اعداد الموظف
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند اعداد الموظف، مع توضيح دوره في دورة العمل اليومية وإدارة الموارد البشرية داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "اعداد الموظف" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم نوع المستند اعداد الموظف لتنظيم وإدارة جميع الخطوات اللازمة لاستقبال الموظف الجديد ودمجه في بيئة العمل بطريقة منظمة واحترافية.
الهدف الأساسي منه هو ضمان أن يبدأ الموظف عمله وهو مستعد بالكامل من اليوم الأول، من حيث المهام الإدارية، والمتطلبات الوظيفية، والتجهيزات، والتعريف بثقافة الشركة.
يساعد هذا المستند فرق الموارد البشرية والإدارات المختلفة على:
- عدم نسيان أي خطوة أساسية عند تعيين موظف جديد
- توحيد تجربة الانضمام لجميع الموظفين
- تحسين الانطباع الأول وزيادة رضا الموظفين الجدد
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "اعداد الموظف"
قبل البدء باستخدام اعداد الموظف، يفضل التأكد من توفر ما يلي:
- وجود طلب توظيف أو قرار تعيين معتمد للموظف
- تحديد الوظيفة، القسم، والمدير المباشر للموظف
- إعداد السياسات الأساسية مثل ساعات العمل، الإجازات، وقواعد العمل
- جاهزية الإدارات المعنية (الموارد البشرية، تقنية المعلومات، الإدارة المباشرة)
هذه التحضيرات تضمن أن عملية الإعداد تسير بسلاسة دون تأخير أو ارتباك.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لنوع المستند اعداد الموظف يكون كالتالي:
بدء عملية الإعداد
يتم إنشاء مستند اعداد الموظف بمجرد اعتماد تعيين الموظف.تحديد المهام المطلوبة
مثل تجهيز عقد العمل، فتح ملف الموظف، تجهيز جهاز العمل، إنشاء بريد إلكتروني، أو ترتيب جلسة تعريفية.توزيع المسؤوليات
كل مهمة تكون مرتبطة بطرف مسؤول (الموارد البشرية، المدير المباشر، الإدارة التقنية).متابعة التنفيذ
يتم متابعة إنجاز المهام خطوة بخطوة حتى اكتمال جميع المتطلبات.اكتمال الإعداد
عند الانتهاء من جميع المهام، يُعتبر الموظف جاهزاً للاندماج الكامل في العمل.
هذا التسلسل يربط بين الموارد البشرية وباقي الإدارات ويمنع العمل العشوائي أو الاعتماد على المتابعة اليدوية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "اعداد الموظف" ضرورياً
يكون نوع المستند اعداد الموظف مهماً بشكل خاص في الحالات التالية:
- تعيين عدد كبير من الموظفين في فترة قصيرة
- افتتاح فرع جديد أو توسع الشركة
- توحيد إجراءات الموارد البشرية عبر عدة أقسام
- تحسين تجربة الموظف وتقليل معدل ترك العمل في الفترة الأولى
- ضمان الالتزام بالسياسات الداخلية والإجراءات التنظيمية
في هذه السيناريوهات، يساعد المستند على الحفاظ على الجودة والتنظيم مهما زاد حجم العمل.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام اعداد الموظف، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:
- تحديث المهام لتناسب كل وظيفة أو قسم، وعدم الاعتماد على نموذج واحد فقط
- إشراك المدير المباشر في عملية الإعداد وليس الاعتماد على الموارد البشرية فقط
- متابعة حالة المهام بانتظام لتجنب تأخير مباشرة الموظف
- استخدام المستند كأداة تنظيم وتواصل، وليس مجرد إجراء إداري شكلي
خلاصة
نوع المستند اعداد الموظف هو أداة أساسية لإدارة مرحلة حساسة في رحلة الموظف داخل الشركة. استخدامه بشكل منظم يعكس احترافية الشركة، يقلل الأخطاء، ويساعد الموظف الجديد على الانطلاق بثقة ووضوح منذ اليوم الأول.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| job_applicant | متقدم للوظيفة | رابط | ✓ | متقدم للوظيفة | ربط طلب المتقدم لبدء إجراءات التعيين |
| job_offer | عرض عمل | رابط | ✓ | عرض عمل | ربط عرض العمل المعتمد للموظف الجديد |
| employeeonboardingtemplate | قالب Onboarding الموظف | رابط | قالب Onboarding الموظف | قالب مهام الانضمام القياسية حسب الدور | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي سيتم الانضمام والعمل بها |
| boarding_status | الحالة | حدد | قيد المراجعة, في عملية, أكتمل | حالة تقدم عملية الانضمام للموظف | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بمهام الانضمام والتجهيز | |
| employee | الموظف | رابط | الموظف | سجل الموظف الذي تتم له عملية الانضمام | |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | ✓ | - | الاسم الكامل للموظف لأغراض العرض والتقارير |
| department | القسم | رابط | القسم | الإدارة التي سيتبع لها الموظف | |
| designation | المسمي الوظيفي | رابط | المسمي الوظيفي | المسمى الوظيفي المعتمد للموظف | |
| employee_grade | درجة الموظف | رابط | درجة الموظف | الدرجة الوظيفية المؤثرة على المزايا والرواتب | |
| holiday_list | قائمة العطلات | رابط | قائمة العطلات | قائمة العطل المعتمدة المطبقة على الموظف | |
| dateofjoining | تاريخ الالتحاق بالعمل | التاريخ | ✓ | - | تاريخ مباشرة الموظف للعمل رسمياً |
| boardingbeginson | Onboarding Begins On | التاريخ | ✓ | - | تاريخ بدء تنفيذ أنشطة الانضمام |
| activities | أنشطة | جدول | Employee Boarding Activity | قائمة أنشطة ومهام الانضمام المطلوب تنفيذها | |
| notifyusersby_email | أبلغ المستخدمين عن طريق البريد الإلكتروني | التحقق من | - | إرسال إشعارات بريدية للمستخدمين عند التحديثات | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | اعداد الموظف | المرجع الأصلي الذي تم التعديل عليه |
الجداول الفرعية
أنشطة (نشاط صعود الموظف)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| activity_name | اسم النشاط | البيانات | ✓ | - | اسم نشاط الانضمام ضمن خطة تهيئة الموظف |
| user | مستخدم | رابط | مستخدم | المستخدم المسؤول عن تنفيذ نشاط التهيئة | |
| role | صلاحية | رابط | صلاحية | الدور الوظيفي المكلّف بنشاط التهيئة | |
| begin_on | ابدأ (بالأيام) | الباحث | - | عدد الأيام بعد التعيين لبدء النشاط | |
| duration | المدة (أيام) | الباحث | - | مدة تنفيذ النشاط بالأيام | |
| task | مهمة | رابط | مهمة | المهمة المرتبطة بنشاط التهيئة في دفاتر | |
| task_weight | ألأهمية | رقم عشري | - | الوزن النسبي للمهمة في تقييم التهيئة | |
| requiredforemployee_creation | مطلوب لإنشاء موظف | التحقق من | - | يشترط إكماله قبل إنشاء سجل الموظف | |
| description | الوصف | محرر النصوص | - | شرح تفصيلي لهدف النشاط ومتطلباته |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| المسمي الوظيفي | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| درجة الموظف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| اعداد الموظف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| قالب Onboarding الموظف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| قائمة العطلات | يربط إلى | الإعدادات |
| متقدم للوظيفة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| عرض عمل | يربط إلى | الموارد البشرية |
| مشروع | يربط إلى | مشاريع |