طلب دفع
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب دفع، بأسلوب مبسّط وموجّه لمستخدمي الأعمال في دفاتر.
ما هو استخدام طلب دفع في عمليات الأعمال؟
طلب دفع هو مستند يُستخدم لطلب تحصيل مبلغ مالي من طرف آخر (عميل، جهة ممولة، أو شريك) بطريقة منظمة وقابلة للتتبع.
يساعد هذا المستند فرق المالية والمبيعات على:
- مطالبة العملاء بالسداد دون الحاجة لإصدار فاتورة مباشرة
- تسريع عملية التحصيل وتقليل التأخير في الدفعات
- توحيد طريقة طلب الأموال وربطها بالعمليات التجارية المختلفة
- تحسين التدفق النقدي من خلال طلب الدفع في الوقت المناسب
ببساطة، طلب دفع هو أداة رسمية تطلب من الطرف الآخر “الدفع الآن” مع توضيح السبب والمبلغ وطريقة السداد.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام طلب دفع
قبل البدء باستخدام طلب دفع بكفاءة، يجب التأكد من الآتي:
- تعريف العملاء أو الجهات التي سيتم إرسال طلبات الدفع لها
- تحديد طرق الدفع المعتمدة في الشركة (مثل تحويل بنكي، نقدي، أو بوابات دفع)
- وجود سياسات واضحة لمتى يتم إرسال طلب الدفع (قبل الخدمة، بعدها، أو على دفعات)
- تحديد الحسابات المالية التي سيتم تسجيل المبالغ فيها عند السداد
هذه الإعدادات تضمن أن يكون طلب الدفع واضحاً وسهل التنفيذ للطرف الآخر.
سير العمل النموذجي لـ طلب دفع
يتكامل طلب دفع بسلاسة مع العمليات اليومية، ويكون سير العمل النموذجي كالتالي:
نشوء الحاجة للدفع
مثال: تقديم خدمة، حجز، دفعة مقدمة، أو مطالبة بمستحقات.إنشاء طلب دفع
يقوم الموظف المختص بإنشاء طلب دفع وتحديد:- الجهة المطلوب منها الدفع
- المبلغ
- سبب الطلب
- تاريخ الاستحقاق
إرسال طلب الدفع
يتم إرسال طلب دفع للعميل أو الجهة المعنية عبر القنوات المتفق عليها.قيام الطرف الآخر بالسداد
يدفع العميل باستخدام إحدى طرق الدفع المتاحة.متابعة وتأكيد السداد
بعد السداد، يتم تسجيل العملية وربطها بطلب الدفع، مما يعطي رؤية واضحة للحالة المالية.
هذا التدفق يساعد الفرق المالية على المتابعة دون اتصالات متكررة أو التباس.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام طلب دفع
يكون طلب دفع ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:
- دفعات مقدمة قبل بدء مشروع أو تقديم خدمة
- الخدمات غير المتكررة التي لا تتطلب فاتورة تقليدية
- التقسيط وطلب دفعات جزئية في مراحل مختلفة
- تحصيل رسوم إدارية أو اشتراكات
- المطالبة بمبالغ مستحقة دون إعادة إصدار مستندات مالية جديدة
في هذه السيناريوهات، يوفر طلب دفع مرونة وسرعة أكبر من الاعتماد على الفواتير فقط.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام طلب دفع، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:
- وضوح سبب الطلب لتجنب أي استفسارات أو تأخير
- تحديد تاريخ استحقاق واقعي يشجع على الالتزام بالسداد
- متابعة الطلبات غير المسددة بشكل دوري
- استخدام طلب دفع كأداة تنظيمية، وليس فقط كرسالة مطالبة
- التأكد من أن المبلغ المطلوب يتماشى مع الاتفاقات المسبقة مع العميل
الاستخدام الصحيح لـ طلب دفع يعزز الاحترافية، ويحسن العلاقة مع العملاء، ويمنح الإدارة رؤية أفضل للتدفقات النقدية.
باختصار، طلب دفع هو مستند عملي وأساسي في دفاتر لتنظيم تحصيل الأموال، ودعم قرارات الأعمال، وضمان سير مالي أكثر سلاسة ووضوحاً.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الحسابات
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| paymentrequesttype | نوع طلب الدفع | حدد | ✓ | نحو الخارج, نحو الداخل | تحديد ما إذا كان الطلب دفع صادر أو وارد |
| transaction_date | تاريخ المعاملة | التاريخ | - | تاريخ تسجيل طلب الدفع في دفاتر | |
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | ACC-PRQ-.YYYY.- | سلسلة ترقيم طلبات الدفع لأغراض التنظيم |
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة المسؤولة عن طلب الدفع | |
| modeofpayment | طريقة الدفع | رابط | طريقة الدفع | طريقة الدفع المتفق عليها مع الطرف | |
| party_type | نوع الطرف | رابط | نوع الوثيقة | نوع الطرف المعني بالدفع | |
| party | الطرف المعني | الارتباط الحيوي | party_type | الطرف المطلوب منه أو له الدفع | |
| party_name | اسم الشخص | البيانات | - | اسم الطرف لعرضه في المستندات | |
| reference_doctype | المستند المرجعى | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند المرتبط بطلب الدفع | |
| reference_name | اسم المستند المرجعى | الارتباط الحيوي | reference_doctype | رقم أو اسم المستند المرجعي المرتبط | |
| grand_total | مبلغ | العملة | ✓ | currency | إجمالي المبلغ المطلوب دفعه |
| currency | عملة المعاملة | رابط | العملة | عملة تنفيذ عملية الدفع | |
| isasubscription | هو الاشتراك | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان الطلب اشتراكاً دورياً | |
| outstanding_amount | المبلغ المعلق | العملة | partyaccountcurrency | المبلغ المتبقي غير المسدد | |
| partyaccountcurrency | عملة حساب الطرف | رابط | العملة | عملة حساب الطرف المالية | |
| subscription_plans | خطط الاشتراك | جدول | Subscription Plan Detail | تفاصيل خطط الاشتراك المرتبطة بالدفع | |
| bank_account | حساب بنكي | رابط | حساب بنكي | الحساب البنكي المستخدم لاستلام أو إرسال الدفع | |
| bank | بنك | رابط | بنك | اسم البنك المرتبط بالحساب | |
| bankaccountno | رقم الحساب البنكي | للقراءة فقط | - | رقم الحساب البنكي للطرف | |
| account | حساب | للقراءة فقط | - | الحساب المحاسبي المرتبط بالدفع | |
| iban | الرقم الدولى للحساب المصرفى | للقراءة فقط | - | رقم الآيبان للحساب البنكي | |
| branch_code | كود الفرع | للقراءة فقط | - | رمز فرع البنك | |
| swift_number | رقم سويفت | للقراءة فقط | - | رمز سويفت للتحويلات الدولية | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة المرتبط بالمبلغ | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بطلب الدفع | |
| print_format | تنسيق الطباعة | حدد | - | نموذج الطباعة المستخدم لطلب الدفع | |
| email_to | إلى | البيانات | - | البريد الإلكتروني لإرسال طلب الدفع | |
| subject | موضوع | البيانات | - | عنوان رسالة طلب الدفع | |
| paymentgatewayaccount | دفع حساب البوابة | رابط | دفع حساب البوابة | حساب بوابة الدفع المستخدمة للتحصيل | |
| status | الحالة | حدد | مسودة, طلب, بدأت, مدفوعاً جزئياً, دفع أمر, مدفو... | حالة طلب الدفع في دورة المعالجة | |
| makesalesinvoice | انشاء فاتورة المبيعات | التحقق من | - | إنشاء فاتورة مبيعات بعد الدفع | |
| message | رسالة | نص | - | نص الرسالة المرسلة للطرف | |
| message_examples | أمثلة رسالة | HTML |
|
نماذج جاهزة لرسائل طلب الدفع | |
| mute_email | كتم البريد الإلكتروني | التحقق من | - | إيقاف إرسال البريد الإلكتروني للطرف | |
| payment_url | payment_url | البيانات | URL | رابط الدفع الإلكتروني للطرف | |
| payment_gateway | بوابة الدفع | للقراءة فقط | - | بوابة الدفع المستخدمة للمعاملة | |
| payment_account | حساب الدفع | للقراءة فقط | - | الحساب المالي المرتبط ببوابة الدفع | |
| payment_channel | قناة الدفع | حدد | البريد الإلكتروني, الهاتف | قناة التواصل لإرسال طلب الدفع | |
| payment_order | أمر الدفع | رابط | أمر الدفع | أمر الدفع المرتبط بالطلب | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | طلب دفع | طلب الدفع الأصلي قبل التعديل | |
| phone_number | رقم الهاتف | البيانات | - | رقم هاتف الطرف للتواصل أو الدفع |
الجداول الفرعية
خطط الاشتراك (تفاصيل خطة الاشتراك)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| plan | خطة | رابط | ✓ | خطة الاشتراك | الخطة المرتبطة بالاشتراك لتحديد الخدمات والأسعار في دفاتر |
| qty | الكمية | الباحث | ✓ | - | عدد الوحدات أو الاشتراكات المطلوبة ضمن هذه الخطة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Accounts Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Accounts User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| بنك | يربط إلى | الحسابات |
| حساب بنكي | يربط إلى | الحسابات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| طريقة الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| دفع حساب البوابة | يربط إلى | الحسابات |
| أمر الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| طلب دفع | يربط إلى | الحسابات |
| مشروع | يربط إلى | مشاريع |