تعيين فترة العمل

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند تعيين فترة العمل، مع ربطه بالاستخدام اليومي وإدارة الموارد البشرية في “دفاتر”.

ما هو استخدام نوع المستند "تعيين فترة العمل" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم تعيين فترة العمل لتنظيم أوقات عمل الموظفين وربط كل موظف بفترة عمل محددة (مثل دوام صباحي، مسائي، ليلي، أو فترة خاصة).
هذا المستند هو الأساس الذي تعتمد عليه المؤسسة لمعرفة:

متى يبدأ وينتهي دوام كل موظف
توزيع الموظفين على الفترات المختلفة حسب احتياج العمل
احتساب الحضور والانصراف بدقة
دعم الانضباط الوظيفي وتخطيط الموارد البشرية

ببساطة، تعيين فترة العمل يضمن أن كل موظف يعمل في الوقت الصحيح وبما يخدم تشغيل الأعمال بسلاسة.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "تعيين فترة العمل"

قبل البدء باستخدام تعيين فترة العمل، يجب التأكد من توفر ما يلي:

تعريف فترات العمل المعتمدة في المؤسسة (مثل فترة صباحية أو مسائية)
إضافة الموظفين وتحديث بياناتهم الأساسية
وضوح سياسات العمل وساعات الدوام الرسمية
تحديد تاريخ بدء تطبيق فترة العمل لكل موظف

هذه الإعدادات تضمن أن التعيين يتم بشكل صحيح ومتوافق مع سياسات الشركة.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد لاستخدام تعيين فترة العمل يكون كالتالي:

تحديد الحاجة التشغيلية (زيادة ضغط العمل، دوام مناوبة، مشروع مؤقت)
اختيار الموظف أو مجموعة الموظفين
تحديد فترة العمل المناسبة لكل موظف
تحديد تاريخ بدء سريان التعيين (وقد يكون له تاريخ انتهاء)
اعتماد التعيين واستخدامه في المتابعة اليومية

بعد ذلك، يتم الاعتماد على هذه التعيينات في: - متابعة الالتزام بساعات العمل
- تنظيم الجداول
- دعم قرارات الإدارة المتعلقة بالموارد البشرية

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "تعيين فترة العمل" ضرورياً

يصبح تعيين فترة العمل ضرورياً في عدة حالات عملية، مثل:

الشركات التي تعمل بنظام الورديات أو المناوبات
المستشفيات والمصانع ومراكز الاتصال
المؤسسات التي لديها فروع متعددة بأوقات عمل مختلفة
تعيين موظفين جدد بفترات عمل مختلفة عن الفريق الحالي
تغيير فترة عمل موظف مؤقتاً أو دائماً

في كل هذه الحالات، يضمن تعيين فترة العمل وضوح التوقعات ومنع التعارض في الجداول.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام تعيين فترة العمل، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:

التأكد من صحة فترة العمل المختارة قبل اعتماد التعيين
تحديد تاريخ البدء بدقة لتجنب أي التباس في الحضور
تحديث التعيين فور حدوث أي تغيير في جدول الموظف
تجنب تداخل فترتين عمل لنفس الموظف في نفس الوقت
استخدام المستند كمرجع رسمي عند حدوث أي استفسارات أو خلافات

خلاصة

يُعد تعيين فترة العمل أداة تنظيمية أساسية تساعد الإدارة على ضبط أوقات العمل، تحسين التخطيط، ورفع كفاءة التشغيل. استخدامه بشكل صحيح ينعكس مباشرة على الانضباط، رضا الموظفين، واستقرار سير العمل داخل المؤسسة.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الموارد البشرية
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
employee	الموظف	رابط	✓	الموظف	الموظف المعين للوردية في دفاتر
employee_name	اسم الموظف	البيانات		-	اسم الموظف للعرض والتقارير
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة التي تتبع لها الوردية
department	القسم	رابط		القسم	القسم المسؤول عن دوام الموظف
shift_type	انواع دوام العمل اليومي	رابط	✓	انواع دوام العمل اليومي	نوع الوردية المعتمد لساعات العمل
shift_location	موقع المناوبة	رابط		موقع المناوبة	موقع تنفيذ الوردية للموظف
status	الحالة	حدد		نشط, غير نشط	حالة تعيين الوردية نشط أو متوقف
start_date	تاريخ البدء	التاريخ	✓	-	تاريخ بدء تطبيق الوردية
end_date	نهاية التاريخ	التاريخ		-	تاريخ انتهاء سريان الوردية
shift_request	طلب تغيير فترة العمل	رابط		طلب تغيير فترة العمل	طلب الوردية المرتبط بالتعيين
shiftscheduleassignment	Shift Schedule Assignment	رابط		Shift Schedule Assignment	مرجع جدول الورديات المعتمد
amended_from	تم التعديل من	رابط		تعيين فترة العمل	النسخة السابقة قبل التعديل

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Employee	✓
HR Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓
HR User	✓	✓	✓		✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
القسم	يربط إلى	الإعدادات
الموظف	يربط إلى	الإعدادات
تعيين فترة العمل	يربط إلى	الموارد البشرية
موقع المناوبة	يربط إلى	الموارد البشرية
طلب تغيير فترة العمل	يربط إلى	الموارد البشرية
Shift Schedule Assignment	يربط إلى	الموارد البشرية
انواع دوام العمل اليومي	يربط إلى	الموارد البشرية