Buying

← العودة إلى الصفحة الرئيسية

نظرة عامة

فيما يلي شرح وحدة الشراء (Buying) من منظور الأعمال، وبأسلوب عملي يوضح كيف تُستخدم لدعم القرارات والعمليات اليومية داخل المؤسسة عند العمل على دفاتر.

---

أولاً: الغرض التجاري ونطاق وحدة الشراء

وحدة الشراء هي العمود الفقري لإدارة المشتريات في المؤسسة. الغرض الأساسي منها هو تأمين احتياجات الشركة من السلع والخدمات بالجودة المناسبة، وفي الوقت المناسب، وبأفضل تكلفة ممكنة، مع بناء علاقات قوية ومستدامة مع الموردين.

نطاق الوحدة يشمل كل ما يتعلق بدورة الشراء: - من تحديد الاحتياج - إلى طلب عروض الأسعار - إلى اختيار المورد - إلى إصدار أوامر الشراء - إلى تقييم أداء الموردين بشكل مستمر

---

ثانياً: الوظائف التجارية التي تغطيها الوحدة

وحدة الشراء في دفاتر تغطي مجموعة واسعة من الوظائف التجارية المهمة، منها:

1. إدارة الموردين

   • تسجيل الموردين وتنظيم بياناتهم
   • متابعة الموردين النشطين وتاريخ التعامل معهم

2. طلب عروض الأسعار

   • إرسال طلبات أسعار لعدة موردين
   • مقارنة العروض من حيث السعر، الجودة، ومدة التسليم

3. إدارة أوامر الشراء

   • إنشاء أوامر شراء معتمدة وواضحة
   • تحديد الكميات، الأسعار، وتواريخ التسليم
   • ضمان الالتزام بالسياسات الداخلية للمشتريات

4. تقييم أداء الموردين

   • قياس جودة الموردين بناءً على معايير محددة
   • دعم قرارات الاستمرار أو التوقف عن التعامل مع مورد معين

5. حوكمة المشتريات

   • توحيد إجراءات الشراء
   • تقليل المخاطر والأخطاء والاعتماد على الشراء العشوائي

---

ثالثاً: كيف تدعم وحدة الشراء عمليات الأعمال

تدعم وحدة الشراء عمليات الأعمال من خلال:

• تحسين السيطرة على التكاليف
  عبر مقارنة الأسعار واختيار الموردين الأكثر كفاءة.

• ضمان استمرارية التشغيل
  من خلال التخطيط المسبق للمشتريات ومنع نفاد المواد أو الخدمات الحيوية.

• رفع مستوى الشفافية
  حيث تكون جميع خطوات الشراء موثقة وواضحة للإدارة.

• تسريع اتخاذ القرار
  بفضل توفر بيانات الموردين وأدائهم بشكل منظم.

• تقليل الاعتماد على الأفراد
  وتحويل المعرفة إلى نظام واضح يمكن للجميع العمل عليه.

---

رابعاً: الميزات والقدرات الرئيسية من منظور الأعمال

من زاوية الأعمال، تتميز وحدة الشراء في دفاتر بما يلي:

• إعدادات شراء مرنة
  تتيح تحديد سياسات الشراء، طرق الموافقات، وأفضل الممارسات المناسبة لطبيعة النشاط.

• دورة متكاملة لطلب وعرض الأسعار من طلب السعر وحتى اعتماده، مما يضمن عدالة الاختيار.

• إدارة ذكية لأوامر الشراء تضمن أن كل عملية شراء مرتبطة بموافقة واضحة واحتياج حقيقي.

• بطاقات تقييم الموردين (Supplier Scorecard) تساعد الإدارة على:

  • تقييم الالتزام بالمواعيد
  • جودة التوريد
  • الاستجابة والتعاون
  • اتخاذ قرارات مبنية على بيانات فعلية وليس الانطباع الشخصي

• تقارير أعمال جاهزة توضح:

  • حجم الشراء
  • أفضل الموردين
  • أداء الموردين عبر الفترات
  • اتجاهات الإنفاق

---

خامساً: تكامل وحدة الشراء مع عمليات الأعمال الأخرى

تعمل وحدة الشراء بتكامل كامل مع باقي عمليات الأعمال في دفاتر، مثل:

• المخزون حيث يتم الشراء بناءً على الاحتياجات الفعلية ويؤثر مباشرة على توفر المواد.

• المالية إذ ترتبط أوامر الشراء بالميزانيات، الالتزامات المالية، والمدفوعات للموردين.

• التشغيل والإنتاج لضمان توفر المواد والخدمات اللازمة لتنفيذ الأعمال دون توقف.

• الإدارة العليا عبر تقارير وتحليلات تساعد في التخطيط الاستراتيجي وخفض التكاليف.

---

خلاصة

وحدة الشراء (Buying) في دفاتر ليست مجرد أداة لإصدار أوامر شراء، بل هي منظومة متكاملة لإدارة علاقات الموردين، وضبط التكاليف، ودعم استمرارية الأعمال. عند استخدامها بشكل صحيح، تتحول المشتريات من عبء تشغيلي إلى ميزة تنافسية حقيقية للمؤسسة.

اسم الوحدة: Buying

إجمالي أنواع المستندات: 10 إجمالي التقارير: 10 إجمالي الصفحات: 0

أنواع المستندات

• إعدادات الشراء
• أمر الشراء
• طلب الحصول علي عروض أسعار
• المورد
• عرض أسعار المورد
• بطاقة أداء المورد
• معايير بطاقة تقييم الموردين
• المورد بطاقة الأداء
• المورد بطاقة الأداء الدائمة
• مورد بطاقة الأداء المتغير

التقارير

• سجل شراء العناصر بناء على العنصر
• تتبع المشتريات
• تحليلات المشتريات
• تحليل أوامر الشراء
• اتجاهات طلبات الشراء
• العناصر المطلوبة للطلب والاستلام
• ملخص أمر الانتاج الفرعي
• الصنف المتعهد به للاستلام
• المواد الخام المتعاقد عليها التي يجب نقلها
• مقارنة عروض أسعار الموردين