المورد
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند المورد، مع توضيح دوره في دورة الشراء داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "المورد" في عمليات الأعمال؟
نوع المستند المورد هو السجل الأساسي الذي يمثل أي جهة تقوم بتزويد منشأتك بسلع أو خدمات، سواء كانت مواد خام، بضائع جاهزة، خدمات صيانة، استشارات، أو أي التزام تجاري آخر.
وجود المورد في دفاتر يعني أن المنشأة تستطيع:
- الشراء بشكل منظم ومراقَب
- تسجيل الفواتير والمستحقات بدقة
- متابعة الالتزامات المالية تجاه الموردين
- بناء تاريخ تعامل يساعد في اتخاذ قرارات أفضل مستقبلاً
ببساطة، لا يمكن تنفيذ أي عملية شراء صحيحة دون تعريف المورد أولاً.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "المورد"
قبل البدء في إنشاء الموردين، يُفضّل التأكد من الأمور التالية:
- تحديد سياسة الشراء في المنشأة (نقدي، آجل، شروط دفع)
- إعداد طرق الدفع المستخدمة مع الموردين
- تحديد العملة التي يتم التعامل بها مع المورد
- وضوح الهيكل التنظيمي لمن يعتمد الموردين ومن يتعامل معهم
- تجهيز بيانات أساسية عن المورد مثل:
- الاسم التجاري
- وسائل التواصل
- العنوان
- شروط الدفع المتفق عليها
هذه الخطوة تضمن أن بيانات المورد ستكون جاهزة للاستخدام مباشرة في العمليات اليومية.
سير العمل النموذجي للمورد وكيف يخدم الأعمال
السير المعتاد لاستخدام المورد يكون كالتالي:
إضافة المورد
يتم إنشاء سجل المورد مرة واحدة مع إدخال بياناته الأساسية وشروط التعامل.الاعتماد والاستخدام
بعد اعتماده، يصبح المورد متاحاً للاستخدام في:- طلبات الشراء
- أوامر الشراء
- فواتير الموردين
التعامل المتكرر
في كل عملية شراء جديدة، يتم اختيار المورد نفسه دون الحاجة لإعادة إدخال بياناته.المتابعة والتحليل
مع الوقت، يتكوّن سجل تاريخي يوضح:- حجم التعامل مع المورد
- الالتزامات المالية
- انتظام المورد في التسليم والفوترة
هذا السير يساعد الأعمال على التحكم في الإنفاق وتحسين إدارة الموردين.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "المورد"
يكون نوع المستند المورد ضرورياً في عدة حالات، منها:
- شراء مواد خام للتصنيع
- شراء بضائع لإعادة البيع
- التعاقد مع شركات خدمات (نقل، صيانة، تقنية)
- التعامل مع موردين محليين أو دوليين
- إدارة موردين دائمين أو موردين لمرة واحدة
- مراقبة الالتزامات المالية طويلة الأجل
في جميع هذه السيناريوهات، المورد هو نقطة الانطلاق لأي عملية شراء أو التزام مالي.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند العمل مع نوع المستند المورد، انتبه إلى ما يلي:
- دقة البيانات: أي خطأ في بيانات المورد قد يؤدي إلى مشاكل محاسبية أو تأخير في السداد.
- توحيد الموردين: تجنب تكرار نفس المورد بأسماء مختلفة.
- شروط الدفع: تحديدها بوضوح يساعد في التخطيط النقدي.
- تحديث البيانات: في حال تغيير معلومات المورد، يجب تحديثها فوراً.
- التصنيف الجيد: يساعد في التقارير وتحليل الإنفاق لاحقاً.
الخلاصة
نوع المستند المورد هو حجر الأساس في إدارة الشراء داخل دفاتر. تنظيم الموردين بشكل صحيح ينعكس مباشرة على:
- كفاءة عمليات الشراء
- وضوح الالتزامات المالية
- قوة العلاقة مع الشركاء التجاريين
كلما كان تعريف المورد أدق، كانت عمليات الأعمال أكثر سلاسة واحترافية.
Supplier of Goods or Services.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المشتريات
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | SUP-.YYYY.- | سلسلة ترقيم المورد للمعاملات في دفاتر | |
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة المالكة للعلاقة مع المورد | |
| supplier_name | اسم المورد | البيانات | ✓ | - | الاسم التجاري الرسمي للمورد |
| country | الدولة | رابط | الدولة | دولة تسجيل أو عمل المورد | |
| supplier_group | مجموعة الموردين | رابط | مجموعة الموردين | تصنيف المورد لأغراض التحليل والتقارير | |
| supplier_type | نوع المورد | حدد | ✓ | الشركة, فردي, شراكة | الطبيعة القانونية للمورد |
| is_transporter | هو الناقل | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان المورد ناقلاً | |
| image | صورة | إرفاق صورة | - | شعار أو صورة تعريفية للمورد | |
| default_currency | عملة الفواتير | رابط | العملة | العملة الافتراضية لفواتير المورد | |
| defaultbankaccount | الحساب البنكي الافتراضي للشركة | رابط | حساب بنكي | حساب الشركة البنكي الافتراضي للدفع | |
| defaultpricelist | قائمة الأسعار | رابط | قائمة الأسعار | قائمة الأسعار المعتمدة للمورد | |
| isinternalsupplier | هو المورد الداخلي | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان المورد شركة داخلية | |
| represents_company | يمثل الشركة | رابط | الشركة | الشركة التي يمثلها المورد الداخلي | |
| companies | سمح للاعتماد مع | جدول | Allowed To Transact With | الشركات المسموح التعامل معها | |
| supplier_details | تفاصيل المورد | نص | - | ملاحظات أو تفاصيل إضافية عن المورد | |
| website | الموقع | البيانات | - | الموقع الإلكتروني الرسمي للمورد | |
| language | لغة الطباعة | رابط | اللغة | لغة الطباعة الافتراضية للمستندات | |
| tax_id | الرقم الضريبي | البيانات | - | الرقم الضريبي المسجل للمورد | |
| tax_category | تصنيف الضريبة | رابط | تصنيف الضريبة | فئة الضريبة المطبقة على المورد | |
| taxwithholdingcategory | فئة الاستقطاع الضريبي | رابط | فئة الاستقطاع الضريبي | فئة حجز الضريبة عند التعامل مع المورد | |
| address_html | عنوان HTML | HTML | - | عرض عناوين المورد المرتبطة | |
| contact_html | الاتصال HTML | HTML | - | عرض جهات الاتصال المرتبطة بالمورد | |
| supplierprimaryaddress | العنوان الأساسي للمورّد | رابط | عنوان | العنوان الرئيسي المعتمد للمورد | |
| primary_address | عنوان أساسي | نص | - | نص العنوان الرئيسي للمورد | |
| supplierprimarycontact | جهة الاتصال الأساسية للمورّد | رابط | اتصال | جهة الاتصال الرئيسية للمورد | |
| mobile_no | رقم الجوال | للقراءة فقط | - | رقم الجوال لجهة الاتصال الرئيسية | |
| email_id | البريد الإلكتروني | للقراءة فقط | - | البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الرئيسية | |
| payment_terms | نموذج شروط الدفع | رابط | نموذج شروط الدفع | شروط السداد الافتراضية للمورد | |
| accounts | الحسابات | جدول | Party Account | حسابات المورد المحاسبية حسب الشركة | |
| allowpurchaseinvoicecreationwithoutpurchaseorder | السماح بإنشاء فاتورة الشراء بدون أمر شراء | التحقق من | - | السماح بالفوترة دون أمر شراء | |
| allowpurchaseinvoicecreationwithoutpurchasereceipt | السماح بإنشاء فاتورة الشراء بدون إيصال الشراء | التحقق من | - | السماح بالفوترة دون إذن استلام | |
| is_frozen | مجمدة | التحقق من | - | إيقاف التعديلات على بيانات المورد | |
| disabled | معطل | التحقق من | - | تعطيل المورد ومنع استخدامه | |
| warn_rfqs | تحذير طلبات عرض الأسعار | التحقق من | - | إظهار تحذير عند طلبات التسعير | |
| warn_pos | تحذير نقاط الشراء | التحقق من | - | إظهار تحذير عند أوامر الشراء | |
| prevent_rfqs | منع طلبات عروض الأسعار | التحقق من | - | منع إنشاء طلبات تسعير للمورد | |
| prevent_pos | منع نقاط الشراء | التحقق من | - | منع إنشاء أوامر شراء للمورد | |
| on_hold | حظر المورد | التحقق من | - | حظر التعاملات مع المورد مؤقتاً | |
| hold_type | نوع التعليق | حدد | الكل, الفواتير, المدفوعات | تحديد نوع المعاملات المحظورة | |
| release_date | تاريخ النشر | التاريخ | - | تاريخ رفع الحظر عن المورد | |
| portal_users | مستخدمو بوابة المورّدين | جدول | Portal User | مستخدمي بوابة المورد المعتمدين |
الجداول الفرعية
سمح للاعتماد مع (سمح للاعتماد مع)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المسموح لها تنفيذ المعاملات في دفاتر |
الحسابات (حساب طرف)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة للحساب والطرف ضمن دفاتر. |
| account | الافتراضي حساب | رابط | حساب | الحساب الافتراضي لتسجيل معاملات الطرف في دفاتر. | |
| advance_account | حساب السلف او المبالغ المقدمة | رابط | حساب | حساب السلف لتسجيل الدفعات المقدمة للطرف. |
مستخدمو بوابة المورّدين (Portal User)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| user | مستخدم | رابط | ✓ | مستخدم | حساب المستخدم المرتبط للوصول إلى بوابة دفاتر |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Purchase Master Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Purchase User | ✓ | |||||
| Stock User | ✓ | |||||
| Stock Manager | ✓ | |||||
| Accounts User | ✓ | |||||
| Accounts Manager | ✓ | |||||
| Purchase Manager | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الأصول | مرتبط من | الأصول |
| ضمان بنكي | مرتبط من | الحسابات |
| الدفعات | مرتبط من | المخزون |
| أمر بطانية | مرتبط من | التصنيع |
| الاتصالات متوسطة | مرتبط من | الاتصالات |
| سند تسليم | مرتبط من | المخزون |
| سائق | مرتبط من | الإعدادات |
| سعر الصنف | مرتبط من | المخزون |
| شهادة الاستقطاع الأدنى | مرتبط من | إقليمي |
| أمر الدفع | مرتبط من | الحسابات |
| قاعدة التسعير | مرتبط من | الحسابات |
| فاتورة المشتريات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر الشراء | مرتبط من | المشتريات |
| سند إستلام | مرتبط من | المخزون |
| طلب الحصول علي عروض أسعار | مرتبط من | المشتريات |
| مركز الرسائل النصية | مرتبط من | المبيعات |
| شحنة | مرتبط من | المخزون |
| حركة المخزون | مرتبط من | المخزون |
| أمر التعاقد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| إيصال التوريد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| عرض أسعار المورد | مرتبط من | المشتريات |
| بطاقة أداء المورد | مرتبط من | المشتريات |
| المورد بطاقة الأداء | مرتبط من | المشتريات |
| القاعدة الضريبية | مرتبط من | الحسابات |
| حدث تدريب | مرتبط من | الموارد البشرية |
| برنامج تدريب | مرتبط من | الموارد البشرية |
| سجل السيارة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| عنوان | يربط إلى | جهات الاتصال |
| حساب بنكي | يربط إلى | الحسابات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| اتصال | يربط إلى | جهات الاتصال |
| الدولة | يربط إلى | جيو |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| اللغة | يربط إلى | النواة |
| نموذج شروط الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| قائمة الأسعار | يربط إلى | المخزون |
| مجموعة الموردين | يربط إلى | الإعدادات |
| تصنيف الضريبة | يربط إلى | الحسابات |
| فئة الاستقطاع الضريبي | يربط إلى | الحسابات |