قالب Onboarding الموظف

← العودة إلى الموارد البشرية

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند قالب Onboarding الموظف، مع ربطه بسير العمل اليومي للموارد البشرية داخل دفاتر.

---

ما هو استخدام قالب Onboarding الموظف في عمليات الأعمال؟

قالب Onboarding الموظف هو أداة تنظيمية تُستخدم لتوحيد وتنظيم خطوات استقبال الموظفين الجدد داخل الشركة.
بدلاً من التعامل مع كل موظف جديد بشكل عشوائي أو مختلف، يتيح هذا القالب تحديد مجموعة مهام واضحة ومسبقة يتم تنفيذها لكل موظف عند انضمامه.

ببساطة، القالب يمثل خطة جاهزة تضمن أن كل موظف جديد: - يحصل على نفس تجربة البداية - يتم استكمال جميع الإجراءات المطلوبة دون نسيان - يبدأ العمل بسرعة وكفاءة

---

المتطلبات الأساسية قبل استخدام قالب Onboarding الموظف

قبل الاعتماد على قالب Onboarding الموظف، يفضل التأكد من الآتي:

• وجود إجراءات واضحة داخل الشركة لاستقبال الموظفين الجدد
  (مثل: توقيع العقود، تجهيز الجهاز، إنشاء البريد الإلكتروني، التعريف بالسياسات).
• تحديد الجهات المسؤولة عن كل خطوة
  (الموارد البشرية، المدير المباشر، تقنية المعلومات، الإدارة المالية).
• الاتفاق داخلياً على ما يختلف حسب الوظيفة أو القسم
  (مثلاً: موظف مبيعات مقابل موظف إداري).

هذه الخطوة تضمن أن القالب يعكس الواقع الفعلي للأعمال وليس مجرد قائمة نظرية.

---

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل باستخدام قالب Onboarding الموظف يكون عادة كالتالي:

1. إنشاء قالب Onboarding الموظف
   تقوم الموارد البشرية بإعداد قالب يضم جميع مهام الانضمام القياسية.

2. ربط القالب بموظف جديد
   عند تعيين موظف، يتم استخدام هذا القالب لتوليد خطة Onboarding خاصة به.

3. تنفيذ المهام حسب التسلسل
   كل جهة داخل الشركة تنفذ المهام المسندة إليها في الوقت المناسب.

4. متابعة التقدم
   الموارد البشرية تتابع ما تم إنجازه وما هو متبقي لضمان تجربة انضمام سلسة.

بهذا الشكل، يصبح Onboarding جزءاً من سير العمل الطبيعي للشركة وليس عبئاً إضافياً.

---

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها قالب Onboarding الموظف ضرورياً

يكون قالب Onboarding الموظف مهماً بشكل خاص في الحالات التالية:

• الشركات التي توظف بشكل متكرر
  لتقليل الوقت والجهد في كل مرة.

• الشركات المتنامية أو متعددة الأقسام
  لضمان اتساق تجربة الموظفين عبر الأقسام والفروع.

• الوظائف الحساسة أو المتخصصة
  حيث يكون نسيان خطوة واحدة مكلفاً (مثل الصلاحيات أو التدريب).

• تحسين تجربة الموظف
  عندما ترغب الشركة في ترك انطباع احترافي من اليوم الأول.

---

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام قالب Onboarding الموظف، يُنصح بمراعاة ما يلي:

• مراجعة القالب بشكل دوري وتحديثه عند تغيير السياسات أو الإجراءات.
• عدم المبالغة في عدد المهام حتى لا تصبح تجربة الموظف معقدة.
• إمكانية إنشاء أكثر من قالب حسب نوع الوظيفة أو القسم.
• التركيز على المهام التي تضيف قيمة حقيقية للموظف وللشركة.

---

الخلاصة

قالب Onboarding الموظف هو أداة أعمال مهمة تساعد على تنظيم بداية رحلة الموظف داخل الشركة، تقلل الأخطاء، وتحسن الكفاءة، وتمنح الموظفين الجدد بداية احترافية وواضحة منذ اليوم الأول.

المعلومات الأساسية

• الوحدة: الموارد البشرية
• نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
title	العنوان	البيانات	✓	-	اسم قالب تهيئة الموظف للاستخدام داخل دفاتر
company	الشركة	رابط		الشركة	الشركة التي يطبق عليها قالب التهيئة
department	القسم	رابط		القسم	القسم المستهدف بتطبيق هذا القالب
designation	المسمي الوظيفي	رابط		المسمي الوظيفي	المسمى الوظيفي المرتبط بقالب التهيئة
employee_grade	درجة الموظف	رابط		درجة الموظف	الدرجة الوظيفية التي يخصها قالب التهيئة
activities	أنشطة	جدول		Employee Boarding Activity	قائمة أنشطة وخطوات تهيئة الموظف الجديد

الجداول الفرعية

أنشطة (نشاط صعود الموظف)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
activity_name	اسم النشاط	البيانات	✓	-	اسم نشاط الإلحاق الوظيفي ضمن عملية التعيين
user	مستخدم	رابط		مستخدم	المستخدم المسؤول عن تنفيذ النشاط في دفاتر
role	صلاحية	رابط		صلاحية	الدور الوظيفي المطلوب لتنفيذ هذا النشاط
begin_on	ابدأ (بالأيام)	الباحث		-	عدد الأيام من بداية التعيين لبدء النشاط
duration	المدة (أيام)	الباحث		-	مدة تنفيذ النشاط بالأيام ضمن خطة الإلحاق
task	مهمة	رابط		مهمة	المهمة المرتبطة بالنشاط لمتابعة التنفيذ
task_weight	ألأهمية	رقم عشري		-	الوزن النسبي للمهمة في تقييم اكتمال الإلحاق
requiredforemployee_creation	مطلوب لإنشاء موظف	التحقق من		-	يحدد ما إذا كان النشاط إلزامياً لإنشاء الموظف
description	الوصف	محرر النصوص		-	تفاصيل العمل والتعليمات المرتبطة بنشاط الإلحاق

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
اعداد الموظف	مرتبط من	الموارد البشرية
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
القسم	يربط إلى	الإعدادات
المسمي الوظيفي	يربط إلى	الإعدادات
درجة الموظف	يربط إلى	الموارد البشرية