السلف المقدمة للموظف

← العودة إلى الموارد البشرية

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند السلف المقدمة للموظف، مع ربطه بالواقع اليومي لإدارة الموارد البشرية والمالية في المنشأة.

ما هو استخدام نوع المستند "السلف المقدمة للموظف" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم نوع المستند السلف المقدمة للموظف لتسجيل وإدارة أي مبلغ مالي يتم صرفه للموظف مقدماً قبل أن يستحقه فعلياً، على أن يتم تسويته لاحقاً.
هذا النوع من السلف شائع في الأعمال التي تتطلب:

الهدف الأساسي هو ضبط الصرف النقدي وضمان أن كل مبلغ مقدم للموظف موثق، مبرر، ويمكن متابعته وتسويته بوضوح.

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "السلف المقدمة للموظف"

قبل البدء باستخدام السلف المقدمة للموظف بشكل منظم، يجب توفر ما يلي:

هذه المتطلبات تضمن أن استخدام السلف يكون منضبطاً وعادلاً لجميع الموظفين.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

السير النموذجي لاستخدام السلف المقدمة للموظف يكون كالتالي:

  1. طلب السلفة
    يقوم الموظف بطلب سلفة موضحاً السبب (سفر، مهمة، مصروفات متوقعة).

  2. المراجعة والموافقة
    يتم مراجعة الطلب من الإدارة المختصة للتأكد من مشروعيته وتوافقه مع السياسات.

  3. صرف السلفة
    بعد الموافقة، يتم صرف المبلغ للموظف وتسجيله كسلفة قائمة.

  4. استخدام السلفة
    يستخدم الموظف المبلغ للغرض المحدد في الطلب.

  5. التسوية

    • إما عبر تقديم مصروفات فعلية
    • أو خصم المبلغ من الراتب
    • أو إعادة المبلغ غير المستخدم

هذا التسلسل يساعد الإدارة على متابعة الأموال بدقة دون تعطيل العمل.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "السلف المقدمة للموظف" ضرورياً

يكون استخدام السلف المقدمة للموظف ضرورياً في عدة حالات عملية، مثل:

في كل هذه السيناريوهات، يضمن هذا النوع من المستندات المرونة التشغيلية مع الحفاظ على الرقابة المالية.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند التعامل مع السلف المقدمة للموظف، يجب الانتباه إلى ما يلي:

الإدارة الجيدة للسلف تعكس نضجاً مالياً وتنظيمياً وتبني ثقة متبادلة بين الموظفين والمنشأة.

إذا تم استخدام السلف المقدمة للموظف بالشكل الصحيح، فهي أداة قوية لدعم الأعمال دون التأثير السلبي على السيولة أو الانضباط المالي.

المعلومات الأساسية

الحقول

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
naming_series سلسلة ترقيم الوثيقة حدد HR-EAD-.YYYY.- تسلسل ترقيم مستند سلفة الموظف في دفاتر
employee الموظف رابط ✓ الموظف الموظف المستفيد من السلفة المسجلة
employee_name اسم الموظف للقراءة فقط - اسم الموظف للعرض فقط
posting_date تاريخ الترحيل التاريخ ✓ - تاريخ تسجيل السلفة محاسبياً
company الشركة رابط ✓ الشركة الشركة التي تتحمل السلفة
department القسم رابط القسم القسم التابع له الموظف
currency العملة رابط ✓ العملة عملة السلفة المعتمدة
exchange_rate سعر الصرف رقم عشري ✓ - سعر صرف العملة مقابل عملة الشركة
purpose الغرض نص صغير ✓ - الغرض التجاري من السلفة
advance_amount المبلغ المقدم او السلفة العملة ✓ currency قيمة السلفة المعتمدة للموظف
paid_amount المبلغ المدفوع العملة currency المبلغ الذي تم دفعه فعلياً
pending_amount في انتظار المبلغ العملة currency المبلغ المتبقي غير المسدد
claimed_amount المبلغ المطالب به العملة currency المبلغ الذي تم تسويته بالمطالبات
return_amount المبلغ المرتجع العملة currency المبلغ المعاد من الموظف
advance_account حساب السلف او المبالغ المقدمة رابط حساب الحساب المالي المستخدم لتسجيل السلفة
modeofpayment طريقة الدفع رابط طريقة الدفع طريقة دفع السلفة للموظف
repayunclaimedamountfromsalary سداد مبلغ غير منفق به من الراتب التحقق من - خصم المبلغ غير المطالب به من الراتب
status الحالة حدد مسودة, مدفوع, غير مدفوع, ادعى, تم إرجاعه, Partl... حالة السلفة الحالية في دورة العمل
amended_from تم التعديل من رابط السلف المقدمة للموظف مرجع السلفة الأصلية قبل التعديل

الصلاحيات

الدور قراءة كتابة إنشاء حذف إرسال إلغاء
Expense Approver ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Employee ✓ ✓ ✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند العلاقة الوحدة
حساب يربط إلى الحسابات
الشركة يربط إلى الإعدادات
العملة يربط إلى جيو
القسم يربط إلى الإعدادات
الموظف يربط إلى الإعدادات
السلف المقدمة للموظف يربط إلى الموارد البشرية
طريقة الدفع يربط إلى الحسابات