اتصال

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند اتصال، مع توضيح دوره في العمليات اليومية وكيفية الاستفادة منه بشكل فعّال داخل دفاتر.

ما هو استخدام نوع المستند "اتصال" في عمليات الأعمال؟

نوع المستند اتصال يُستخدم لتسجيل وإدارة بيانات الأشخاص الذين تتعامل معهم الشركة، مثل: - العملاء - الموردين - الشركاء - جهات الاتصال الداخلية أو الخارجية

الهدف الأساسي من اتصال هو أن يكون لديك سجل واضح وموحّد لكل شخص يتم التواصل معه، يشمل بياناته الأساسية ووسائل التواصل، بحيث تكون المعلومات متاحة لجميع الفرق عند الحاجة.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "اتصال"

قبل البدء باستخدام اتصال، يفضّل التأكد من التالي: - تحديد أنواع الأطراف التي تتعامل معها الشركة (عملاء، موردين، شركاء…). - وجود هيكل واضح للشركة (الأقسام أو الفرق) لتسهيل ربط جهات الاتصال بالمسؤولين المناسبين. - الاتفاق داخلياً على طريقة إدخال البيانات (مثل تنسيق أرقام الهواتف أو البريد الإلكتروني) لضمان جودة المعلومات.

هذه الخطوات تساعد على الحفاظ على بيانات منظمة وسهلة الاستخدام لاحقاً.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

إضافة اتصال جديد
عند بدء التعامل مع شخص جديد، يتم إنشاء سجل اتصال يتضمن اسمه، دوره، ووسائل التواصل معه.
ربط الاتصال بالأعمال اليومية
يتم استخدام بيانات اتصال أثناء:
- التواصل مع العملاء بخصوص العروض أو الطلبات
- التنسيق مع الموردين
- المتابعة مع الشركاء أو الجهات الخارجية
التحديث المستمر
مع تغير وظيفة الشخص أو بياناته، يتم تحديث سجل اتصال ليبقى دائماً محدثاً.
الرجوع للمعلومات عند الحاجة
أي موظف مخوّل يمكنه الرجوع إلى اتصال لمعرفة من هو الشخص المناسب للتواصل وفي أي موضوع.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "اتصال" ضرورياً

إدارة علاقات العملاء: معرفة الشخص المسؤول لدى العميل والتواصل معه بسرعة.
التعامل مع الموردين: تحديد جهة الاتصال الصحيحة لتأكيد الطلبات أو حل المشكلات.
المبيعات والمتابعة: تسجيل أكثر من شخص لدى نفس العميل (مدير، محاسب، مسؤول مشتريات).
خدمة العملاء والدعم: ضمان التواصل مع الشخص المناسب لتسريع الحلول.
التنسيق الداخلي والخارجي: توضيح من هو المسؤول عن كل تواصل.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

احرص على إدخال بيانات دقيقة ومكتملة في اتصال لتجنب الارتباك لاحقاً.
لا تكرر إنشاء نفس الشخص أكثر من مرة؛ ابحث أولاً قبل الإضافة.
حدّث بيانات اتصال بانتظام، خاصة عند تغيير الوظائف أو أرقام التواصل.
استخدم اتصال كمرجع أساسي للتواصل، وليس كدفتر ملاحظات شخصي.

باختصار، اتصال هو حجر الأساس لتنظيم العلاقات والتواصل داخل الأعمال. استخدامه بشكل صحيح يساعد الفرق على العمل بسلاسة، يقلل الأخطاء، ويعزز الاحترافية في التعامل مع جميع الأطراف.

المعلومات الأساسية

الوحدة: جهات الاتصال
نوع المستند: إعدادات

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	الخيارات	الوصف
first_name	الاسم الأول	البيانات	-	الاسم الأول لجهة الاتصال لاستخدامه في المراسلات
middle_name	الاسم الأوسط	البيانات	-	الاسم الأوسط لتمييز جهة الاتصال عند الحاجة
last_name	اسم العائلة	البيانات	-	اسم العائلة لجهة الاتصال لأغراض التعريف الرسمية
full_name	الأسم الكامل	البيانات	-	الاسم الكامل كما يظهر في دفاتر والتقارير
email_id	البريد الإلكتروني	البيانات	Email	البريد الإلكتروني الأساسي للتواصل المهني
user	هوية المستخدم	رابط	مستخدم	ربط جهة الاتصال بمستخدم داخل دفاتر
address	عنوان	رابط	عنوان	العنوان المرتبط بجهة الاتصال لأغراض المراسلة
syncwithgoogle_contacts	مزامنة مع جهات اتصال Google	التحقق من	-	تفعيل المزامنة مع جهات اتصال Google
status	الحالة	حدد	غير فعال, مفتوحة, رد	حالة التفاعل الحالية مع جهة الاتصال
salutation	اللقب	رابط	اللقب	اللقب المستخدم في المخاطبات الرسمية
designation	المسمي الوظيفي	البيانات	-	المسمى الوظيفي لجهة الاتصال داخل الشركة
gender	النوع	رابط	النوع	تحديد الجنس لأغراض تنظيم البيانات
phone	الهاتف	البيانات	Phone	رقم الهاتف الثابت لجهة الاتصال
mobile_no	رقم الجوال	البيانات	Phone	رقم الهاتف المحمول للتواصل السريع
company_name	اسم الشركة	البيانات	-	اسم الشركة التي تمثلها جهة الاتصال
image	صورة	إرفاق صورة	-	صورة جهة الاتصال للتعريف البصري
google_contacts	Google Contacts	رابط	Google Contacts	الربط بسجل جهة الاتصال في Google
googlecontactsid	معرف جهات اتصال Google	البيانات	-	المعرف الفريد لجهة الاتصال في Google
pulledfromgoogle_contacts	سحبت من اتصالات جوجل	التحقق من	-	تحديد ما إذا تم الاستيراد من Google
email_ids	البريد الإلكتروني معرفات	جدول	Contact Email	قائمة بعناوين البريد الإلكتروني المرتبطة
phone_nos	ارقام التواصل	جدول	Contact Phone	قائمة بأرقام الاتصال المختلفة
links	الروابط	جدول	Dynamic Link	ربط جهة الاتصال بسجلات أعمال أخرى
isprimarycontact	هو جهة الاتصال الرئيسية	التحقق من	-	تحديد جهة الاتصال الرئيسية للحساب
isbillingcontact	Is Billing Contact	التحقق من	-	تحديد جهة الاتصال الخاصة بالفوترة
department	القسم	البيانات	-	القسم الذي تنتمي إليه جهة الاتصال
unsubscribed	إلغاء اشتراكك	التحقق من	-	تحديد إلغاء الاشتراك من الرسائل

الجداول الفرعية

البريد الإلكتروني معرفات (عنوان البريد الإلكتروني)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
email_id	عنوان الايميل	البيانات	✓	Email	عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال للتواصل والأشعارات
is_primary	اساسى	التحقق من		-	تحديد البريد الإلكتروني الرئيسي للاستخدام الافتراضي

ارقام التواصل (هاتف الاتصال)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
phone	رقم	البيانات	✓	Phone	رقم هاتف جهة الاتصال للتواصل والمتابعة التجارية.
isprimaryphone	هو الهاتف الأساسي	التحقق من		-	تحديد رقم الهاتف الأساسي للاستخدام الرسمي في الأعمال.
isprimarymobile_no	هو المحمول الأساسي	التحقق من		-	تحديد رقم الجوال الأساسي للتواصل السريع مع العميل.

الروابط (الارتباط الحيوي)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
link_doctype	رابط نوع الوثيقة	رابط	✓	نوع الوثيقة	نوع المستند المرتبط لتحديد مصدر البيانات في دفاتر
link_name	اسم الرابط	الارتباط الحيوي	✓	link_doctype	اسم السجل المرتبط ديناميكياً وفق نوع المستند المحدد
link_title	عنوان الرابط	للقراءة فقط		-	عنوان السجل المرتبط للعرض فقط دون تعديل

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف
System Manager	✓	✓	✓	✓
Purchase Master Manager	✓	✓	✓	✓
Maintenance User	✓	✓	✓
All	✓	✓	✓	✓
Sales User	✓	✓	✓
Sales Manager	✓	✓	✓
Maintenance Manager	✓	✓	✓
Accounts Manager	✓	✓	✓
Sales Master Manager	✓	✓	✓	✓
Accounts User	✓	✓	✓
Purchase User	✓	✓	✓
Purchase Manager	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
العميل	مرتبط من	المبيعات
سند تسليم	مرتبط من	المخزون
إنذار بالدفع	مرتبط من	الحسابات
ملاحظة التثبيت	مرتبط من	المبيعات
تعيين إلى مسؤول	مرتبط من	الدعم
جدول الصيانة	مرتبط من	الصيانة
زيارة صيانة	مرتبط من	الصيانة
فرصة	مرتبط من	إدارة علاقات العملاء
فاتورة نقاط البيع	مرتبط من	الحسابات
سندات الدفع	مرتبط من	الحسابات
فاتورة المشتريات	مرتبط من	الحسابات
أمر الشراء	مرتبط من	المشتريات
سند إستلام	مرتبط من	المخزون
عرض سعر	مرتبط من	المبيعات
فاتورة مبيعات	مرتبط من	الحسابات
أمر مبيعات	مرتبط من	المبيعات
شحنة	مرتبط من	المخزون
أمر التعاقد من الباطن	مرتبط من	التعاقد الفرعي
إيصال التوريد من الباطن	مرتبط من	التعاقد الفرعي
المورد	مرتبط من	المشتريات
عرض أسعار المورد	مرتبط من	المشتريات
مطالبة بالضمان	مرتبط من	الدعم
عنوان	يربط إلى	جهات الاتصال
النوع	يربط إلى	جهات الاتصال
Google Contacts	يربط إلى	التكاملات
اللقب	يربط إلى	جهات الاتصال
مستخدم	يربط إلى	النواة