طلب صيانة

← العودة إلى دفاتر الموارد البشرية

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب صيانة، مع توضيح دوره في العمليات اليومية وكيفية الاستفادة منه داخل المؤسسة.

---

ما هو استخدام طلب صيانة في عمليات الأعمال؟

يُستخدم طلب صيانة لتسجيل ومتابعة أي مشكلة أو احتياج صيانة يتعلق بالأصول، المرافق، أو التجهيزات داخل المؤسسة، مثل الأعطال الكهربائية، مشاكل التكييف، الأعطال المكتبية، أو احتياجات الإصلاح العامة.

الهدف الأساسي منه هو: - ضمان عدم ضياع طلبات الصيانة - تنظيم الأولويات - تحسين سرعة الاستجابة - توثيق تاريخ الصيانة للأصول والمرافق

---

المتطلبات الأساسية قبل استخدام طلب صيانة

قبل البدء باستخدام طلب صيانة بشكل فعّال، يُفضل توفر ما يلي: - تحديد الأصول أو المرافق التي يمكن تقديم طلبات صيانة لها (مثل مبانٍ، أجهزة، مركبات) - تحديد المسؤولين أو الفرق التي تتعامل مع أعمال الصيانة - وجود سياسة واضحة داخل المؤسسة توضح متى وكيف يتم تقديم طلب صيانة - توعية الموظفين بطريقة تقديم الطلب ومتى يستخدمونه

هذه المتطلبات تساعد على جعل العملية منظمة وواضحة للجميع.

---

سير العمل النموذجي لـ طلب صيانة

سير العمل المعتاد يكون كالتالي: 1. تقديم الطلب
يقوم الموظف أو المسؤول بتسجيل طلب صيانة عند ملاحظة عطل أو حاجة للإصلاح.

2. مراجعة الطلب
   يتم الاطلاع على الطلب من قبل الجهة المختصة للتأكد من المعلومات وتحديد الأولوية.

3. تنفيذ الصيانة
   يتم توجيه الطلب إلى فريق الصيانة أو المورد المناسب لمعالجة المشكلة.

4. إغلاق الطلب
   بعد الانتهاء من العمل، يتم إغلاق طلب صيانة وتسجيل أن المشكلة تم حلها.

هذا التسلسل يضمن وضوح المسؤوليات وتتبع الحالة في كل مرحلة.

---

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام طلب صيانة

يكون طلب صيانة ضرورياً في العديد من الحالات، مثل: - تعطل جهاز يؤثر على إنتاجية الموظفين - مشاكل في المباني أو المرافق (إضاءة، تكييف، سباكة) - صيانة دورية للمعدات لتفادي الأعطال المفاجئة - متابعة تكاليف الصيانة وتحليل تكرار الأعطال - توثيق الالتزامات تجاه السلامة والجودة

في هذه السيناريوهات، يساعد طلب صيانة الإدارة على اتخاذ قرارات أفضل وتحسين بيئة العمل.

---

اعتبارات مهمة للمستخدمين

• احرص على وصف المشكلة بوضوح عند إنشاء طلب صيانة لتجنب التأخير
• حدّد درجة الاستعجال بشكل واقعي
• تابع حالة الطلب ولا تفترض أنه تم تنفيذه دون تأكيد
• استخدم طلب صيانة كأداة تنظيم، وليس كوسيلة تواصل غير رسمية
• الالتزام باستخدامه من جميع الموظفين يضمن عدالة وسرعة في التعامل مع الطلبات

---

باختصار، طلب صيانة هو أداة أساسية لتنظيم أعمال الصيانة، تحسين كفاءة التشغيل، والحفاظ على أصول المؤسسة في أفضل حالة ممكنة، مما ينعكس مباشرة على استمرارية الأعمال ورضا الموظفين.

المعلومات الأساسية

• الوحدة: دفاتر الموارد البشرية
• نوع المستند: أخرى

سير العمل

اسم سير العمل: Maintenance Request

الحالات

• Draft (الحالة: 0)
• Draft (الحالة: 0)
• Applied (الحالة: 0)
• Applied (الحالة: 0)
• Approved (الحالة: 1)
• Approved (الحالة: 1)
• Rejected (الحالة: 0)
• Rejected (الحالة: 0)

التحولات

• Draft → Submit → Applied (مسموح: Employee)
• Draft → Submit → Applied (مسموح: Employee Self Service)
• Applied → Approve → Approved (مسموح: HR Manager)
• Applied → Reject → Rejected (مسموح: HR Manager)

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
workflow_state	حالة سير العمل	رابط		حالة سير العمل	حالة الطلب ضمن مسار الاعتماد في دفاتر
amended_from	تم التعديل من	رابط		طلب صيانة	مرجع طلب الصيانة الأصلي عند التعديل
employee	الموظف	رابط	✓	الموظف	الموظف مقدم طلب الصيانة
department	القسم	البيانات		-	الإدارة التابعة للموظف مقدم الطلب
employee_name	اسم الموظف	البيانات	✓	-	اسم الموظف كما هو مسجل
maintenancerequiredtype	نوع الصيانة المطلوبة	حدد	✓	جهاز حاسب, جهاز حاسب محمول, طابعة, فاكس, انترنت...	نوع الصيانة المطلوبة للأجهزة أو الخدمات
other	أخرى	نص طويل		-	تفاصيل إضافية لنوع صيانة غير مدرج
dateofmaintenance	تاريخ الصيانة	التاريخ		-	التاريخ المقترح أو الفعلي لتنفيذ الصيانة
descriptionofservice	وصف مختصر للعطل او الخدمة المطلوبة	نص صغير	✓	-	وصف مختصر للأعطال أو الخدمة المطلوبة
technical_report	التقرير الفني	نص صغير		-	تقرير فني بنتائج الصيانة والإجراءات المتخذة

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Employee Self Service	✓	✓	✓	✓
Employee	✓	✓	✓	✓
HR Manager	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
الموظف	يربط إلى	الإعدادات
طلب صيانة	يربط إلى	دفاتر الموارد البشرية
حالة سير العمل	يربط إلى	سير العمل