طلب تغيير فترة العمل

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب تغيير فترة العمل، مع توضيح دوره في إدارة الموارد البشرية وسير العمل اليومي.

ما هو استخدام نوع المستند "طلب تغيير فترة العمل" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم طلب تغيير فترة العمل لتمكين الموظفين من طلب تعديل فترة عملهم المعتمدة (مثل تغيير نوبة صباحية إلى مسائية، أو تبديل يوم عمل بيوم آخر) بطريقة رسمية ومنظمة.
هذا المستند يساعد الإدارة على:

تنظيم فترات العمل دون ارتباك أو قرارات غير موثقة
الحفاظ على توازن احتياجات العمل مع ظروف الموظفين
ضمان العدالة والشفافية في التعامل مع تغييرات فترات العمل
ربط تغييرات الفترات بالحضور والانصراف والرواتب بشكل صحيح

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "طلب تغيير فترة العمل"

قبل البدء باستخدام طلب تغيير فترة العمل، يجب توفر بعض الإعدادات التنظيمية، منها:

تعريف فترات العمل المعتمدة في الشركة (صباحية، مسائية، ليلية، إلخ)
ربط كل موظف بفترة عمل افتراضية
تحديد المسؤول أو المدير المخول بالموافقة على طلبات تغيير فترة العمل
وضوح سياسة الشركة المتعلقة بتغيير فترات العمل (متى يُسمح، وكم مرة، وتحت أي ظروف)

هذه المتطلبات تضمن أن الطلبات المقدمة تكون واقعية وقابلة للتنفيذ.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

السير المعتاد لاستخدام طلب تغيير فترة العمل يكون كالتالي:

تقديم الطلب
يقوم الموظف بإنشاء طلب تغيير فترة العمل، موضحاً الفترة الحالية والفترة المطلوبة وسبب التغيير.
مراجعة الطلب
يصل الطلب إلى المدير المباشر أو مسؤول الموارد البشرية لمراجعته.
الموافقة أو الرفض
- في حال الموافقة، يتم اعتماد فترة العمل الجديدة للموظف للفترة المحددة.
- في حال الرفض، يتم إبلاغ الموظف بالسبب.
التنفيذ والمتابعة
بعد الموافقة، يتم العمل تلقائياً وفق فترة العمل الجديدة في التخطيط اليومي والحضور.

هذا السير ينسجم مع عمليات الأعمال اليومية ويمنع التغييرات العشوائية أو الشفهية.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "طلب تغيير فترة العمل"

يكون طلب تغيير فترة العمل ضرورياً في العديد من الحالات، مثل:

موظف يحتاج لتغيير فترته مؤقتاً بسبب ظروف شخصية
إعادة توزيع فترات العمل بسبب ضغط العمل أو نقص الموظفين
تغطية فترات عمل حرجة في المواسم المزدحمة
دعم سياسات العمل المرن داخل الشركة
تنظيم التبديل بين الموظفين دون التأثير على سير العمل

في هذه السيناريوهات، يوفر المستند أداة رسمية تحمي مصلحة العمل والموظف معاً.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند التعامل مع طلب تغيير فترة العمل، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:

تقديم الطلب قبل وقت كافٍ لتجنب التعارض مع جداول العمل
توضيح سبب التغيير بشكل واضح لزيادة فرص الموافقة
الالتزام بسياسات الشركة وعدم اعتبار الموافقة أمراً تلقائياً
على المديرين مراعاة تأثير التغيير على الفريق ككل وليس على فرد واحد فقط

الخلاصة

يُعد طلب تغيير فترة العمل أداة تنظيمية مهمة في دفاتر تساعد على إدارة فترات العمل بمرونة وانضباط، وتحقق توازناً عملياً بين احتياجات التشغيل وظروف الموظفين، ضمن إطار واضح ومهني.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الموارد البشرية
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
shift_type	انواع دوام العمل اليومي	رابط	✓	انواع دوام العمل اليومي	نوع الوردية المطلوبة لتخطيط دوام الموظف.
employee	الموظف	رابط	✓	الموظف	الموظف مقدم طلب تغيير الوردية.
employee_name	اسم الموظف	البيانات		-	اسم الموظف للعرض والتقارير.
department	القسم	رابط		القسم	القسم التابع له الموظف.
status	الحالة	حدد	✓	مسودة, مقبول, مرفوض	حالة اعتماد طلب الوردية.
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة المسجل تحتها الطلب.
approver	موافقة و اعتماد	رابط	✓	مستخدم	المسؤول المخول باعتماد الطلب.
from_date	من تاريخ	التاريخ	✓	-	تاريخ بداية الوردية المطلوبة.
to_date	إلى تاريخ	التاريخ		-	تاريخ نهاية الوردية المطلوبة.
amended_from	تم التعديل من	رابط		طلب تغيير فترة العمل	الطلب السابق الذي تم تعديله.

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Employee	✓	✓	✓
HR User	✓	✓	✓		✓
HR Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
تعيين فترة العمل	مرتبط من	الموارد البشرية
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
القسم	يربط إلى	الإعدادات
الموظف	يربط إلى	الإعدادات
طلب تغيير فترة العمل	يربط إلى	الموارد البشرية
انواع دوام العمل اليومي	يربط إلى	الموارد البشرية
مستخدم	يربط إلى	النواة