سجل السيارة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند سجل السيارة، مع توضيح دوره في إدارة العمليات اليومية وربطه بالواقع التشغيلي.
ما هو استخدام سجل السيارة في عمليات الأعمال؟
سجل السيارة هو مستند يُستخدم لتوثيق وتتبع استخدام سيارات الشركة بشكل منظم وواضح.
يساعد هذا السجل الإدارة على معرفة:
- من استخدم السيارة؟
- متى وأين تم استخدامها؟
- لماذا تم استخدامها (مهمة عمل، زيارة عميل، توصيل، إلخ)؟
- المسافة المقطوعة أو مدة الاستخدام
الهدف الأساسي من سجل السيارة هو التحكم في أصول الشركة المتحركة، وتقليل الهدر، وتحسين المساءلة، ودعم قرارات التكاليف والصيانة.
المتطلبات أو الإعدادات قبل استخدام سجل السيارة
قبل البدء باستخدام سجل السيارة بشكل فعّال، يفضل التأكد من الآتي:
- تعريف سيارات الشركة ضمن دفاتر (كل سيارة برقمها أو اسمها).
- وجود بيانات الموظفين الذين سيقودون السيارات.
- وضوح سياسة الشركة الخاصة باستخدام السيارات (للعمل فقط، أو مع استخدام شخصي محدود).
- تحديد الجهة المسؤولة عن مراجعة واعتماد سجلات السيارات (إدارة، موارد بشرية، أو شؤون إدارية).
هذه الإعدادات تضمن أن البيانات المسجلة تكون دقيقة ومفيدة لاتخاذ القرار.
سير العمل النموذجي لـ سجل السيارة
بدء الاستخدام
يقوم الموظف أو المسؤول بتسجيل رحلة جديدة في سجل السيارة عند استخدام السيارة.تسجيل التفاصيل
يتم إدخال معلومات مثل:- السيارة المستخدمة
- الموظف السائق
- تاريخ ووقت الاستخدام
- سبب الرحلة أو الغرض منها
المراجعة والمتابعة
يتم مراجعة سجل السيارة من قبل الجهة المسؤولة للتأكد من:- توافق الاستخدام مع سياسات الشركة
- عدم وجود استخدام غير مبرر أو متكرر بشكل زائد
التحليل واتخاذ القرار
تُستخدم بيانات سجل السيارة لاحقاً لتحليل:- تكاليف التشغيل
- كثافة استخدام كل سيارة
- الحاجة إلى صيانة أو استبدال
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام سجل السيارة
يكون سجل السيارة ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:
- الشركات التي تمتلك أسطول سيارات لخدمة المبيعات أو التوزيع.
- المؤسسات التي توفر سيارات لمهام إدارية أو زيارات ميدانية.
- المنظمات التي ترغب في ضبط المصروفات المرتبطة بالوقود والصيانة.
- الشركات التي تحتاج إلى شفافية ومساءلة في استخدام الأصول.
في هذه السيناريوهات، يساعد سجل السيارة على منع سوء الاستخدام وتحسين الكفاءة التشغيلية.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- يجب تسجيل البيانات في سجل السيارة فور الاستخدام لتجنب النسيان أو الأخطاء.
- الدقة مهمة، لأن السجل قد يُستخدم لاحقاً في:
- مراجعات إدارية
- تقارير تكاليف
- تقييم أداء
- الالتزام باستخدام سجل السيارة يعكس احترافية الموظف واحترامه لموارد الشركة.
- كلما كانت البيانات أوضح، زادت قيمة سجل السيارة للإدارة واتخاذ القرار.
باختصار، سجل السيارة ليس مجرد تسجيل رحلة، بل أداة أعمال مهمة تساعد الشركة على إدارة سياراتها بذكاء، وضبط التكاليف، وتحقيق الشفافية في الاستخدام اليومي.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | HR-مدونة فيديو-.YYYY.- | تسلسل ترقيم سجلات المركبات تلقائياً في دفاتر |
| license_plate | لوحة الترخيص | رابط | ✓ | السيارة | تحديد المركبة المسجلة لاستخدامها في السجل |
| employee | الموظف | رابط | ✓ | الموظف | الموظف المسؤول عن استخدام المركبة |
| model | الموديل | للقراءة فقط | - | طراز المركبة للمرجع دون تعديل | |
| make | سنة الصنع | للقراءة فقط | - | الشركة المصنعة للمركبة للعرض فقط | |
| date | التاريخ | التاريخ | ✓ | - | تاريخ تسجيل حركة المركبة |
| odometer | Current Odometer value | الباحث | ✓ | - | قراءة العداد الحالية عند التسجيل |
| last_odometer | آخر قيمة لقراءة عداد المسافات | الباحث | ✓ | - | آخر قراءة عداد مسجلة سابقاً |
| fuel_qty | كمية الوقود | رقم عشري | - | كمية الوقود المعبأة للمركبة | |
| price | سعر الوقود | العملة | - | تكلفة الوقود المدفوعة في العملية | |
| supplier | المورد | رابط | المورد | مورد الوقود أو الخدمة المرتبطة | |
| invoice | مرجع الفاتورة | البيانات | - | مرجع فاتورة الوقود أو الخدمة | |
| service_detail | service_detail | جدول | Vehicle Service | تفاصيل خدمات المركبة المنفذة ضمن السجل | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | سجل السيارة | السجل الأصلي الذي تم التعديل عليه |
الجداول الفرعية
service_detail (خدمة المركبة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| service_item | خدمة البند | رابط | ✓ | عنصر خدمة المركبات | بند الخدمة المعتمد للمركبة في دفاتر |
| type | النوع | حدد | ✓ | فحص, خدمة, تغيير | تصنيف نوع الإجراء المنفذ على المركبة |
| frequency | تكرر | حدد | ✓ | المسافة المقطوعة, شهري, ربع سنوى, نصف سنوي, سنوي | وتيرة تنفيذ الخدمة حسب الزمن أو المسافة |
| expense_amount | مصروف | العملة | ✓ | - | قيمة التكلفة المتوقعة أو الفعلية للخدمة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fleet Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| طلب النفقات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الموظف | يربط إلى | الإعدادات |
| المورد | يربط إلى | المشتريات |
| السيارة | يربط إلى | الإعدادات |
| سجل السيارة | يربط إلى | الموارد البشرية |