مشروع
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند "مشروع"، مكتوب بلغة واضحة ومناسبة للمستخدمين غير التقنيين:
ما هو استخدام مستند "مشروع" في عمليات الأعمال؟
مستند مشروع يُستخدم لتنظيم ومتابعة الأعمال التي لها هدف محدد، مدة زمنية، وميزانية متوقعة.
يساعدك مشروع على تجميع كل ما يتعلق بعمل معين في مكان واحد، مثل:
- المهام والأنشطة
- التكاليف والمصاريف
- الإيرادات المتوقعة أو المحققة
- الجداول الزمنية
- تقدم العمل والمسؤوليات
باختصار، مشروع هو الأداة التي تعطيك رؤية واضحة وشاملة عن أي عمل منظم يتم تنفيذه على فترة زمنية.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "مشروع"
قبل البدء في استخدام مستند مشروع بفعالية، يُفضل التأكد من: - تحديد هيكل واضح للأعمال في شركتك (أنواع المشاريع، فرق العمل، المسؤوليات) - إعداد العملاء أو الجهات المستفيدة التي سيتم تنفيذ المشاريع لصالحها - الاتفاق داخلياً على كيفية قياس التقدم (بالوقت، بالإنجاز، أو بالتكلفة) - وضوح الميزانية التقديرية وأهداف المشروع
هذه الإعدادات تساعد على أن يكون مشروع أداة متابعة فعلية وليست مجرد سجل معلومات.
سير العمل النموذجي لمستند "مشروع"
سير العمل المعتاد لـ مشروع في الأعمال يكون كالتالي:
إنشاء مشروع جديد
يتم إنشاء مشروع عند الموافقة على تنفيذ عمل جديد، مع تحديد الاسم، الجهة المستفيدة، وتاريخ البداية المتوقع.التخطيط
يتم تحديد نطاق العمل، المدة الزمنية، والميزانية التقديرية، وتوزيع المسؤوليات.التنفيذ والمتابعة
أثناء التنفيذ، يتم استخدام مشروع لمتابعة:- تقدم العمل
- التكاليف المصروفة
- أي تأخير أو تغيير في الخطة
التقييم والإغلاق
بعد اكتمال العمل، يتم مراجعة النتائج مقارنة بالخطة، ثم إغلاق مشروع والاحتفاظ به كمرجع مستقبلي.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "مشروع"
يكون مستند مشروع ضرورياً في العديد من الحالات، مثل: - تنفيذ مشروع لعميل (تنفيذ نظام، استشارة، بناء، صيانة) - إدارة مشروع داخلي (تطوير منتج، فتح فرع جديد، حملة تسويقية) - متابعة عقود طويلة الأجل التي تتضمن مراحل متعددة - التحكم في التكاليف والأرباح للأعمال غير المتكررة
في كل هذه الحالات، يساعدك مشروع على اتخاذ قرارات أفضل بناءً على بيانات واضحة.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام مستند مشروع، انتبه إلى ما يلي: - احرص على تحديث حالة مشروع بشكل منتظم ليعكس الواقع الفعلي - لا تخلط بين مشروع واحد وأعمال متعددة غير مترابطة - راقب التكاليف باستمرار لتجنب تجاوز الميزانية - استخدم المشاريع المغلقة كمرجع لتحسين التخطيط في المستقبل - تأكد أن جميع المعنيين يفهمون هدف مشروع ونطاقه
الخلاصة
مستند مشروع هو أداة إدارية أساسية تساعدك على التخطيط، التنفيذ، والمتابعة للأعمال المنظمة. عند استخدامه بشكل صحيح، يمنحك تحكماً أفضل في الوقت، التكلفة، والنتائج، ويدعم نجاح أعمالك بشكل مستدام.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: مشاريع
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | PROJ-.#### | سلسلة ترقيم تلقائية لتعريف المشروع داخل دفاتر |
| project_name | اسم المشروع | البيانات | ✓ | - | اسم واضح يعبّر عن نطاق وأهداف المشروع |
| status | الحالة | حدد | مفتوحة, أكتمل, تم إلغاؤه | الحالة الحالية للمشروع لمتابعة التقدم والإنجاز | |
| project_type | نوع المشروع | رابط | نوع المشروع | تصنيف المشروع حسب طبيعته أو نموذج العمل | |
| is_active | نشط | حدد | نعم, لا | تحديد ما إذا كان المشروع نشطاً أو متوقفاً | |
| percentcompletemethod | الطريقة الكاملة٪ | حدد | يدوي, أكتمال المهمة, تقدم المهمة, ألأهمية | طريقة احتساب نسبة إنجاز المشروع | |
| percent_complete | ٪ مكتمل | في المئة | - | نسبة الإنجاز الحالية للمشروع | |
| project_template | من القالب | رابط | قالب المشروع | إنشاء المشروع بالاعتماد على قالب جاهز | |
| expectedstartdate | تاريخ البدأ المتوقع | التاريخ | - | تاريخ البدء المخطط للمشروع | |
| expectedenddate | تاريخ الإنتهاء المتوقع | التاريخ | - | تاريخ الانتهاء المخطط للمشروع | |
| priority | الأولوية | حدد | متوسطة, منخفضة, عالية | درجة أولوية المشروع مقارنة بغيره | |
| department | القسم | رابط | القسم | الإدارة المسؤولة عن تنفيذ المشروع | |
| customer | العميل | رابط | العميل | العميل المرتبط بالمشروع | |
| sales_order | أمر مبيعات | رابط | أمر مبيعات | أمر البيع المرتبط بإيرادات المشروع | |
| users | المستخدمين | جدول | Project User | المستخدمون المشاركون في تنفيذ المشروع | |
| copied_from | تم نسخها من | البيانات | - | مرجع المشروع الذي تم النسخ منه | |
| notes | ملاحظات | محرر النصوص | - | ملاحظات إضافية تتعلق بالمشروع | |
| actualstartdate | تاريخ البدء الفعلي (عبر ورقة الوقت) | التاريخ | - | تاريخ البدء الفعلي حسب الجداول الزمنية | |
| actual_time | الوقت الفعلي (بالساعات) | رقم عشري | - | إجمالي الساعات الفعلية المنفذة على المشروع | |
| actualenddate | تاريخ الإنتهاء الفعلي (عبر ورقة الوقت) | التاريخ | - | تاريخ الانتهاء الفعلي حسب الجداول الزمنية | |
| estimated_costing | التكلفة التقديرية | العملة | Company:company:default_currency | التكلفة التقديرية المتوقعة للمشروع | |
| totalcostingamount | إجمالي مبلغ التكلفة (عبر الجداول الزمنية) | العملة | - | إجمالي التكلفة الفعلية من الجداول الزمنية | |
| totalexpenseclaim | إجمالي المطالبة بالمصروفات (من خلال مطالبات المصروفات) | العملة | - | إجمالي مصروفات المشروع المعتمدة | |
| totalpurchasecost | مجموع تكلفة الشراء (عن طريق شراء الفاتورة) | العملة | - | إجمالي تكاليف الشراء الخاصة بالمشروع | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة أو المنفذة للمشروع |
| totalsalesamount | إجمالي مبلغ المبيعات (عبر أمر المبيعات) | العملة | - | إجمالي قيمة المبيعات المرتبطة بالمشروع | |
| totalbillableamount | إجمالي المبلغ القابل للفوترة (عبر الجداول الزمنية) | العملة | - | إجمالي المبالغ القابلة للفوترة على المشروع | |
| totalbilledamount | إجمالي مبلغ الفاتورة (عبر فواتير المبيعات) | العملة | - | إجمالي المبالغ التي تمت فوترتها فعلياً | |
| totalconsumedmaterial_cost | إجمالي تكلفة المواد المستهلكة (عبر إدخال المخزون) | العملة | - | إجمالي تكلفة المواد المصروفة على المشروع | |
| cost_center | مركز التكلفة الافتراضي | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة الافتراضي للمشروع | |
| gross_margin | هامش الربح الإجمالي | العملة | Company:company:default_currency | هامش الربح الإجمالي للمشروع | |
| pergrossmargin | هامش إجمالي٪ | في المئة | - | نسبة هامش الربح الإجمالي للمشروع | |
| collect_progress | اجمع التقدم | التحقق من | - | تفعيل جمع تقدم العمل تلقائياً | |
| holiday_list | قائمة العطلات | رابط | قائمة العطلات | قائمة العطلات المؤثرة على جدول المشروع | |
| frequency | تردد لتجميع التقدم | حدد | باستمرار, مرتين يوميا, يوميا, الأسبوعية | عدد مرات جمع تقدم العمل | |
| from_time | من وقت | زمن | - | وقت بدء فترة جمع التقدم | |
| to_time | الي وقت | زمن | - | وقت انتهاء فترة جمع التقدم | |
| first_email | البريد الإلكتروني الأول | زمن | - | وقت إرسال البريد الإلكتروني الأول | |
| second_email | البريد الإلكتروني الثاني | زمن | - | وقت إرسال البريد الإلكتروني الثاني | |
| dailytimeto_send | الوقت اليومي للإرسال | زمن | - | وقت الإرسال اليومي لإشعارات التقدم | |
| daytosend | يوم لإرسال | حدد | يوم الاثنين, الثلاثاء, الأربعاء, الخميس, الجمعة... | اليوم المحدد لإرسال الإشعار | |
| weeklytimeto_send | الوقت الأسبوعي للإرسال | زمن | - | وقت الإرسال الأسبوعي لإشعارات التقدم | |
| subject | موضوع | البيانات | - | عنوان رسالة الإشعار المرسلة | |
| message | رسالة | نص | - | محتوى رسالة الإشعار المرسلة |
الجداول الفرعية
المستخدمين (عضو المشروع)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| user | مستخدم | رابط | ✓ | مستخدم | المستخدم المرتبط بالمشروع والمسؤول عن الوصول والمشاركة. |
| البريد الإلكتروني | للقراءة فقط | - | البريد الإلكتروني للمستخدم للاتصال وإشعارات المشروع. | ||
| image | صورة | للقراءة فقط | - | صورة المستخدم لعرض الهوية داخل المشروع. | |
| full_name | الأسم الكامل | للقراءة فقط | - | الاسم الكامل للمستخدم كما يظهر في سجلات المشروع. | |
| welcomeemailsent | رسالة الترحيب تم أرسالها | التحقق من | - | يشير إلى إرسال رسالة ترحيب للمستخدم. | |
| view_attachments | عرض المرفقات | التحقق من | - | تحديد صلاحية عرض مرفقات المشروع. | |
| hide_timesheets | إخفاء الجداول الزمنية | التحقق من | - | إخفاء جداول الوقت عن المستخدم في المشروع. | |
| project_status | حالة المشروع | نص | - | ملاحظات حالة المشروع الخاصة بالمستخدم. |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Projects Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Projects User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Employee |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الرصيد الختامي للحساب | مرتبط من | الحسابات |
| إصلاح الأصول | مرتبط من | الأصول |
| جدول المواد | مرتبط من | التصنيع |
| منشئ قائمة المواد | مرتبط من | التصنيع |
| ضمان بنكي | مرتبط من | الحسابات |
| الموازنة التقديرية | مرتبط من | الحسابات |
| سند تسليم | مرتبط من | المخزون |
| اعداد الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| فصل الموظف | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب النفقات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| مدخل الاستاذ العام | مرتبط من | الحسابات |
| تعيين إلى مسؤول | مرتبط من | الدعم |
| بطاقة عمل | مرتبط من | التصنيع |
| فاتورة نقاط البيع | مرتبط من | الحسابات |
| الملف الشخصي لنقطة البيع | مرتبط من | الحسابات |
| سندات الدفع | مرتبط من | الحسابات |
| طلب دفع | مرتبط من | الحسابات |
| قيد المرتبات | مرتبط من | دفع الرواتب |
| خطة الإنتاج | مرتبط من | التصنيع |
| تحديث المشروع | مرتبط من | مشاريع |
| فاتورة المشتريات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر الشراء | مرتبط من | المشتريات |
| سند إستلام | مرتبط من | المخزون |
| فاتورة مبيعات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر مبيعات | مرتبط من | المبيعات |
| حركة المخزون | مرتبط من | المخزون |
| حركة سجل المخزن | مرتبط من | المخزون |
| إدخال حجز المخزون | مرتبط من | المخزون |
| أمر التعاقد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| إيصال التوريد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| عرض أسعار المورد | مرتبط من | المشتريات |
| مهمة | مرتبط من | مشاريع |
| السجل الزمني للمهام | مرتبط من | مشاريع |
| امر الانتاج | مرتبط من | التصنيع |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| العميل | يربط إلى | المبيعات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| قائمة العطلات | يربط إلى | الإعدادات |
| قالب المشروع | يربط إلى | مشاريع |
| نوع المشروع | يربط إلى | مشاريع |
| أمر مبيعات | يربط إلى | المبيعات |