وظيفة شاغرة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند "وظيفة شاغرة"، مع ربطه المباشر بعمليات الموارد البشرية واتخاذ القرار داخل المؤسسة.
ما هو استخدام نوع المستند "وظيفة شاغرة" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم مستند وظيفة شاغرة لتوثيق وإدارة احتياج الشركة لتعيين موظف جديد أو أكثر. هو النقطة الرسمية التي تبدأ منها عملية التوظيف، حيث يحدد لماذا نحتاج إلى التوظيف، وما هو الدور المطلوب، وعدد الوظائف، ومتى نريد شغلها.
يساعد هذا المستند الإدارات على: - توحيد طلبات التوظيف بدل الاعتماد على مراسلات غير رسمية. - ضمان توافق التوظيف مع الميزانية والخطة التنظيمية. - إعطاء فريق الموارد البشرية صورة واضحة عن الاحتياج الفعلي للأعمال.
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "وظيفة شاغرة"
قبل إنشاء مستند وظيفة شاغرة، من المهم التأكد من توفر ما يلي: - وجود هيكل وظيفي واضح (المسميات الوظيفية والأقسام). - تحديد الميزانية أو الإطار العام للتعويضات. - وضوح سبب الشغور (توسع، بديل لموظف غادر، مشروع جديد). - تحديد الشخص أو الإدارة المسؤولة عن طلب التوظيف.
هذه الأمور تضمن أن كل وظيفة شاغرة تعكس احتياجاً حقيقياً ومدروساً.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لمستند وظيفة شاغرة يكون كالتالي:
تحديد الاحتياج
مدير القسم يحدد الحاجة لموظف جديد بناءً على ضغط العمل أو خطط النمو.إنشاء وظيفة شاغرة
يتم تسجيل تفاصيل الوظيفة المطلوبة مثل المسمى الوظيفي، القسم، عدد الشواغر، وتاريخ التوظيف المتوقع.المراجعة والموافقة
يتم مراجعة وظيفة شاغرة من الإدارة أو الموارد البشرية للتأكد من توافقها مع الخطة والميزانية.البدء في التوظيف
بعد الموافقة، تصبح وظيفة شاغرة مرجعاً أساسياً عند استقبال المتقدمين ومقارنتهم بالاحتياج.
بهذا الشكل، ترتبط وظيفة شاغرة مباشرة بسير العمل اليومي للتوظيف دون فوضى أو قرارات فردية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "وظيفة شاغرة" ضرورياً
يكون استخدام وظيفة شاغرة مهماً جداً في الحالات التالية: - توسع الشركة وافتتاح أقسام أو فروع جديدة. - استبدال موظف استقال أو تم نقله. - تعيين مؤقت لمشروع محدد بمدة زمنية واضحة. - التخطيط المسبق للتوظيف قبل مواسم الذروة. - ضبط التوظيف في الشركات التي تحتاج موافقات متعددة قبل التعيين.
في كل هذه السيناريوهات، تضمن وظيفة شاغرة أن التوظيف منظم ومبرر تجارياً.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند التعامل مع مستند وظيفة شاغرة، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي: - كتابة وصف واضح للاحتياج، وليس مجرد مسمى وظيفي. - تحديد عدد الشواغر بدقة لتجنب التوظيف الزائد. - التأكد من تحديث حالة وظيفة شاغرة عند شغلها أو إلغائها. - استخدام المستند كمرجع موحد عند التواصل بين الإدارة والموارد البشرية. - عدم إنشاء وظيفة شاغرة إلا عند وجود نية فعلية للتوظيف.
الخلاصة
مستند وظيفة شاغرة هو حجر الأساس لأي عملية توظيف ناجحة داخل دفاتر. هو أداة تنظيمية تساعد الإدارة والموارد البشرية على العمل معاً بشكل منظم، مدروس، ومتوافق مع أهداف الأعمال.
Description of a Job Opening
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| job_title | المسمى الوظيفي | البيانات | ✓ | - | المسمى الوظيفي المعروض للمرشحين داخلياً وخارجياً |
| designation | المسمي الوظيفي | رابط | ✓ | المسمي الوظيفي | الدرجة أو المسمى الوظيفي الرسمي المعتمد |
| status | الحالة | حدد | مفتوحة, مغلقة | حالة الإعلان الوظيفي مفتوح أو مغلق | |
| posted_on | Posted On | التاريخ والوقت | - | تاريخ ووقت نشر الإعلان الوظيفي | |
| closes_on | ينتهي في | التاريخ | - | آخر تاريخ لاستقبال طلبات التوظيف | |
| closed_on | تم الإغلاق في | التاريخ | - | تاريخ إغلاق الإعلان الوظيفي فعلياً | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التابعة لها الوظيفة في دفاتر |
| department | القسم | رابط | القسم | الإدارة المسؤولة عن الوظيفة الشاغرة | |
| employment_type | نوع التوظيف | رابط | نوع التوظيف | نوع التوظيف مثل دوام كامل أو جزئي | |
| location | الموقع | رابط | فرع | موقع أو فرع العمل للوظيفة | |
| staffing_plan | خطة التوظيف | رابط | خطة التوظيف | خطة التوظيف المرتبطة بالوظيفة | |
| planned_vacancies | العدد المخطط للمناصب | الباحث | - | عدد الوظائف المخطط شغلها | |
| job_requisition | طلب الوظيفة | رابط | طلب الوظيفة | طلب التوظيف المعتمد المرتبط بالوظيفة | |
| vacancies | الشواغر | الباحث | - | عدد الشواغر المتاحة حالياً | |
| publish | نشر على الموقع الإلكتروني | التحقق من | - | تحديد نشر الوظيفة على الموقع الإلكتروني | |
| route | مسار | البيانات | - | مسار رابط صفحة الوظيفة على الموقع | |
| publishapplicationsreceived | Publish Applications Received | التحقق من | - | إظهار عدد الطلبات المستلمة للزوار | |
| jobapplicationroute | Job Application Route | البيانات | - | مسار صفحة تقديم طلبات التوظيف | |
| description | الوصف | محرر النصوص | - | وصف المهام والمتطلبات والمسؤوليات الوظيفية | |
| currency | العملة | رابط | العملة | عملة عرض نطاق الراتب | |
| lower_range | الحد الادنى | العملة | currency | الحد الأدنى المتوقع للراتب | |
| upper_range | الحد الاقصى | العملة | currency | الحد الأعلى المتوقع للراتب | |
| salary_per | الراتب المدفوع لكل | حدد | شهر, عام | دورية دفع الراتب شهرياً أو سنوياً | |
| publishsalaryrange | اظهار نطاق الراتب | التحقق من | - | إتاحة عرض نطاق الراتب للمرشحين |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| مقابلة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| متقدم للوظيفة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| فرع | يربط إلى | الإعدادات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| المسمي الوظيفي | يربط إلى | الإعدادات |
| نوع التوظيف | يربط إلى | الموارد البشرية |
| طلب الوظيفة | يربط إلى | الموارد البشرية |
| خطة التوظيف | يربط إلى | الموارد البشرية |