تسجيل دخول الموظف
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند تسجيل دخول الموظف، مع توضيح دوره في إدارة شؤون الموظفين داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "تسجيل دخول الموظف" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم تسجيل دخول الموظف لتوثيق أوقات حضور وانصراف الموظفين بشكل منظم ودقيق.
هذا المستند يمثل الأساس الذي تعتمد عليه الشركة في:
- متابعة التزام الموظفين بساعات العمل
- احتساب ساعات العمل الفعلية
- دعم عمليات الرواتب، والعمل الإضافي، والخصومات
- توفير سجل موثوق للحضور يمكن الرجوع إليه عند الحاجة
ببساطة، تسجيل دخول الموظف هو نقطة البداية لكل ما يتعلق بالوقت والحضور داخل المؤسسة.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "تسجيل دخول الموظف"
قبل البدء في استخدام تسجيل دخول الموظف، يجب التأكد من توفر ما يلي:
- وجود بيانات الموظفين مسجلة ومعتمدة في دفاتر
- تحديد سياسات الدوام المعتمدة (ساعات العمل، أيام العمل، فترات الراحة)
- وضوح آلية تسجيل الدخول والخروج المعتمدة في الشركة (يدوي، عبر جهاز، أو عبر النظام)
- تحديد المسؤوليات: من يقوم بالمراجعة والمتابعة (الموارد البشرية أو المدير المباشر)
هذه المتطلبات تضمن أن البيانات المسجلة تعكس الواقع الفعلي للعمل.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
- يقوم الموظف بتسجيل وقت الدخول عند بدء يوم العمل
- عند مغادرة العمل، يتم تسجيل وقت الخروج
- يتم إنشاء سجل تسجيل دخول الموظف تلقائياً أو يدوياً حسب سياسة الشركة
- يقوم فريق الموارد البشرية أو الإدارة بمراجعة السجلات عند الحاجة
- تُستخدم البيانات لاحقاً في:
- احتساب الرواتب
- مراجعة التأخير أو الغياب
- احتساب العمل الإضافي
بهذا الشكل، يتكامل تسجيل دخول الموظف بسلاسة مع العمليات اليومية دون تعقيد.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "تسجيل دخول الموظف" ضرورياً
يكون تسجيل دخول الموظف مهماً وأساسيًا في الحالات التالية:
- الشركات التي تعتمد على الحضور اليومي وساعات عمل محددة
- المؤسسات التي تحاسب الموظفين بالساعة
- بيئات العمل التي يوجد بها عمل إضافي أو نوبات عمل
- الشركات التي ترغب في تقليل النزاعات المتعلقة بالحضور والغياب
- المؤسسات التي تحتاج إلى تقارير دقيقة للانضباط الوظيفي
في هذه السيناريوهات، يصبح تسجيل دخول الموظف أداة إدارية لا غنى عنها.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- يجب الالتزام بتسجيل الدخول والخروج في الأوقات الصحيحة لتجنب أي التباس
- الدقة مهمة، لأن هذه البيانات تؤثر مباشرة على الرواتب والاستحقاقات
- في حال نسيان التسجيل أو وجود خطأ، يجب إبلاغ الجهة المختصة فوراً
- يُفضل توعية الموظفين بأهمية تسجيل دخول الموظف ودوره في حماية حقوقهم
خلاصة
نوع المستند تسجيل دخول الموظف هو حجر الأساس لإدارة الوقت والحضور داخل أي مؤسسة تستخدم دفاتر. استخدامه بالشكل الصحيح يساعد على تحسين الانضباط، وضمان العدالة، ودعم قرارات الإدارة بثقة ووضوح.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| employee | الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف المسجل حضوره في دفاتر |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف للعرض والتقارير في دفاتر | |
| log_type | نوع السجل | حدد | في, خارج | نوع الحركة دخول أو خروج لأغراض الحضور | |
| shift | فترة عمل الدوام اليومي | رابط | انواع دوام العمل اليومي | الوردية المرتبطة بتسجيل الحضور في دفاتر | |
| time | زمن | التاريخ والوقت | ✓ | - | تاريخ ووقت تسجيل الحركة الفعلية |
| device_id | الموقع / معرف الجهاز | البيانات | - | معرف الموقع أو الجهاز المستخدم للتسجيل | |
| skipautoattendance | تخطي الحضور التلقائي | التحقق من | - | تجاوز إنشاء الحضور التلقائي في دفاتر | |
| attendance | الحضور ملحوظ | رابط | الحضور | سجل الحضور الذي تم إنشاؤه في دفاتر | |
| latitude | خط العرض | رقم عشري | - | خط العرض لموقع تسجيل الحضور | |
| isemployeelocationinsidebound | Is employee location inside bound | التحقق من | - | هل موقع الموظف ضمن النطاق المعتمد | |
| actualattendancelocation | موقع الحضور الغعلي | البيانات | - | الوصف الفعلي لموقع تسجيل الحضور | |
| longitude | خط الطول | رقم عشري | - | خط الطول لموقع تسجيل الحضور | |
| fetch_geolocation | تحديد الموقع الجغرافي | زر | - | جلب الموقع الجغرافي تلقائياً للتسجيل | |
| geolocation | تحديد الموقع الجغرافي | تحديد الموقع الجغرافي | - | بيانات الموقع الجغرافي لتأكيد مكان الحضور | |
| shift_start | تحول البداية | التاريخ والوقت | - | وقت بدء الوردية المجدول في دفاتر | |
| shift_end | التحول نهاية | التاريخ والوقت | - | وقت انتهاء الوردية المجدول في دفاتر | |
| offshift | Off-shift | التحقق من | - | يشير إلى تسجيل خارج أوقات الوردية | |
| shiftactualstart | التحول الفعلي البداية | التاريخ والوقت | - | وقت البدء الفعلي للوردية حسب التسجيل | |
| shiftactualend | التحول نهاية الفعلية | التاريخ والوقت | - | وقت الانتهاء الفعلي للوردية حسب التسجيل |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Employee | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الحضور | يربط إلى | الموارد البشرية |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| انواع دوام العمل اليومي | يربط إلى | الموارد البشرية |