طلب اجازة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب اجازة، كما يُستخدم ضمن عمليات الموارد البشرية في دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "طلب اجازة" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم طلب اجازة لتنظيم وإدارة إجازات الموظفين بطريقة رسمية وواضحة. من خلاله يقوم الموظف بطلب إجازته، ويتمكن المدير أو الجهة المخولة من مراجعة الطلب والموافقة عليه أو رفضه.
يساعد هذا المستند على:
- ضمان وضوح حقوق الإجازات لكل موظف
- التخطيط المسبق لتوفر الموارد البشرية
- تقليل التعارض في الإجازات داخل الفريق
- الحفاظ على سجل موثق لجميع الإجازات
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "طلب اجازة"
قبل البدء باستخدام طلب اجازة، يجب التأكد من توفر الأساسيات التالية:
- تسجيل الموظفين بشكل صحيح وربطهم بهياكلهم التنظيمية
- تحديد أنواع الإجازات المعتمدة في الشركة (سنوية، مرضية، طارئة، بدون أجر، إلخ)
- تحديد رصيد الإجازات لكل موظف حسب سياسات الشركة
- تحديد من يملك صلاحية الموافقة على طلبات الإجازة (مدير مباشر، موارد بشرية، إلخ)
هذه الإعدادات تضمن أن كل طلب اجازة يعكس سياسة الشركة بدقة.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
السير النموذجي لـ طلب اجازة يكون كالتالي:
- الموظف يقدم طلب اجازة ويحدد:
- نوع الإجازة
- تاريخ البداية والنهاية
- السبب (عند الحاجة)
- المدير المسؤول يراجع الطلب بناءً على:
- رصيد الإجازات
- ضغط العمل وجدولة الفريق
- يتم الموافقة أو الرفض على الطلب
- عند الموافقة، يتم احتساب الإجازة ضمن رصيد الموظف وتنعكس على تخطيط العمل والحضور
هذا السير يضمن التوازن بين احتياجات الموظف ومتطلبات العمل.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "طلب اجازة" ضرورياً
يكون طلب اجازة ضرورياً في عدة حالات عملية، مثل:
- طلب إجازة سنوية مخطط لها مسبقاً
- إجازات مرضية تتطلب توثيقاً
- إجازات طارئة تحتاج موافقة سريعة
- متابعة كثافة الإجازات في مواسم معينة
- مراجعة التزام الموظفين بسياسات الإجازات
في جميع هذه السيناريوهات، يوفر طلب اجازة وضوحاً وعدالة في التعامل.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام طلب اجازة، يُفضل الانتباه إلى ما يلي:
- تقديم الطلب مبكراً قدر الإمكان لتسهيل التخطيط
- التأكد من دقة التواريخ ونوع الإجازة المختار
- متابعة حالة الطلب وعدم افتراض الموافقة قبل اعتمادها
- على المدراء مراجعة الطلبات بسرعة لتجنب تعطيل العمل
- الالتزام بسياسات الشركة المعتمدة عند الموافقة أو الرفض
باختصار، طلب اجازة هو أداة أساسية لإدارة الإجازات بشكل منظم وعادل، ويُعد جزءاً محورياً من انسيابية العمل ورضا الموظفين داخل أي مؤسسة تستخدم دفاتر.
Apply / Approve Leaves
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | HR-LAP-.YYYY.- | تسلسل ترقيم طلبات الإجازات وفق إعدادات دفاتر |
| employee | الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف مقدم طلب الإجازة |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف كما هو مسجل في دفاتر | |
| leave_type | نوع الاجازة | رابط | ✓ | نوع الاجازة | نوع الإجازة المطلوبة حسب السياسات |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي يتبع لها الموظف |
| department | القسم | رابط | القسم | الإدارة التابع لها الموظف | |
| from_date | من تاريخ | التاريخ | ✓ | - | تاريخ بداية الإجازة |
| to_date | إلى تاريخ | التاريخ | ✓ | - | تاريخ نهاية الإجازة |
| half_day | نصف يوم | التحقق من | - | تحديد ما إذا كانت الإجازة نصف يوم | |
| halfdaydate | تاريخ نصف اليوم | التاريخ | - | تاريخ احتساب نصف اليوم | |
| totalleavedays | مجموع أيام الإجازة | رقم عشري | - | إجمالي عدد أيام الإجازة المحسوبة | |
| description | سبب | نص صغير | - | سبب طلب الإجازة للأغراض الإدارية | |
| leave_balance | رصيد الاجازات قبل الطلب | رقم عشري | - | رصيد الإجازات قبل تقديم الطلب | |
| leave_approver | الموافق على الإجازة | رابط | مستخدم | المسؤول المعتمد للموافقة على الإجازة | |
| leaveapprovername | أسم الموافق علي الاجازة | البيانات | - | اسم معتمد الإجازة | |
| followviaemail | متابعة عبر البريد الإلكتروني | التحقق من | - | إرسال إشعارات الطلب عبر البريد الإلكتروني | |
| posting_date | تاريخ الترحيل | التاريخ | ✓ | - | تاريخ تسجيل الطلب في دفاتر |
| status | الحالة | حدد | ✓ | مفتوحة, مقبول, مرفوض, تم إلغاؤه | حالة طلب الإجازة الحالية |
| salary_slip | قسيمة راتب | رابط | قسيمة راتب | قسيمة الراتب المرتبطة بالإجازة إن وجدت | |
| color | اللون | اللون | - | لون تمييز الطلب في الواجهة | |
| letter_head | عنوان المستند | رابط | عنوان المستند | رأس الخطاب المستخدم في طباعة الطلب | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | طلب اجازة | مرجع طلب الإجازة المعدل | |
| ismobileviewed | Is Mobile Viewed | التحقق من | - | تم عرض الطلب عبر تطبيق الجوال |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Employee | ✓ | ✓ | ✓ | |||
| Leave Approver | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الحضور | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| طلب اجازة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| نوع الاجازة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| عنوان المستند | يربط إلى | طبع |
| قسيمة راتب | يربط إلى | دفع الرواتب |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |