شحنة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند شحنة، مع توضيح دوره في إدارة العمليات اليومية داخل المؤسسة.
ما هو استخدام نوع المستند "شحنة" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم مستند شحنة لتنظيم وتوثيق عملية إرسال البضائع فعلياً من موقع إلى جهة أخرى، سواء كانت:
- عميل
- فرع آخر
- مستودع خارجي
- شركة شحن
ببساطة، شحنة هو المستند الذي يربط بين الطلبات والمخزون وواقع النقل على الأرض، ويعطي رؤية واضحة عن: - ماذا تم شحنه - متى تم شحنه - كيف تم شحنه - وإلى أين
وهو عنصر أساسي لضمان أن ما تم بيعه أو نقله قد خرج فعلياً من المخزون وتم تسليمه للطرف المناسب.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "شحنة"
قبل البدء باستخدام مستند شحنة بشكل فعّال، يجب توفر ما يلي:
- وجود منتجات أو أصناف معرفة وجاهزة للبيع أو النقل
- توفر مخزون كافٍ في المستودعات
- تسجيل العملاء أو الفروع أو الجهات المستقبِلة
- تحديد طرق الشحن المعتمدة (شركة شحن، نقل داخلي، تسليم مباشر)
- وضوح سياسات التسليم (جزئي أو كامل، فوري أو مجدول)
هذه المتطلبات تضمن أن عملية الشحن تتم بسلاسة وبدون تعارضات تشغيلية.
سير العمل النموذجي لمستند "شحنة"
عادةً يتكامل مستند شحنة مع سير العمل اليومي على النحو التالي:
نشوء حاجة للشحن
- طلب بيع
- نقل مخزون بين المواقع
- تجهيز طلب عميل
إنشاء مستند شحنة
يتم تحديد:- الجهة المستقبِلة
- الأصناف والكميات
- تاريخ الشحن
- وسيلة النقل
تجهيز البضائع
يتم التأكد من:- توفر الكميات
- التغليف
- الجاهزية للإرسال
تنفيذ الشحن
خروج البضائع فعلياً من الموقع وتسجيل ذلك في مستند شحنة.المتابعة والتأكيد
يمكن استخدام المستند لمتابعة حالة الشحن والتأكد من إتمام التسليم.
بهذا الشكل، تصبح شحنة حلقة الوصل بين التخطيط والتنفيذ.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "شحنة"
يكون مستند شحنة ضرورياً في العديد من الحالات، أهمها:
تسليم طلبات العملاء
عند بيع منتجات تحتاج إلى شحن، لا يمكن الاكتفاء بالفاتورة فقط، بل يجب توثيق عملية الإرسال.النقل بين المستودعات أو الفروع
عند إعادة توزيع المخزون داخلياً.التعامل مع شركات الشحن
لتتبع ما تم تسليمه لشركة الشحن ومتى.الشحن الجزئي
عندما لا تتوفر كل الكميات دفعة واحدة ويتم الشحن على مراحل.تحسين خدمة العملاء
من خلال معرفة حالة الشحنة والرد على استفسارات العملاء بدقة.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند العمل على مستند شحنة، يُنصح بمراعاة ما يلي:
- التأكد من تطابق الكميات المشحونة مع الواقع الفعلي
- تسجيل الشحنة في الوقت الصحيح لتفادي اختلافات المخزون
- استخدام وصف واضح للشحنة لتسهيل المتابعة لاحقاً
- عدم اعتبار الطلب أو البيع مكتملًا قبل تسجيل الشحنة
- التنسيق الجيد بين فرق المبيعات والمخازن والتوصيل
خلاصة
مستند شحنة هو أداة عمل أساسية لضبط حركة البضائع خارج المؤسسة. استخدامه بشكل منظم يساعد على: - تقليل الأخطاء - تحسين رضا العملاء - وضوح حركة المخزون - دعم القرارات التشغيلية
وهو جزء لا غنى عنه في أي عمل يعتمد على بيع أو نقل المنتجات بشكل فعلي.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المخزون
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| headingpickupfrom | Pickup from | الترويسة | - | عنوان يوضح قسم بيانات الاستلام للشحنة | |
| pickupfromtype | Pickup from | حدد | الشركة, العميل, المورد | تحديد نوع جهة الاستلام شركة أو عميل أو مورد | |
| pickup_company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة التي سيتم استلام الشحنة منها | |
| pickup_customer | العميل | رابط | العميل | العميل الذي سيتم استلام الشحنة منه | |
| pickup_supplier | المورد | رابط | المورد | المورد الذي سيتم استلام الشحنة منه | |
| pickup | Pickup From | البيانات | - | اسم أو وصف موقع الاستلام | |
| pickupaddressname | عنوان | رابط | ✓ | عنوان | عنوان الاستلام المسجل في دفاتر |
| pickup_address | pickup_address | نص صغير | - | تفاصيل عنوان الاستلام النصية | |
| pickupcontactperson | Pickup Contact Person | رابط | مستخدم | مستخدم دفاتر المسؤول عن الاستلام | |
| pickupcontactname | اتصال | رابط | اتصال | جهة الاتصال المسجلة لموقع الاستلام | |
| pickupcontactemail | عنوان البريد الإلكتروني | البيانات | - | البريد الإلكتروني لجهة اتصال الاستلام | |
| pickup_contact | pickup_contact | نص صغير | - | تفاصيل إضافية لجهة اتصال الاستلام | |
| headingdeliveryto | Delivery to | الترويسة | - | عنوان يوضح قسم بيانات التسليم | |
| deliverytotype | Delivery to | حدد | الشركة, العميل, المورد | تحديد نوع جهة التسليم شركة أو عميل أو مورد | |
| delivery_company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة التي سيتم تسليم الشحنة إليها | |
| delivery_customer | العميل | رابط | العميل | العميل الذي سيتم تسليم الشحنة إليه | |
| delivery_supplier | المورد | رابط | المورد | المورد الذي سيتم تسليم الشحنة إليه | |
| delivery_to | التسليم إلى | البيانات | - | اسم أو وصف موقع التسليم | |
| deliveryaddressname | عنوان | رابط | ✓ | عنوان | عنوان التسليم المسجل في دفاتر |
| delivery_address | delivery_address | نص صغير | - | تفاصيل عنوان التسليم النصية | |
| deliverycontactname | اتصال | رابط | اتصال | جهة الاتصال المسجلة لموقع التسليم | |
| deliverycontactemail | عنوان البريد الإلكتروني | البيانات | - | البريد الإلكتروني لجهة اتصال التسليم | |
| delivery_contact | delivery_contact | نص صغير | - | تفاصيل إضافية لجهة اتصال التسليم | |
| shipment_parcel | Shipment Parcel | جدول | Shipment Parcel | قائمة الطرود المرتبطة بهذه الشحنة | |
| parcel_template | Parcel Template | رابط | نموذج طرد الشحنة | قالب جاهز لتعبئة بيانات الطرود | |
| add_template | Add Template | زر | - | إضافة الطرود من القالب المحدد | |
| total_weight | Total Weight (kg) | رقم عشري | - | إجمالي وزن الشحنة بالكيلوجرام | |
| shipmentdeliverynote | Shipment Delivery Note | جدول | Shipment Delivery Note | مذكرات التسليم المرتبطة بالشحنة | |
| pallets | Pallets | حدد | لا, نعم | تحديد ما إذا كانت الشحنة على منصات | |
| valueofgoods | Value of Goods | العملة | ✓ | - | القيمة المالية الإجمالية للبضائع |
| pickup_date | Pickup Date | التاريخ | ✓ | - | تاريخ استلام الشحنة |
| pickup_from | Pickup from | زمن | ✓ | - | وقت بدء نافذة الاستلام |
| pickup_to | Pickup to | زمن | ✓ | - | وقت نهاية نافذة الاستلام |
| shipment_type | Shipment Type | حدد | Goods, Documents | نوع الشحنة بضائع أو مستندات | |
| pickup_type | Pickup Type | حدد | Pickup, Self delivery | طريقة الاستلام من الناقل أو تسليم ذاتي | |
| incoterm | شرط التسليم | رابط | شرط التسليم | شروط التجارة الدولية المعتمدة للشحنة | |
| descriptionofcontent | Description of Content | نص صغير | ✓ | - | وصف مختصر لمحتوى الشحنة |
| service_provider | Service Provider | البيانات | - | مزود خدمة الشحن أو النقل | |
| shipment_id | Shipment ID | البيانات | - | المعرف المرجعي للشحنة لدى المزود | |
| shipment_amount | Shipment Amount | العملة | - | تكلفة الشحن المتفق عليها | |
| status | الحالة | حدد | مسودة, معتمد, حجز, تم إلغاؤه, أكتمل | الحالة الحالية لدورة حياة الشحنة | |
| tracking_url | Tracking URL | نص صغير | - | رابط تتبع الشحنة لدى الناقل | |
| carrier | Carrier | البيانات | - | اسم شركة النقل أو الناقل | |
| carrier_service | Carrier Service | البيانات | - | الخدمة المقدمة من شركة النقل | |
| awb_number | AWB Number | البيانات | - | رقم بوليصة الشحن الجوي | |
| tracking_status | Tracking Status | حدد | في تَقَدم, تسليم, تم إرجاعه, مفقود | الحالة الحالية لتتبع الشحنة | |
| trackingstatusinfo | Tracking Status Info | البيانات | - | معلومات إضافية عن حالة التتبع | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | شحنة | الشحنة الأصلية التي تم التعديل منها |
الجداول الفرعية
Shipment Parcel (Shipment Parcel)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| length | Length (cm) | الباحث | - | طول الطرد بالسنتيمتر لتحديد الحجم والتسعير | |
| width | Width (cm) | الباحث | - | عرض الطرد بالسنتيمتر لتقدير المساحة ومتطلبات الشحن | |
| height | Height (cm) | الباحث | - | ارتفاع الطرد بالسنتيمتر لحساب الحجم وتوافق النقل | |
| weight | Weight (kg) | رقم عشري | ✓ | - | وزن الطرد بالكيلوجرام لحساب تكلفة الشحن والمناولة |
| count | العدد | الباحث | ✓ | - | عدد الطرود في الشحنة لأغراض التتبع والفوترة |
Shipment Delivery Note (Shipment Delivery Note)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| delivery_note | سند تسليم | رابط | ✓ | سند تسليم | مرجع إذن التسليم المرتبط بالشحنة في دفاتر |
| grand_total | القيمة | العملة | - | إجمالي قيمة الشحنة المستلمة حسب إذن التسليم |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Stock Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| عنوان | يربط إلى | جهات الاتصال |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| اتصال | يربط إلى | جهات الاتصال |
| العميل | يربط إلى | المبيعات |
| شرط التسليم | يربط إلى | الإعدادات |
| شحنة | يربط إلى | المخزون |
| نموذج طرد الشحنة | يربط إلى | المخزون |
| المورد | يربط إلى | المشتريات |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |