تعيين سياسة الإجازات

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند تعيين سياسة الإجازات، كما يُستخدم ضمن منظومة دفاتر لإدارة شؤون الموارد البشرية.

ما هو استخدام نوع المستند "تعيين سياسة الإجازات" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم تعيين سياسة الإجازات لربط سياسة إجازات محددة بموظف معيّن أو بمجموعة من الموظفين خلال فترة زمنية واضحة.
بمعنى آخر، هذا المستند يحدد ما هي الإجازات التي يحق للموظف الحصول عليها، وكم عددها، ومتى يبدأ تطبيقها.

يساعد هذا المستند الإدارة على: - ضمان العدالة والالتزام بسياسات الشركة - تطبيق سياسات مختلفة حسب الفئة الوظيفية أو العقد - احتساب الإجازات بدقة دون اجتهادات فردية

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "تعيين سياسة الإجازات"

قبل إنشاء تعيين سياسة الإجازات، يجب التأكد من توفر ما يلي:

إعداد سياسات إجازات واضحة ومعتمدة داخل الشركة (مثل سياسة الموظفين الدائمين، العقود، الإدارة العليا)
تسجيل الموظفين في النظام مع بياناتهم الأساسية
تحديد تاريخ بداية العمل لكل موظف
وضوح الهيكل الوظيفي أو الفئات التي تنطبق عليها كل سياسة

هذه الخطوات تضمن أن عملية التعيين تتم بشكل صحيح ومنسجم مع واقع العمل.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد لـ تعيين سياسة الإجازات يكون كالتالي:

تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديد السياسة المناسبة للموظف
يتم إنشاء مستند تعيين سياسة الإجازات وربطه بالموظف
يتم تحديد تاريخ بدء تطبيق السياسة
بعد الاعتماد، تصبح السياسة فعالة ويبدأ احتساب الإجازات تلقائياً
عند طلب الموظف لإجازة، يتم الرجوع لهذه السياسة لمعرفة الرصيد والاستحقاق

بهذا الشكل، يصبح التعامل مع الإجازات عملية منظمة وواضحة لجميع الأطراف.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "تعيين سياسة الإجازات"

يكون تعيين سياسة الإجازات ضرورياً في عدة حالات عملية، مثل:

تعيين موظف جديد: لضمان بدء احتساب إجازاته حسب السياسة المعتمدة
تغيير نوع عقد الموظف: مثل الانتقال من عقد مؤقت إلى دائم
ترقية أو نقل موظف: إذا كانت الفئة الجديدة لها سياسة إجازات مختلفة
تحديث سياسات الشركة: عند اعتماد سياسة جديدة وتطبيقها على موظفين محددين
العمل في شركات متعددة الفروع: حيث تختلف السياسات من فرع لآخر

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام تعيين سياسة الإجازات، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:

التأكد من عدم وجود تعيينين متداخلين لنفس الموظف في نفس الفترة
مراجعة تاريخ بدء السياسة بدقة لأنه يؤثر مباشرة على رصيد الإجازات
توثيق أي تغيير في سياسة الإجازات من خلال مستند جديد بدلاً من التعديل غير الموثق
التنسيق بين الموارد البشرية والإدارة المالية لضمان توافق الإجازات مع الرواتب
استخدام هذا المستند كمرجع رسمي عند أي استفسار أو خلاف متعلق بالإجازات

باختصار، تعيين سياسة الإجازات هو حجر الأساس لضبط إدارة الإجازات داخل الشركة، ويساعد على تحقيق الشفافية، العدالة، وسهولة الإدارة اليومية للموارد البشرية ضمن دفاتر.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الموارد البشرية
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
employee	الموظف	رابط	✓	الموظف	الموظف المرتبط بتطبيق سياسة الإجازات.
employee_name	اسم الموظف	البيانات		-	اسم الموظف للعرض والتقارير.
company	الشركة	رابط		الشركة	الشركة التي تطبق سياسة الإجازات.
leave_policy	سياسة الإجازة	رابط	✓	سياسة الإجازة	سياسة الإجازات المعتمدة لهذا الموظف.
carry_forward	إضافة الاجازات غير المستخدمة من المخصصات السابقة	التحقق من		-	ترحيل رصيد الإجازات غير المستخدمة من الفترات السابقة.
assignmentbasedon	التعيين بناءً على	حدد		مدة الاجازة, تاريخ الانضمام	أساس تعيين السياسة حسب فترة الإجازة أو تاريخ التعيين.
leave_period	مدة الاجازة	رابط		مدة الاجازة	فترة الإجازة المستخدمة لتطبيق السياسة.
effective_from	نشط من تاريخ	التاريخ	✓	-	تاريخ بدء سريان سياسة الإجازات.
effective_to	تاريخ الانتهاء	التاريخ	✓	-	تاريخ انتهاء سريان سياسة الإجازات.
leaves_allocated	الأوراق المخصصة	التحقق من		-	تحديد ما إذا تم تخصيص الإجازات للموظف.
amended_from	تم التعديل من	رابط		تعيين سياسة الإجازات	المرجع إلى تعيين سياسة إجازات سابق معدّل.

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓
HR Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓
HR User	✓	✓	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
تخصيص أجازة	مرتبط من	الموارد البشرية
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
الموظف	يربط إلى	الإعدادات
مدة الاجازة	يربط إلى	الموارد البشرية
سياسة الإجازة	يربط إلى	الموارد البشرية
تعيين سياسة الإجازات	يربط إلى	الموارد البشرية