طلب السفر
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب السفر كما يُستخدم داخل دفاتر:
ما هو استخدام نوع المستند "طلب السفر" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم طلب السفر لتنظيم واعتماد رحلات العمل الخاصة بالموظفين قبل تنفيذها. يهدف إلى ضمان أن أي سفر يتم لأسباب مهنية واضحة، وضمن ميزانية معتمدة، وبموافقة الجهات المختصة داخل المنشأة.
يساعد هذا المستند الإدارة على التخطيط المسبق، ضبط التكاليف، وتوثيق أسباب السفر ونتائجه المتوقعة.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "طلب السفر"
قبل البدء باستخدام طلب السفر بفعالية، يُفضل التأكد من: - وجود هيكل واضح للموظفين والمشرفين المباشرين. - تحديد سياسات السفر المعتمدة (مثل: درجات السفر، الإقامة، البدلات). - وضوح آلية الموافقات (من يوافق، ومتى). - تعريف مراكز التكلفة أو الإدارات لربط السفر بها. - توعية الموظفين بسياسة السفر وما يتطلبه تقديم طلب السفر.
سير العمل النموذجي لطلب السفر
سير العمل المعتاد لـ طلب السفر يتماشى مع دورة الموافقات الإدارية:
إنشاء الطلب
يقوم الموظف بإنشاء طلب السفر موضحاً سبب السفر، الوجهة، المدة، والتاريخ المتوقع.المراجعة والموافقة
يتم إرسال طلب السفر إلى المشرف المباشر أو الإدارة المختصة لمراجعته والتأكد من:- ضرورة السفر للأعمال
- توافقه مع الميزانية والسياسات
الاعتماد النهائي
بعد الموافقة، يصبح طلب السفر معتمداً ويمكن بناءً عليه البدء في ترتيبات السفر.التنفيذ والمتابعة
يُستخدم طلب السفر كمرجع أثناء الرحلة وبعدها، خاصة عند ربطه بالمصاريف أو التقارير اللاحقة.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "طلب السفر"
يكون طلب السفر ضرورياً في عدة حالات عملية، منها: - سفر موظف لحضور اجتماع مع عميل أو مورد. - المشاركة في مؤتمر أو معرض تجاري. - تنفيذ مهمة ميدانية خارج مقر العمل. - تدريب أو ورشة عمل خارج المدينة أو الدولة. - زيارات الفروع أو المواقع الأخرى للشركة.
في جميع هذه السيناريوهات، يضمن طلب السفر الشفافية والموافقة المسبقة.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام طلب السفر، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي: - إدخال معلومات دقيقة وواضحة لتجنب التأخير في الموافقة. - تقديم الطلب بوقت كافٍ قبل موعد السفر. - الالتزام بسياسات السفر المعتمدة وعدم افتراض الموافقة التلقائية. - استخدام طلب السفر كمستند رسمي عند أي استفسار أو مراجعة لاحقة. - التأكد من تحديث الطلب في حال حدوث أي تغيير على الخطة.
باختصار، طلب السفر هو أداة أساسية لتنظيم سفر الأعمال داخل المنشأة، يحقق التوازن بين احتياجات العمل والحوكمة المالية، ويمنح جميع الأطراف وضوحاً وثقة في قرارات السفر.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: أخرى
سير العمل
اسم سير العمل: Travel Ticket Request
الحالات
- Draft (الحالة: 0)
- Draft (الحالة: 0)
- Applied (الحالة: 0)
- Applied (الحالة: 0)
- Approved (الحالة: 1)
- Approved (الحالة: 1)
- Rejected (الحالة: 0)
- Rejected (الحالة: 0)
التحولات
- Draft → Submit → Applied (مسموح: Employee)
- Draft → Submit → Applied (مسموح: Employee Self Service)
- Applied → Approve → Approved (مسموح: HR Manager)
- Applied → Reject → Rejected (مسموح: HR Manager)
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| workflow_state | حالة سير العمل | رابط | حالة سير العمل | حالة اعتماد الطلب ضمن دورة الموافقات في دفاتر | |
| travel_type | نوع السفر | حدد | ✓ | المنزلي, دولي | تحديد ما إذا كانت الرحلة داخلية أو دولية |
| travel_funding | تمويل السفر | حدد | يتطلب التمويل الكامل, برعاية كاملة, برعاية جزئي... | تحديد آلية تمويل الرحلة ونسبة التحمل | |
| travel_proof | نسخة من الدعوة / الإعلان | إرفاق | - | إرفاق مستند الدعوة أو الإعلان الرسمي للرحلة | |
| purposeoftravel | الغرض من السفر | رابط | ✓ | الغرض من السفر | الغرض المعتمد من السفر حسب سياسات العمل |
| detailsofsponsor | تفاصيل الراعي (الاسم والموقع) | البيانات | - | بيانات الجهة الراعية وموقعها إن وجدت | |
| employee | الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف مقدم طلب السفر |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف كما هو مسجل في دفاتر | |
| cell_number | رقم جهة الإتصال | البيانات | - | رقم التواصل الأساسي أثناء إجراءات السفر | |
| prefered_email | عنوان البريد الإلكتروني | البيانات | - | البريد الإلكتروني المعتمد للتواصل بخصوص الرحلة | |
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة التي ينتمي إليها الموظف | |
| dateofbirth | تاريخ الميلاد | التاريخ | - | تاريخ ميلاد الموظف لأغراض السفر الرسمية | |
| personalidtype | نوع وثيقة التعريف | رابط | نوع وثيقة التعريف | نوع وثيقة الهوية المستخدمة للسفر | |
| personalidnumber | رقم وثيقة التعريف | البيانات | - | رقم وثيقة الهوية الرسمية | |
| passport_number | رقم جواز السفر | البيانات | - | رقم جواز السفر الساري | |
| description | أي تفاصيل أخرى | نص صغير | - | تفاصيل إضافية تدعم طلب السفر | |
| itinerary | itinerary | جدول | Travel Itinerary | تفاصيل مسار الرحلة وتواريخ التنقل | |
| costings | تكلف | جدول | Travel Request Costing | تفاصيل التكاليف التقديرية والمعتمدة للرحلة | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة الذي يتحمل مصروفات السفر | |
| nameoforganizer | اسم المنظم | البيانات | - | اسم الجهة أو الشخص المنظم للحدث | |
| addressoforganizer | عنوان المنظم | البيانات | - | عنوان الجهة أو الشخص المنظم | |
| other_details | تفاصيل أخرى | نص | - | معلومات إضافية متعلقة بالرحلة أو التنظيم | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | طلب السفر | مرجع طلب السفر الأصلي في حال التعديل |
الجداول الفرعية
itinerary (خط سير الرحلة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| travel_from | السفر من | البيانات | - | مدينة أو موقع الانطلاق للرحلة المعتمدة في دفاتر | |
| travel_to | يسافر إلى | البيانات | - | مدينة أو موقع الوصول للرحلة المعتمدة في دفاتر | |
| modeoftravel | طريقة السفر | حدد | طيران, قطار, سيارة اجره, سيارة مستأجرة | وسيلة السفر المستخدمة لتنفيذ الرحلة حسب سياسات دفاتر | |
| meal_preference | تفضيل الوجبة | حدد | نباتي, غير نباتي, خالي من الغلوتين, غير يوميات | تفضيل الوجبات للمسافر أثناء الرحلة وفق تنظيم دفاتر | |
| traveladvancerequired | سلف السفر المطلوبة | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان يلزم صرف سلفة سفر | |
| advance_amount | المبلغ المقدم او السلفة | البيانات | - | قيمة سلفة السفر المطلوب صرفها قبل الرحلة | |
| departure_date | موعد المغادرة | التاريخ والوقت | - | تاريخ ووقت مغادرة الرحلة المعتمدين للتخطيط | |
| arrival_date | تارخ الوصول | التاريخ والوقت | - | تاريخ ووقت الوصول المتوقعين لإدارة الجداول | |
| lodging_required | الإقامة المطلوبة | التحقق من | - | تحديد الحاجة إلى حجز سكن ضمن الرحلة | |
| preferredareafor_lodging | المنطقة المفضلة للسكن | البيانات | - | المنطقة المفضلة لحجز السكن لتسهيل التنقل | |
| checkindate | تاريخ الوصول | التاريخ | - | تاريخ تسجيل الدخول للسكن المحجوز | |
| checkoutdate | موعد انتهاء الأقامة | التاريخ | - | تاريخ تسجيل الخروج من السكن المحجوز | |
| other_details | تفاصيل أخرى | نص صغير | - | ملاحظات إضافية تدعم تخطيط وموافقة الرحلة |
تكلف (تكاليف طلب السفر)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| expense_type | نوع المصاريف | رابط | نوع المطالبة بالنفقات | تصنيف نوع المصروف لأغراض الاعتماد والتقارير. | |
| sponsored_amount | المبلغ المساند | العملة | Company:company:default_currency | المبلغ المدعوم من جهة راعية ضمن الرحلة. | |
| funded_amount | مبلغ التمويل | العملة | Company:company:default_currency | المبلغ الممول من الشركة لتغطية تكاليف الرحلة. | |
| total_amount | إجمالي القيمة | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي تكلفة الرحلة بعد جمع جميع المصادر. | |
| comments | تعليقات | نص صغير | - | ملاحظات إضافية لتوضيح تفاصيل أو استثناءات التكلفة. |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| نوع وثيقة التعريف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| الغرض من السفر | يربط إلى | الموارد البشرية |
| طلب السفر | يربط إلى | الموارد البشرية |
| حالة سير العمل | يربط إلى | سير العمل |