طلب الوظيفة

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب الوظيفة ضمن وحدة الموارد البشرية في دفاتر:

ما هو استخدام نوع المستند "طلب الوظيفة" في عمليات الأعمال؟

طلب الوظيفة هو المستند الذي تبدأ به أي عملية توظيف داخل المؤسسة.
يُستخدم لطلب شغل وظيفة جديدة أو تعويض موظف غادر، بطريقة منظمة ومعتمدة، قبل البدء في الإعلان أو البحث عن مرشحين.

يساعد هذا المستند الإدارة على: - ضبط الاحتياج الفعلي للموظفين - التحكم في التكاليف وعدد الوظائف - ضمان موافقة الجهات المعنية قبل التوظيف - توحيد التواصل بين الإدارات والموارد البشرية

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "طلب الوظيفة"

قبل البدء باستخدام طلب الوظيفة، يفضل التأكد من توفر ما يلي:

وجود هيكل تنظيمي واضح (الإدارات، الأقسام، والمسميات الوظيفية)
تحديد المسؤوليات والصلاحيات (من يطلب، من يوافق)
وضوح الميزانية المخصصة للتوظيف
تعريف أنواع التوظيف (وظيفة جديدة، بديل لموظف، مؤقت، دائم)
اتفاق مسبق على خطوات الموافقة داخل المؤسسة

هذه الإعدادات تضمن أن كل طلب وظيفة يعكس احتياجاً حقيقياً ومتفقاً عليه.

سير العمل النموذجي لطلب الوظيفة

عادةً يسير طلب الوظيفة وفق الخطوات التالية:

تحديد الاحتياج
مدير القسم يحدد الحاجة لموظف جديد أو بديل.
إنشاء طلب الوظيفة
يتم تسجيل تفاصيل الوظيفة المطلوبة مثل المسمى، القسم، سبب الطلب، وتاريخ الحاجة.
المراجعة والموافقة
ينتقل طلب الوظيفة للموافقة من الإدارة المختصة (مثل الإدارة العليا أو الشؤون المالية).
اعتماد الطلب
بعد الموافقة، يصبح طلب الوظيفة معتمداً وجاهزاً للتنفيذ.
بدء إجراءات التوظيف
تستخدم الموارد البشرية طلب الوظيفة المعتمد للبدء في البحث عن المرشحين.

بهذا الشكل، يكون طلب الوظيفة هو حلقة الوصل بين احتياج العمل وعمليات التوظيف.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام طلب الوظيفة

يكون طلب الوظيفة ضرورياً في حالات مثل:

توسع الشركة وفتح أقسام أو فروع جديدة
استقالة أو تقاعد أحد الموظفين
زيادة عبء العمل في قسم معين
الحاجة إلى مهارات جديدة غير متوفرة حالياً
توظيف مؤقت لمشروع محدد

في جميع هذه الحالات، يضمن طلب الوظيفة أن القرار مدروس ومعتمد.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند التعامل مع طلب الوظيفة، يُنصح بما يلي:

كتابة سبب الطلب بوضوح لتسهيل الموافقة
التأكد من أن الطلب يتماشى مع الميزانية
عدم المبالغة في عدد الطلبات دون مبرر تجاري
تحديث الطلب في حال تغير الاحتياج أو الأولويات
استخدام الطلب المعتمد فقط لبدء التوظيف

الالتزام بهذه النقاط يجعل طلب الوظيفة أداة فعالة لدعم نمو الأعمال وليس مجرد إجراء إداري.

باختصار، طلب الوظيفة هو الأساس المنظم لأي عملية توظيف ناجحة، ويمنح الإدارة رؤية واضحة وتحكماً أفضل في الموارد البشرية داخل المؤسسة.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الموارد البشرية
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
naming_series	سلسلة ترقيم الوثيقة	حدد		HR-HIREQ-	تسلسل ترقيم طلبات التوظيف لسهولة التتبع
designation	المسمي الوظيفي	رابط	✓	المسمي الوظيفي	المسمى الوظيفي المطلوب شغله
department	القسم	رابط		القسم	القسم طالب التوظيف
noofpositions	No of. Positions	الباحث	✓	-	عدد الشواغر المطلوب تعيينها
expected_compensation	التعويض المتوقع	العملة	✓	Company:company:default_currency	الميزانية أو الراتب المتوقع للوظيفة
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة التي تتبع لها الوظيفة
status	الحالة	حدد	✓	قيد المراجعة, Open & Approved, مرفوض, Filled, ف...	حالة طلب التوظيف الحالية
requested_by	Requested By	رابط	✓	الموظف	الموظف الذي قدم طلب التوظيف
requestedbyname	Requested By (Name)	البيانات		-	اسم مقدم طلب التوظيف للعرض
requestedbydept	القسم	رابط		القسم	قسم مقدم طلب التوظيف
requestedbydesignation	المسمي الوظيفي	رابط		المسمي الوظيفي	المسمى الوظيفي لمقدم الطلب
posting_date	تاريخ الترحيل	التاريخ	✓	-	تاريخ إنشاء ونشر طلب التوظيف
completed_on	اكتمل في	التاريخ		-	تاريخ إغلاق أو إكمال طلب التوظيف
expected_by	متوقع بحلول	التاريخ		-	التاريخ المتوقع لتلبية الاحتياج الوظيفي
timetofill	Time to Fill	المدة الزمنية		-	المدة المتوقعة لشغل الوظيفة
description	الوصف الوظيفي	محرر النصوص	✓	-	وصف تفصيلي لمهام ومتطلبات الوظيفة
reasonforrequesting	سبب الطلب	نص		-	السبب التجاري أو التشغيلي لطلب التوظيف

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
وظيفة شاغرة	مرتبط من	الموارد البشرية
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
القسم	يربط إلى	الإعدادات
المسمي الوظيفي	يربط إلى	الإعدادات
الموظف	يربط إلى	الإعدادات