القسم
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند القسم، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل دفاتر وسير العمل المؤسسي.
ما هو استخدام نوع المستند "القسم" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم نوع المستند القسم لتعريف الهيكل التنظيمي للمنشأة داخل دفاتر.
القسم يمثل وحدة إدارية أو تشغيلية مثل: الموارد البشرية، المالية، المبيعات، تقنية المعلومات، الإنتاج، وغيرها.
وجود الأقسام بشكل واضح يساعد الإدارة على: - تنظيم الموظفين وتوزيعهم حسب مسؤولياتهم - تتبع التكاليف والميزانيات لكل قسم - تنظيم الصلاحيات والموافقات - تحليل الأداء والنتائج حسب كل قسم
باختصار، القسم هو الأساس الذي تُبنى عليه إدارة الأشخاص والتكاليف والعمليات داخل المنشأة.
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "القسم"
قبل البدء باستخدام الأقسام، يُفضل التأكد من التالي:
- وجود تصور واضح للهيكل التنظيمي للمنشأة
- تحديد الأقسام الرئيسية والفرعية (إن وجدت)
- الاتفاق على أسماء الأقسام المعتمدة رسمياً
- تحديد القسم الذي يُعتبر القسم الرئيسي في حال وجود تسلسل إداري
هذه الخطوة غالباً تكون بالتعاون بين الإدارة العليا والموارد البشرية والمالية.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لاستخدام القسم يكون كالتالي:
إنشاء الأقسام
يتم إدخال جميع الأقسام المعتمدة في المنشأة داخل دفاتر.ربط الموظفين بالأقسام
عند إضافة موظف جديد أو تحديث بياناته، يتم تحديد القسم الذي يعمل فيه.استخدام القسم في العمليات اليومية
- طلبات الإجازات والموافقات
- توزيع المهام والمسؤوليات
- احتساب التكاليف والرواتب
- إعداد التقارير الإدارية
المتابعة والتحليل
يتم تحليل الأداء والتكاليف حسب كل قسم لدعم اتخاذ القرار.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "القسم" ضرورياً
يُعتبر نوع المستند القسم ضرورياً في العديد من السيناريوهات، مثل:
إدارة الموارد البشرية
لمعرفة عدد الموظفين في كل قسم، وتنظيم الإجازات والتقييمات.الرقابة المالية
لتتبع المصروفات والرواتب حسب القسم ومقارنتها بالميزانية.الموافقات الإدارية
حيث تختلف صلاحيات الاعتماد حسب القسم.التقارير الإدارية
مثل تقارير الأداء، الإنتاجية، أو النمو لكل قسم.المنشآت المتوسطة والكبيرة
حيث لا يمكن إدارة العمل بكفاءة بدون تقسيم واضح للأقسام.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند العمل مع نوع المستند القسم، يُنصح بمراعاة ما يلي:
- اختيار أسماء واضحة ومعبرة للأقسام لتجنب الالتباس
- عدم إنشاء أقسام مكررة أو غير مستخدمة
- مراجعة الأقسام بشكل دوري وتحديثها عند تغيّر الهيكل التنظيمي
- التأكد من ربط كل موظف بالقسم الصحيح
- التفكير في المستقبل عند تصميم الهيكل (النمو والتوسع)
خلاصة
نوع المستند القسم ليس مجرد إعداد إداري، بل هو عنصر محوري لتنظيم العمل، وضبط التكاليف، وتحسين اتخاذ القرار داخل دفاتر. كلما كان تعريف الأقسام دقيقاً ومنظماً، كانت إدارة الأعمال أكثر كفاءة ووضوحاً.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الإعدادات
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| department_name | القسم | البيانات | ✓ | - | اسم القسم المستخدم في الهيكل التنظيمي بدفاتر |
| parent_department | قسم الآباء | رابط | القسم | القسم الأعلى المرتبط بهذا القسم تنظيمياً | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي يتبع لها القسم في دفاتر |
| is_group | مجموعة | التحقق من | - | يحدد ما إذا كان القسم تجميعي بلا موظفين | |
| disabled | معطل | التحقق من | - | تعطيل القسم ومنع استخدامه في العمليات | |
| payrollcostcenter | مركز تكلفة الرواتب | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة المعتمد لرواتب موظفي القسم | |
| leaveblocklist | قائمة حظر الإجازة | رابط | قائمة حظر الإجازة | قائمة حظر الإجازات المطبقة على موظفي القسم | |
| shiftrequestapprover | معتمد طلب تغيير الشيفت | جدول | Department Approver | المديرون المخولون لاعتماد طلبات المناوبات | |
| leave_approvers | الموافق على الإجازة | جدول | Department Approver | المسؤولون عن اعتماد طلبات الإجازة للقسم | |
| expense_approvers | الموافق على المصاريف | جدول | Department Approver | المخولون باعتماد مصروفات القسم التشغيلية | |
| lft | يسار (LFT) | الباحث | - | قيمة فنية لترتيب القسم ضمن الشجرة التنظيمية | |
| rgt | يمين (RGT) | الباحث | - | قيمة فنية مكملة لترتيب الشجرة التنظيمية | |
| old_parent | الحساب الأب السابق | البيانات | - | القسم الأب السابق لأغراض التتبع والتنظيم |
الجداول الفرعية
معتمد طلب تغيير الشيفت (موافقة القسم)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| approver | موافقة و اعتماد | رابط | ✓ | مستخدم | المستخدم المسؤول عن اعتماد معاملات القسم في دفاتر |
الموافق على الإجازة (موافقة القسم)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| approver | موافقة و اعتماد | رابط | ✓ | مستخدم | المستخدم المخول لاعتماد طلبات القسم |
الموافق على المصاريف (موافقة القسم)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| approver | موافقة و اعتماد | رابط | ✓ | مستخدم | المستخدم المخول لاعتماد معاملات القسم في دفاتر |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Employee | ||||||
| Academics User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تكلفة النشاط | مرتبط من | مشاريع |
| راتب إضافي | مرتبط من | دفع الرواتب |
| تقييم | مرتبط من | الموارد البشرية |
| دورة التقييم | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الأصول | مرتبط من | الأصول |
| الحضور | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب حضور | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تعيين هيكل الرواتب بشكل جماعي | مرتبط من | دفع الرواتب |
| طلب الإجازة التعويضية | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الموظف | مرتبط من | الإعدادات |
| السلف المقدمة للموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| أداة الحضور للموظفين | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تطبيق مزايا الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| مطالبة مصلحة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| حافز الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| اعداد الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| قالب Onboarding الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| ملاحظات أداء الموظفين | مرتبط من | الموارد البشرية |
| ترقية الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| إحالة موظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| فصل الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| قالب فصل الموظفين | مرتبط من | الموارد البشرية |
| إعلان الإعفاء من ضريبة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| إقرار الإعفاء من ضريبة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| نقل الموظفين | مرتبط من | الموارد البشرية |
| مقابلة الخروج | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب النفقات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| كشف الحساب النهائي | مرتبط من | الموارد البشرية |
| المكافأة | مرتبط من | دفع الرواتب |
| وظيفة شاغرة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب الوظيفة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تخصيص أجازة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب اجازة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| لوحة التحكم الإجازات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الإجازات مدفوعة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| قيد المرتبات | مرتبط من | دفع الرواتب |
| مشروع | مرتبط من | مشاريع |
| طلب العمل عن بُعد | مرتبط من | دفاتر الموارد البشرية |
| مكافأة الاستدامة الوظيفية | مرتبط من | دفع الرواتب |
| مركز الرسائل النصية | مرتبط من | المبيعات |
| قسيمة راتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| تعيين هيكل الراتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| مندوب مبيعات | مرتبط من | الإعدادات |
| تعيين فترة العمل | مرتبط من | الموارد البشرية |
| اداه تعيين الوردية | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب تغيير فترة العمل | مرتبط من | الموارد البشرية |
| خطة التوظيف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| مهمة | مرتبط من | مشاريع |
| السجل الزمني للمهام | مرتبط من | مشاريع |
| ردود الفعل على التدريب | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| قائمة حظر الإجازة | يربط إلى | الموارد البشرية |