قاعدة الترخيص

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند قاعدة الترخيص كما يُستخدم داخل دفاتر:

ما هو استخدام نوع المستند "قاعدة الترخيص" في عمليات الأعمال؟

قاعدة الترخيص تُستخدم لتحديد من يملك صلاحية اعتماد أو الموافقة على المعاملات داخل المؤسسة، وبأي حدود.
بمعنى آخر، هي الأداة التي تضمن أن القرارات الحساسة (مثل الموافقات المالية أو الإدارية) تتم من قبل الأشخاص المناسبين ووفق سياسات الشركة.

هذا النوع من المستندات يدعم الحوكمة، ويقلل المخاطر، ويمنع اتخاذ قرارات غير مخوّلة، خاصة في العمليات التي تتعلق بالأموال أو الالتزامات الرسمية.

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "قاعدة الترخيص"

قبل البدء باستخدام قاعدة الترخيص، يجب التأكد من توفر ما يلي:

تحديد الأدوار الوظيفية داخل المؤسسة (مثل: مدير، مشرف، محاسب).
وضوح أنواع العمليات التي تتطلب موافقة (مثل طلبات الشراء، العقود، الصرف).
وجود سياسات داخلية مكتوبة توضح حدود الصلاحيات والموافقة.
تعيين المستخدمين وربطهم بأدوارهم الصحيحة داخل دفاتر.

هذه الخطوات تضمن أن قواعد الترخيص تعكس الواقع التنظيمي للشركة.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

تقوم الإدارة بتحديد نوع عملية معينة تحتاج إلى موافقة (مثل اعتماد طلب).
يتم إنشاء قاعدة الترخيص لتحديد:
- من يملك حق الموافقة
- ومتى تكون الموافقة مطلوبة
عند تنفيذ العملية اليومية (مثل تقديم طلب)،
يتحقق النظام تلقائياً من قاعدة الترخيص:
- إذا كان المستخدم مخوّلاً → تستمر العملية
- إذا لم يكن مخوّلاً → يتم توجيه الطلب للمسؤول المناسب

بهذا الشكل، تصبح الموافقات جزءاً طبيعياً من سير العمل دون تعقيد أو تدخل يدوي.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها "قاعدة الترخيص" ضرورية

تكون قاعدة الترخيص مهمة جداً في الحالات التالية:

الموافقات المالية: مثل اعتماد المصروفات، أو الموافقة على الشراء.
العمليات الإدارية الحساسة: مثل اعتماد قرارات تتعلق بالموظفين.
الالتزام بالسياسات الداخلية: خاصة في الشركات التي تخضع للرقابة أو التدقيق.
الشركات متعددة المستويات الإدارية: حيث تختلف الصلاحيات حسب المنصب.

بدون قاعدة ترخيص واضحة، قد تحدث فوضى في الصلاحيات أو تأخير في القرارات.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

يجب مراجعة قاعدة الترخيص بشكل دوري للتأكد من أنها ما زالت مناسبة للتغييرات التنظيمية.
لا يُنصح بتوسيع الصلاحيات أكثر من اللازم لتجنب المخاطر.
من الأفضل أن تكون القواعد واضحة وبسيطة حتى يفهمها جميع المستخدمين.
أي تغيير في الهيكل الإداري يجب أن ينعكس مباشرة على قواعد الترخيص.

خلاصة

قاعدة الترخيص هي حجر الأساس لضبط الموافقات والصلاحيات داخل دفاتر. استخدامها الصحيح يساعد على حماية المؤسسة، تسريع الإجراءات، وضمان أن كل قرار يتم في الإطار الصحيح وبالشخص المناسب.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الإعدادات
نوع المستند: إعدادات

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
transaction	حركة	حدد	✓	أمر مبيعات, أمر الشراء, عرض سعر, سند تسليم, فات...	نوع المعاملة التي تطبق عليها صلاحية الاعتماد
based_on	وبناء على	حدد	✓	المجموع الإجمالي, متوسط الخصم, التخفيض من ناحية...	أساس احتساب حدود الصلاحية والقيمة المعتمدة
customeroritem	عميل أو بند	حدد		العميل, الصنف, مجموعة الصنف	تحديد نطاق الصلاحية حسب عميل أو صنف
master_name	Customer / Item / Item Group	الارتباط الحيوي		customeroritem	اسم العميل أو الصنف أو مجموعة الأصناف
company	الشركة	رابط		الشركة	الشركة التي تنطبق عليها قاعدة الصلاحيات
value	القيمة المرخص بها	رقم عشري		-	الحد الأقصى للقيمة المسموح اعتمادها
system_role	قابلة للتطبيق على (الدور الوظيفي)	رابط		صلاحية	الدور الوظيفي المخول ضمن هذه الصلاحية
to_emp	قابلة للتطبيق على (الموظف)	رابط		الموظف	الموظف المخول بتطبيق هذه الصلاحية
system_user	قابلة للتطبيق على (المستخدم)	رابط		مستخدم	مستخدم النظام المخول ضمن حدود الصلاحية
to_designation	قابلة للتطبيق على (المسمى الوظيفي)	رابط		المسمي الوظيفي	المسمى الوظيفي المخول وفق هذه الصلاحية
approving_role	الدور الوظيفي الذي لديه صلاحية الموافقة على قيمة اعلى من القيمة المرخص بها	رابط		صلاحية	الدور المسؤول عن الاعتماد عند تجاوز الحد
approving_user	المستخدم الذي لديه صلاحية الموافقة على قيمة أعلى من القيمة المرخص بها	رابط		مستخدم	المستخدم المسؤول عن الاعتماد عند تجاوز الحد

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
المسمي الوظيفي	يربط إلى	الإعدادات
الموظف	يربط إلى	الإعدادات
صلاحية	يربط إلى	النواة
مستخدم	يربط إلى	النواة