تعيين العهدة
← العودة إلى دفاتر الموارد البشرية
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند تعيين العهدة، مع توضيح دوره ضمن عمليات الموارد البشرية والإدارة اليومية:
ما هو استخدام نوع المستند "تعيين العهدة" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم تعيين العهدة لتوثيق عملية تسليم عهدة (مثل جهاز، أداة، سيارة، هاتف، أو أي أصل مملوك للمنشأة) إلى موظف معين ليكون مسؤولاً عنها خلال فترة محددة.
الهدف الأساسي منه هو تحديد المسؤولية بوضوح، وحماية أصول الشركة، وضمان سهولة المتابعة والمحاسبة عند الحاجة.
هذا المستند يمثل مرجعاً رسمياً يوضح:
- من استلم العهدة
- ما هي العهدة
- متى تم التسليم
- وعلى أي أساس تمت المسؤولية
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "تعيين العهدة"
قبل البدء في استخدام تعيين العهدة، يفضّل التأكد من الأمور التالية:
- وجود سجل واضح للموظفين داخل دفاتر
- تعريف العهد أو الأصول التي يمكن تسليمها (أجهزة، معدات، أدوات…)
- تحديد سياسة داخلية توضّح:
- من يحق له استلام العهد
- مسؤوليات الموظف تجاه العهدة
- إجراءات الإرجاع أو الاستبدال
توفر هذه الأساسيات وضوحاً أكبر وتقلل من النزاعات أو سوء الفهم مستقبلاً.
سير العمل النموذجي لتعيين العهدة
يتكامل تعيين العهدة بسلاسة مع سير العمل اليومي، وغالباً يكون كالتالي:
الحاجة للعهدة
يظهر الاحتياج عند تعيين موظف جديد، أو تغيير دور موظف، أو بدء مشروع جديد.إنشاء مستند تعيين العهدة
يتم تسجيل تفاصيل العهدة والموظف المسؤول عنها في مستند واحد واضح.تأكيد التسليم
يُعتبر المستند دليلاً على أن العهدة أصبحت تحت مسؤولية الموظف.المتابعة أثناء الاستخدام
يمكن الرجوع إلى المستند عند الجرد، أو في حال التلف، أو عند الانتقال الوظيفي.نهاية العهدة
عند انتهاء الخدمة أو تغيير الدور، يُستخدم المستند كمرجع لإرجاع العهدة أو تسويتها.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "تعيين العهدة" ضرورياً
يُعد تعيين العهدة ضرورياً في العديد من الحالات، مثل:
- عند توظيف موظفين جدد وتسليمهم أجهزة أو أدوات عمل
- في الشركات التي تعتمد على معدات ميدانية أو أصول متنقلة
- عند تسليم سيارات أو هواتف أو أجهزة حاسب للموظفين
- أثناء الجرد الدوري للأصول ومطابقة المسؤوليات
- عند انتهاء خدمة موظف أو انتقاله إلى قسم آخر
في كل هذه الحالات، يساعد المستند على تقليل الخسائر وتنظيم المسؤوليات.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام تعيين العهدة، يُنصح بمراعاة ما يلي:
- التأكد من دقة البيانات المسجلة لتجنب أي التباس لاحقاً
- استخدام المستند كجزء من إجراء رسمي وليس بشكل عشوائي
- توعية الموظفين بمسؤولياتهم تجاه العهدة المستلمة
- الاعتماد على المستند كمرجع أساسي عند أي خلاف أو مراجعة
باختصار، تعيين العهدة هو أداة تنظيمية مهمة تدعم الانضباط الإداري، وتحافظ على أصول المنشأة، وتُعزز الوضوح والثقة بين الإدارة والموظفين ضمن بيئة العمل في دفاتر.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: دفاتر الموارد البشرية
- نوع المستند: أخرى
سير العمل
اسم سير العمل: Custody Assignment
الحالات
- Draft (الحالة: 0)
- Assignment Requested (الحالة: 0)
- Assignment Requested (الحالة: 0)
- Approved (الحالة: 1)
- Rejected (الحالة: 0)
التحولات
- Draft → Submit → Assignment Requested (مسموح: HR Manager)
- Assignment Requested → Approve → Approved (مسموح: Employee)
- Assignment Requested → Reject → Rejected (مسموح: Employee)
- Assignment Requested → Approve → Approved (مسموح: Employee Self Service)
- Assignment Requested → Reject → Rejected (مسموح: Employee Self Service)
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| workflow_state | حالة سير العمل | رابط | حالة سير العمل | حالة سير الموافقة الحالية لمعاملة عهدة الموظف. | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | تعيين العهدة | المرجع للمعاملة السابقة التي تم تعديلها. | |
| employee | الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف المستلم للعهدة والمسؤول عنها. |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | ✓ | - | اسم الموظف للعرض والتقارير. |
| department | القسم | البيانات | - | الإدارة التابعة للموظف لأغراض المتابعة. | |
| custody_table | custody_table | جدول | Custody Table | تفاصيل بنود العهدة المسلمة للموظف. |
الجداول الفرعية
custody_table (جدول العهدة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| custody | عهدة | رابط | عهدة | مرجع عهدة مسجلة لتتبع الأصول والمسؤوليات. | |
| quantity | الكمية | الباحث | - | عدد الوحدات المستلمة أو المسلمة ضمن العهدة. | |
| model | الموديل | البيانات | - | طراز الأصل لتحديد المواصفات والقيمة التشغيلية. | |
| type | النوع | البيانات | - | نوع الأصل لتصنيفه محاسبياً وتشغيلياً. | |
| received_date | تاريخ الاستلام | التاريخ | - | تاريخ استلام العهدة لبدء التتبع والمسؤولية. |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Employee | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Employee Self Service | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تعيين العهدة | يربط إلى | دفاتر الموارد البشرية |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| حالة سير العمل | يربط إلى | سير العمل |