مجموعة الموردين
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند مجموعة الموردين، مع ربطه بسير العمل اليومي واحتياجات الإدارة:
ما هو استخدام نوع المستند "مجموعة الموردين" في عمليات الأعمال؟
مجموعة الموردين تُستخدم لتنظيم الموردين وتصنيفهم في مجموعات واضحة حسب طبيعة التعامل التجاري معهم.
بدلاً من التعامل مع كل مورد بشكل منفصل، تتيح لك مجموعة الموردين إدارة الموردين بشكل جماعي، مما يسهل:
- تحليل المشتريات حسب نوع المورد
- وضع سياسات شراء مختلفة لكل فئة
- إعداد تقارير إدارية أكثر وضوحاً
- التحكم في شروط التعامل (مثل الدفع أو التقييم)
ببساطة، هي أداة تنظيمية تساعد الإدارة على رؤية الموردين من منظور تجاري وليس فردي فقط.
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدامه
قبل البدء باستخدام مجموعة الموردين، يُفضل التأكد من:
- وجود هيكل واضح لتصنيف الموردين (محليين، دوليين، خدمات، مواد خام، مقاولين…)
- الاتفاق داخلياً على أسماء المجموعات لتكون مفهومة لجميع المستخدمين
- تحديد من المسؤول عن إنشاء وإدارة هذه المجموعات
- فهم كيف ستُستخدم هذه المجموعات في التقارير واتخاذ القرار
هذا الإعداد المسبق يضمن أن تكون مجموعة الموردين أداة فعالة وليست مجرد تصنيف شكلي.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
السير المعتاد لاستخدام مجموعة الموردين يكون كالتالي:
- تقوم الإدارة أو فريق المشتريات بإنشاء مجموعة الموردين (مثل: موردو مواد خام).
- عند إضافة مورد جديد، يتم ربطه بالمجموعة المناسبة.
- تبدأ عمليات الشراء والفواتير والتعاملات اليومية باستخدام الموردين المصنفين.
- يمكن لاحقاً:
- مراجعة أداء الموردين حسب المجموعة
- مقارنة حجم الإنفاق بين المجموعات
- اتخاذ قرارات استراتيجية (توسيع موردين محليين مثلاً)
بهذا الشكل، تصبح مجموعة الموردين جزءاً أساسياً من دورة الشراء والإدارة.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون نوع المستند هذا ضرورياً فيها
يكون استخدام مجموعة الموردين مهماً جداً في الحالات التالية:
- الشركات التي تتعامل مع عدد كبير من الموردين
- المؤسسات التي تفرق بين موردين محليين ودوليين
- الأنشطة التي تشتري أنواع مختلفة من المواد أو الخدمات
- الشركات التي تحتاج إلى تقارير دقيقة عن الإنفاق حسب نوع المورد
- المنظمات التي تضع سياسات تفاوض أو تقييم مختلفة لكل فئة موردين
في هذه السيناريوهات، غياب مجموعة الموردين يؤدي إلى فوضى في البيانات وصعوبة في التحليل.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام مجموعة الموردين، انتبه للنقاط التالية:
- لا تُنشئ مجموعات كثيرة بلا داعٍ، اجعلها عملية وواضحة
- راجع المجموعات بشكل دوري للتأكد من أنها ما زالت مناسبة لنشاط الشركة
- احرص على إدراج كل مورد ضمن مجموعة صحيحة منذ البداية
- استخدم أسماء تعكس الواقع التجاري وليس المصطلحات الداخلية فقط
- تذكر أن جودة التقارير تعتمد على دقة تصنيف الموردين
خلاصة
مجموعة الموردين ليست مجرد إعداد، بل هي أساس لتنظيم المشتريات، تحسين التقارير، ودعم القرارات الإدارية. استخدامها بشكل صحيح يساعد الشركة على فهم شبكة الموردين وإدارتها بفعالية أعلى.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الإعدادات
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| suppliergroupname | اسم مجموعة الموردين | البيانات | ✓ | - | اسم تصنيفي لتجميع الموردين لأغراض التقارير والمحاسبة |
| parentsuppliergroup | مجموعة الموردين الأصلية | رابط | مجموعة الموردين | المجموعة الأعلى التي يندرج تحتها هذا التصنيف | |
| is_group | مجموعة | التحقق من | - | يحدد ما إذا كان التصنيف مجموعة تنظيمية فقط | |
| payment_terms | نموذج شروط الدفع | رابط | نموذج شروط الدفع | شروط السداد الافتراضية المطبقة على موردي هذه المجموعة | |
| accounts | الحسابات | جدول | Party Account | الحسابات المحاسبية المرتبطة بالمجموعة عبر شركات دفاتر | |
| lft | يسار (LFT) | الباحث | - | قيمة تقنية لتنظيم شجرة المجموعات في دفاتر | |
| rgt | يمين (RGT) | الباحث | - | قيمة تقنية مكملة لتنظيم هيكل مجموعات الموردين | |
| old_parent | الحساب الأب السابق | رابط | مجموعة الموردين | المجموعة السابقة قبل تعديل الهيكل التنظيمي |
الجداول الفرعية
الحسابات (حساب طرف)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة للحساب ضمن دفاتر |
| account | الافتراضي حساب | رابط | حساب | الحساب الافتراضي لتسجيل معاملات الطرف | |
| advance_account | حساب السلف او المبالغ المقدمة | رابط | حساب | حساب السلف لتسجيل الدفعات المقدمة للطرف |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Purchase User | ✓ | |||||
| Purchase Manager | ✓ | |||||
| Purchase Master Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Accounts User | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| إعدادات الشراء | مرتبط من | المشتريات |
| استيراد فاتورة المورد | مرتبط من | إقليمي |
| قاعدة التسعير | مرتبط من | الحسابات |
| فاتورة المشتريات | مرتبط من | الحسابات |
| المورد | مرتبط من | المشتريات |
| القاعدة الضريبية | مرتبط من | الحسابات |
| نموذج شروط الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| مجموعة الموردين | يربط إلى | الإعدادات |