مدخل الاستاذ العام
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي وموجه للأعمال لنوع المستند مدخل الاستاذ العام، مع التركيز على دوره في العمليات اليومية وليس على الجوانب التقنية.
ما هو استخدام نوع المستند "مدخل الاستاذ العام" في عمليات الأعمال؟
مدخل الاستاذ العام هو السجل المالي الأساسي الذي يعبّر عن كل حركة مالية تحدث داخل الشركة.
أي عملية تؤثر على الحسابات – مثل بيع، شراء، قبض، صرف، رواتب، أو تسويات – يتم في النهاية تسجيلها على شكل مدخل الاستاذ العام.
بعبارة بسيطة:
إذا كان لديك تقرير مالي أو ميزانية أو قائمة أرباح وخسائر، فكل رقم فيها مصدره النهائي هو مدخل الاستاذ العام.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام مدخل الاستاذ العام
قبل أن تبدأ الاستفادة من مدخل الاستاذ العام بشكل صحيح، يجب التأكد من توفر ما يلي:
- إعداد دليل الحسابات بشكل واضح (مثل: النقدية، البنك، الإيرادات، المصروفات، الذمم).
- تحديد الشركة أو الكيان القانوني الذي يتم تسجيل العمليات باسمه.
- تحديد الفترات المالية (السنة المالية).
- وجود سياسات محاسبية واضحة مثل:
- متى يتم الاعتراف بالإيراد
- كيفية تسجيل المصروفات
- التأكد من أن المستخدمين يفهمون تأثير كل عملية على الحسابات.
ملاحظة مهمة: المستخدم العادي لا ينشئ مدخل الاستاذ العام يدوياً في الغالب، بل يتم إنشاؤه تلقائياً من العمليات اليومية.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد يكون كالتالي:
حدوث عملية تجارية
مثال: إصدار فاتورة بيع، استلام دفعة من عميل، دفع مصروف، صرف راتب.تسجيل العملية في مستندها الطبيعي
مثل فاتورة بيع، سند قبض، سند صرف، مسير رواتب.إنشاء مدخل الاستاذ العام تلقائياً
النظام يقوم بتسجيل الأثر المالي للعملية:- أي حساب زاد
- أي حساب نقص
- بالقيمة الصحيحة
- في التاريخ المناسب
استخدام مدخل الاستاذ العام في التقارير
التقارير المالية تعتمد عليه مباشرة مثل:- الميزانية العمومية
- الأرباح والخسائر
- كشف الحسابات
بهذا الشكل، مدخل الاستاذ العام يعمل كحلقة وصل بين العمليات اليومية والتقارير المالية للإدارة.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها مدخل الاستاذ العام ضرورياً
يكون مدخل الاستاذ العام ضرورياً في جميع الحالات التالية:
المبيعات
تسجيل الإيراد والذمم المدينة عند البيع.المشتريات
تسجيل المصروف أو المخزون والذمم الدائنة.المدفوعات والمقبوضات
عند استلام أو دفع الأموال نقداً أو عبر البنك.الرواتب
تسجيل تكلفة الرواتب والالتزامات المترتبة عليها.الاستهلاك والتسويات
مثل استهلاك الأصول أو تسوية فروقات.القيود المحاسبية اليدوية
في حالات خاصة مثل تصحيح خطأ أو إقفال فترة.
في جميع هذه السيناريوهات، لا يمكن الحصول على أرقام مالية صحيحة بدون مدخل الاستاذ العام.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
مدخل الاستاذ العام هو نتيجة وليس نقطة بداية
لا يتم التعامل معه مباشرة إلا من قبل المحاسبين أو في حالات خاصة.أي خطأ في العمليات اليومية ينعكس هنا
إذا كان هناك خطأ في فاتورة أو دفعة، سيظهر أثره في مدخل الاستاذ العام.التاريخ مهم جداً
تاريخ المدخل يحدد في أي فترة مالية يظهر الأثر.الشفافية والتتبع
كل مدخل يمكن تتبعه لمعرفة العملية التي أنشأته، مما يساعد في المراجعة والتدقيق.الاعتماد عليه في القرارات
الإدارة تعتمد على التقارير المبنية على مدخل الاستاذ العام، لذلك دقته أمر حاسم.
خلاصة للأعمال
مدخل الاستاذ العام هو العمود الفقري للنظام المالي.
قد لا تراه مباشرة أثناء عملك اليومي، لكنه المسؤول عن تحويل كل نشاط تجاري إلى أرقام موثوقة تساعدك على:
- فهم وضعك المالي
- اتخاذ قرارات صحيحة
- الالتزام بالمعايير المحاسبية
كلما كانت عملياتك اليومية منظمة وصحيحة، كان مدخل الاستاذ العام أكثر دقة وقيمة لأعمالك.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الحسابات
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| posting_date | تاريخ الترحيل | التاريخ | - | تاريخ تسجيل القيد في دفاتر المحاسبة | |
| transaction_date | تاريخ المعاملة | التاريخ | - | تاريخ حدوث المعاملة الفعلية | |
| fiscal_year | السنة المالية | رابط | السنة المالية | السنة المالية التي ينتمي إليها القيد | |
| due_date | تاريخ الاستحقاق | التاريخ | - | تاريخ استحقاق السداد المرتبط بالقيد | |
| account | حساب | رابط | حساب | الحساب المحاسبي المتأثر بالقيد | |
| account_currency | عملة الحساب | رابط | العملة | عملة الحساب في دفاتر الشركة | |
| against | مقابل | نص | - | الحسابات أو القيود المقابلة لهذا القيد | |
| party_type | نوع الطرف | رابط | نوع الوثيقة | نوع الطرف المرتبط بالمعاملة | |
| party | الطرف المعني | الارتباط الحيوي | party_type | الطرف المرتبط بالقيد مثل عميل أو مورد | |
| voucher_type | نوع القيد | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند المنشئ لهذا القيد | |
| voucher_no | رقم القيد | الارتباط الحيوي | voucher_type | رقم المستند المرجعي للقيد | |
| voucher_subtype | نوع القسيمة الفرعي | البيانات | - | تصنيف فرعي للمستند لأغراض تحليلية | |
| transaction_currency | عملة المعاملة | رابط | العملة | عملة المعاملة الأصلية | |
| againstvouchertype | مقابل إيصال نوع | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند المقابل للقيد | |
| against_voucher | مقابل إيصال | الارتباط الحيوي | againstvouchertype | رقم المستند المقابل المرتبط بالقيد | |
| voucherdetailno | تفاصيل قسيمة لا | البيانات | - | مرجع تفصيلي لسطر داخل المستند | |
| transactionexchangerate | سعر الصرف للمعاملة | رقم عشري | - | سعر الصرف المستخدم للمعاملة | |
| debitinaccount_currency | المبلغ المدين بعملة الحساب | العملة | account_currency | قيمة المدين بعملة الحساب | |
| debit | مبلغ مدين | العملة | Company:company:default_currency | قيمة المدين بعملة الشركة | |
| debitintransaction_currency | مبلغ المدين بعملة المعاملة | العملة | transaction_currency | قيمة المدين بعملة المعاملة | |
| creditinaccount_currency | المبلغ الدائن بعملة الحساب | العملة | account_currency | قيمة الدائن بعملة الحساب | |
| credit | مبلغ دائن | العملة | Company:company:default_currency | قيمة الدائن بعملة الشركة | |
| creditintransaction_currency | مبلغ الدائن بعملة المعاملة | العملة | transaction_currency | قيمة الدائن بعملة المعاملة | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة المرتبط بالقيد | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بالمصروف أو الإيراد | |
| finance_book | كتاب المالية | رابط | كتاب المالية | دفتر مالي بديل لإعداد التقارير | |
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة المالكة للقيد | |
| is_opening | هل قيد افتتاحي | حدد | لا, نعم | يشير إلى قيد افتتاحي للفترة | |
| is_advance | هل مقدم | حدد | لا, نعم | يشير إلى دفعة مقدمة | |
| to_rename | لإعادة تسمية | التحقق من | - | محدد تقني لإعادة تسمية القيد | |
| is_cancelled | هل ملغي | التحقق من | - | يشير إلى أن القيد ملغى | |
| remarks | ملاحظات | نص | - | ملاحظات إضافية توضح القيد |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Accounts User | ✓ | |||||
| Accounts Manager | ✓ | |||||
| Auditor | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| حساب | يربط إلى | الحسابات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| كتاب المالية | يربط إلى | الحسابات |
| السنة المالية | يربط إلى | الحسابات |
| مشروع | يربط إلى | مشاريع |