عنوان المستند
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند عنوان المستند، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل الشركات:
ما هو استخدام نوع المستند "عنوان المستند" في عمليات الأعمال؟
عنوان المستند يمثل الهوية الرسمية المطبوعة لشركتك.
هو القالب الذي يظهر في أعلى المستندات الرسمية مثل:
- عروض الأسعار
- الفواتير
- أوامر البيع والشراء
- المراسلات الرسمية
- التقارير المطبوعة
من خلال عنوان المستند يتم توحيد شكل المستندات وإظهار: - اسم الشركة - الشعار - العنوان - بيانات التواصل - أي عبارات رسمية أو قانونية
هذا يعزز الاحترافية، ويقوي العلامة التجارية، ويعطي ثقة أكبر للعملاء والجهات الخارجية.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام عنوان المستند
قبل البدء باستخدام عنوان المستند، يفضل التأكد من التالي:
- توفر البيانات الرسمية للشركة (الاسم التجاري، العنوان، الهاتف، البريد الإلكتروني)
- وجود شعار الشركة بجودة مناسبة للطباعة
- تحديد اللغة المستخدمة في المستندات (عربية، إنجليزية، أو ثنائية)
- وضوح السياسة المؤسسية حول شكل المراسلات الرسمية
هذه الخطوات تضمن أن عنوان المستند يعكس صورة الشركة بشكل صحيح ومتسق.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
إنشاء عنوان المستند
- يتم إعداد عنوان المستند مرة واحدة أو عدة مرات حسب الحاجة (مثلاً لكل فرع أو علامة تجارية).
اعتماد عنوان المستند
- يتم مراجعته من الإدارة أو فريق الهوية المؤسسية للتأكد من دقته.
ربطه بالمستندات
- عند إنشاء أي مستند رسمي (فاتورة، عرض سعر، خطاب)، يتم اختيار عنوان المستند المناسب.
الاستخدام اليومي
- يظهر العنوان تلقائياً في الطباعة أو التصدير، مما يوفر وقت الموظفين ويمنع الأخطاء.
بهذا الشكل، يصبح عنوان المستند جزءاً أساسياً من دورة العمل اليومية دون الحاجة لإعادة إدخال البيانات.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها عنوان المستند ضرورياً
الشركات متعددة الفروع
- استخدام عنوان مستند مختلف لكل فرع بعنوانه ومعلوماته الخاصة.
الشركات التي تتعامل مع جهات رسمية
- ضمان أن كل مستند يحمل الصيغة القانونية الصحيحة.
العلامات التجارية المتعددة
- فصل الهوية البصرية لكل نشاط أو علامة تجارية.
العمل مع عملاء دوليين
- إعداد عناوين مستند بلغات مختلفة حسب السوق.
التدقيق والمراجعة
- تسهيل التعرف على مصدر المستند أثناء المراجعات المالية أو القانونية.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- اختر عنوان المستند الصحيح قبل طباعة أو إرسال أي مستند.
- تجنب التعديل المتكرر على عنوان المستند بعد اعتماده، حتى لا تتغير المستندات التاريخية.
- تأكد من تحديث العنوان عند تغيير بيانات الشركة (انتقال مقر، تغيير رقم هاتف، إلخ).
- لا تفرط في المعلومات داخل العنوان، البساطة تعطي مظهراً أكثر احترافية.
- استخدم عنوان مستند واحد كافتراضي لتقليل الأخطاء التشغيلية.
باختصار، عنوان المستند ليس مجرد شكل جمالي، بل أداة أعمال مهمة تعكس هوية شركتك، وتنظم مستنداتك، وتدعم احترافية التعامل مع العملاء والشركاء.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: طبع
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| letterheadname | اسم ترئيس الرسالة | البيانات | ✓ | - | اسم يميز ترويسة الخطابات الرسمية في دفاتر |
| source | رسالة رئيس بناء على | حدد | صورة, HTML | طريقة إنشاء الترويسة: صورة أو محتوى HTML | |
| footer_source | Footer Based On | حدد | صورة, HTML | طريقة إنشاء تذييل الصفحة: صورة أو محتوى HTML | |
| disabled | معطل | التحقق من | - | تعطيل استخدام هذه الترويسة في مستندات دفاتر | |
| is_default | رأس الرسالة الأفتراضي | التحقق من | - | تعيين هذه الترويسة كافتراضية لجميع المستندات | |
| image | صورة | إرفاق صورة | - | صورة الترويسة المستخدمة في الخطابات الرسمية | |
| image_height | Image Height | رقم عشري | - | ارتفاع صورة الترويسة في الطباعة | |
| image_width | Image Width | رقم عشري | - | عرض صورة الترويسة في الطباعة | |
| align | Align | حدد | يسار, يمين, مركز | محاذاة الترويسة داخل الصفحة | |
| content | رأس HTML | محرر HTML | - | محتوى HTML لترويسة الخطاب | |
| footer | تذييل HTML | محرر HTML | - | محتوى HTML لتذييل الصفحة | |
| footer_image | صورة | إرفاق صورة | - | صورة التذييل المستخدمة في المستندات | |
| footerimageheight | Image Height | رقم عشري | - | ارتفاع صورة التذييل في الطباعة | |
| footerimagewidth | Image Width | رقم عشري | - | عرض صورة التذييل في الطباعة | |
| footer_align | Align | حدد | يسار, يمين, مركز | محاذاة صورة التذييل داخل الصفحة | |
| header_script | Header Script | رمز | Javascript | كود برمجي مخصص لترويسة الخطاب | |
| footer_script | Footer Script | رمز | Javascript | كود برمجي مخصص لتذييل الصفحة | |
| instructions | تعليمات | HTML | - | إرشادات استخدام وتصميم الترويسة والتذييل |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Desk User | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الشركة | مرتبط من | الإعدادات |
| سند تسليم | مرتبط من | المخزون |
| إنذار بالدفع | مرتبط من | الحسابات |
| عرض عمل | مرتبط من | الموارد البشرية |
| قيد محاسبي | مرتبط من | الحسابات |
| طلب اجازة | مرتبط من | الموارد البشرية |
| طلب مواد | مرتبط من | المخزون |
| فاتورة نقاط البيع | مرتبط من | الحسابات |
| الملف الشخصي لنقطة البيع | مرتبط من | الحسابات |
| قائمة بمحتويات الشحنة | مرتبط من | المخزون |
| سندات الدفع | مرتبط من | الحسابات |
| بيان العملية للحسابات | مرتبط من | الحسابات |
| فاتورة المشتريات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر الشراء | مرتبط من | المشتريات |
| سند إستلام | مرتبط من | المخزون |
| تفتيش على الجودة | مرتبط من | المخزون |
| عرض سعر | مرتبط من | المبيعات |
| تقرير | مرتبط من | النواة |
| طلب الحصول علي عروض أسعار | مرتبط من | المشتريات |
| قسيمة راتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| هيكل الراتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| فاتورة مبيعات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر مبيعات | مرتبط من | المبيعات |
| حركة المخزون | مرتبط من | المخزون |
| أمر التعاقد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| إيصال التوريد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| عرض أسعار المورد | مرتبط من | المشتريات |