مهمة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند "مهمة"، مع ربطه بالاستخدام اليومي وسير العمل داخل المؤسسات.
ما هو استخدام نوع المستند "مهمة" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم نوع المستند مهمة لتنظيم وتتبع الأعمال التي يجب تنفيذها ضمن مشروع، أو نشاط تشغيلي، أو مبادرة داخلية.
هو الأداة الأساسية لتحويل الخطط إلى أعمال قابلة للتنفيذ، مع تحديد من المسؤول، ماذا سيفعل، ومتى يجب الانتهاء.
من خلال مهمة يمكن للإدارة والفرق: - تقسيم العمل الكبير إلى مهام واضحة - متابعة التقدم الفعلي مقابل المخطط - معرفة المسؤوليات بدقة - تحسين الالتزام بالمواعيد وجودة التنفيذ
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام "مهمة"
قبل البدء باستخدام مهمة بفعالية، يُفضل التأكد من الآتي:
- وجود هيكل واضح للأعمال أو المشاريع داخل المؤسسة
- تحديد الفرق أو الأفراد المسؤولين عن التنفيذ
- وضوح آلية المتابعة (يومي، أسبوعي، حسب المرحلة)
- الاتفاق على معنى حالات المهمة (مثل: جديدة، قيد التنفيذ، مكتملة)
هذه الأمور تضمن أن تكون المهام أداة تنظيم حقيقية وليست مجرد قائمة أعمال.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
السير المعتاد لاستخدام مهمة يكون كالتالي:
إنشاء المهمة
يتم إنشاء مهمة عند الحاجة لتنفيذ عمل محدد ضمن مشروع أو نشاط.تحديد المسؤول والموعد
يتم تعيين شخص مسؤول وتاريخ متوقع للإنجاز.التنفيذ والمتابعة
يقوم المسؤول بتنفيذ العمل، مع تحديث حالة المهمة حسب التقدم.المراجعة أو الاعتماد (إن لزم)
في بعض الأعمال، تتم مراجعة المهمة قبل اعتبارها منتهية.الإغلاق
عند الانتهاء، يتم إغلاق المهمة وتُستخدم بياناتها في التقييم والتقارير.
هذا السير يساعد الإدارة على الربط بين التخطيط والتنفيذ الفعلي.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها "مهمة" ضرورية
يكون نوع المستند مهمة أساسياً في العديد من السيناريوهات، مثل:
- إدارة المشاريع: تقسيم المشروع إلى مهام ومتابعة كل جزء على حدة
- تنفيذ طلبات العملاء: متابعة كل خطوة مطلوبة لتسليم الخدمة أو المنتج
- الأعمال الإدارية: مثل التحضير لاجتماع، إعداد تقرير، أو مراجعة مستند
- التحسين المستمر: متابعة مهام تطوير العمليات أو معالجة الملاحظات
- التنسيق بين الفرق: ضمان وضوح المسؤوليات وعدم ضياع الأعمال
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام مهمة، يُنصح بالآتي:
- كتابة وصف واضح ومحدد للمهمة
- تجنب إنشاء مهام عامة أو غير قابلة للقياس
- تحديث حالة المهمة بانتظام لتعكس الواقع
- عدم تحميل مهمة واحدة أكثر من عمل رئيسي
- استخدام المهام كأداة تعاون وليس فقط للمتابعة
الالتزام بهذه الممارسات يجعل مهمة أداة فعالة لتحسين الإنتاجية والانضباط التشغيلي.
باختصار، مهمة هي حجر الأساس لتنظيم العمل اليومي وتحويل الخطط إلى نتائج ملموسة، وتساعد المؤسسات على العمل بوضوح، ومساءلة، وكفاءة أعلى.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: مشاريع
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| subject | موضوع | البيانات | ✓ | - | عنوان مختصر يوضح مهمة العمل الأساسية |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبطة به المهمة في دفاتر | |
| issue | تعيين إلى مسؤول | رابط | تعيين إلى مسؤول | المشكلة أو البلاغ الذي تعالجه هذه المهمة | |
| type | النوع | رابط | نوع المهمة | تصنيف نوع المهمة لأغراض تنظيمية | |
| color | اللون | اللون | - | لون لتمييز المهمة بصرياً في القوائم | |
| is_group | مجموعة | التحقق من | - | تحديد ما إذا كانت المهمة حاوية لمهام فرعية | |
| is_template | هل هو قالب | التحقق من | - | تحديد ما إذا كانت المهمة قالباً قابلاً لإعادة الاستخدام | |
| status | الحالة | حدد | مفتوحة, عامل, في انتظار المراجعة, تأخير, قالب, ... | الحالة الحالية للمهمة ضمن دورة العمل | |
| priority | الأولوية | حدد | منخفضة, متوسطة, عالية, عاجل | درجة أولوية تنفيذ المهمة للأعمال | |
| task_weight | وزن | رقم عشري | - | وزن المهمة لاحتساب التقدم أو التقييم | |
| parent_task | المهمة الرئيسية | رابط | مهمة | المهمة الأعلى التي تتبع لها هذه المهمة | |
| completed_by | اكتمل بواسطة | رابط | مستخدم | المستخدم الذي أنهى تنفيذ المهمة | |
| completed_on | اكتمل في | التاريخ | - | تاريخ اكتمال تنفيذ المهمة فعلياً | |
| expstartdate | تاريخ البدأ المتوقع | التاريخ | - | تاريخ البدء المتوقع لتنفيذ المهمة | |
| expected_time | الوقت المتوقع (بالساعات) | رقم عشري | - | الوقت المتوقع لإنجاز المهمة بالساعات | |
| start | ابدأ (بالأيام) | الباحث | - | عدد الأيام قبل بدء المهمة من تاريخ المشروع | |
| expenddate | تاريخ الإنتهاء المتوقع | التاريخ | - | تاريخ الانتهاء المتوقع للمهمة | |
| progress | ٪ التقدم | في المئة | - | نسبة التقدم المنجزة من المهمة | |
| duration | المدة (أيام) | الباحث | - | المدة المتوقعة لتنفيذ المهمة بالأيام | |
| is_milestone | هو انجاز | التحقق من | - | تحديد ما إذا كانت المهمة نقطة إنجاز رئيسية | |
| description | وصف المهمة | محرر النصوص | - | وصف تفصيلي لنطاق ومتطلبات المهمة | |
| depends_on | المهام التابعة | جدول | Task Depends On | المهام التي يجب إكمالها قبل البدء | |
| dependsontasks | تعتمد على المهام | رمز | - | تمثيل تقني للمهام المعتمدة عليها | |
| actstartdate | تاريخ البدء الفعلي (عبر ورقة الوقت) | التاريخ | - | تاريخ البدء الفعلي حسب سجلات الوقت | |
| actual_time | الوقت الفعلي (بالساعات) | رقم عشري | - | الوقت الفعلي المستغرق حسب سجلات الوقت | |
| actenddate | تاريخ الإنتهاء الفعلي (عبر ورقة الوقت) | التاريخ | - | تاريخ الانتهاء الفعلي حسب سجلات الوقت | |
| totalcostingamount | إجمالي مبلغ التكلفة (عبر الجداول الزمنية) | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي تكلفة الوقت المصروف على المهمة | |
| totalexpenseclaim | مجموع المطالبة المصاريف (عبر مطالبات مصاريف) | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي مصروفات المهمة المعتمدة | |
| totalbillingamount | إجمالي المبلغ القابل للفوترة (عبر الجداول الزمنية) | العملة | - | إجمالي المبلغ القابل للفوترة على المهمة | |
| review_date | مراجعة تاريخ | التاريخ | - | تاريخ مراجعة المهمة وتقييمها | |
| closing_date | تاريخ الاغلاق | التاريخ | - | تاريخ إغلاق المهمة إدارياً | |
| department | القسم | رابط | القسم | القسم المسؤول عن تنفيذ المهمة | |
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة المالكة أو المنفذة للمهمة | |
| lft | يسار (LFT) | الباحث | - | قيمة تقنية لترتيب المهمة في الهيكل الشجري | |
| rgt | يمين (RGT) | الباحث | - | قيمة تقنية مكملة لترتيب الهيكل الشجري | |
| old_parent | الحساب الأب السابق | البيانات | - | المهمة السابقة قبل تغيير التبعية | |
| template_task | Template Task | البيانات | - | اسم المهمة القالب المستخدمة للإنشاء |
الجداول الفرعية
المهام التابعة (المهمة تعتمد على)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| task | مهمة | رابط | مهمة | المهمة التي يجب إنجازها قبل متابعة هذه المهمة | |
| subject | موضوع | نص | - | عنوان مختصر يوضح طبيعة المهمة المعتمدة | |
| project | مشروع | نص | - | اسم المشروع المرتبط بهذه التبعية بين المهام |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Projects User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| طلب النفقات | مرتبط من | الموارد البشرية |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| القسم | يربط إلى | الإعدادات |
| تعيين إلى مسؤول | يربط إلى | الدعم |
| مشروع | يربط إلى | مشاريع |
| مهمة | يربط إلى | مشاريع |
| نوع المهمة | يربط إلى | مشاريع |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |