوترته | |
| totalcostingamount | المبلغ الكلي التكاليف | العملة | currency | إجمالي تكلفة العمل المنجز | |
| per_billed | نسبة المبلغ المفوتر ٪ | في المئة | - | نسبة المبلغ الذي تمّت فوترته | |
| note | ملاحظات | محرر النصوص | - | ملاحظات إضافية تتعلق بورقة الدوام | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | السجل الزمني للمهام | مرجع ورقة الدوام الأصلية عند التعديل |
الجداول الفرعية
جداول زمنية (تفاصيل الجدول الزمني)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| activity_type | نوع النشاط | رابط | نوع النشاط | نوع النشاط المنفذ لتصنيف الوقت والجهد المبذول | |
| from_time | من وقت | التاريخ والوقت | - | وقت بدء تنفيذ النشاط المسجل | |
| description | الوصف | نص صغير | - | وصف مختصر للعمل المنجز خلال الفترة | |
| expected_hours | الساعات المتوقعة | رقم عشري | - | الساعات المتوقعة لإنجاز النشاط | |
| to_time | الي وقت | التاريخ والوقت | - | وقت انتهاء تنفيذ النشاط | |
| hours | ساعات | رقم عشري | - | إجمالي الساعات الفعلية المسجلة | |
| completed | أكتمل | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان النشاط مكتملاً | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بالوقت المسجل | |
| project_name | اسم المشروع | البيانات | - | اسم المشروع لأغراض العرض والتقارير | |
| task | مهمة | رابط | مهمة | المهمة المحددة المرتبطة بالنشاط | |
| is_billable | هو قابل للفوترة | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان الوقت قابل للفوترة | |
| sales_invoice | فاتورة مبيعات | رابط | فاتورة مبيعات | فاتورة المبيعات المرتبطة بالساعات المفوترة | |
| billing_hours | ساعات الفواتير | رقم عشري | - | عدد الساعات التي سيتم فوترتها | |
| basebillingrate | سعر الفوترة | العملة | - | سعر الفوترة الأساسي لكل ساعة | |
| basebillingamount | قيمة الفواتير | العملة | - | إجمالي مبلغ الفوترة بالعملة الأساسية | |
| basecostingrate | سعر التكلفة | العملة | - | تكلفة الساعة الأساسية على الشركة | |
| basecostingamount | أجمالي الكلفة | العملة | - | إجمالي تكلفة الوقت بالعملة الأساسية | |
| billing_rate | سعر الفوترة | العملة | currency | سعر الفوترة لكل ساعة بالعملة | |
| billing_amount | قيمة الفواتير | العملة | currency | إجمالي مبلغ الفوترة بالعملة | |
| costing_rate | سعر التكلفة | العملة | currency | تكلفة الساعة بالعملة | |
| costing_amount | أجمالي الكلفة | العملة | currency | إجمالي تكلفة الوقت بالعملة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Manufacturing User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Employee | ✓ | ✓ | ✓ | |||
| Projects User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Accounts User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| العميل | يربط إلى | المبيعات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| مشروع | يربط إلى | مشاريع |
| قسيمة راتب | يربط إلى | دفع الرواتب |
| فاتورة مبيعات | يربط إلى | الحسابات |
| السجل الزمني للمهام | يربط إلى | مشاريع |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |