طلب مواد
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند طلب مواد، مع ربطه بسير العمل اليومي داخل الشركة.
ما هو استخدام نوع المستند "طلب مواد" في عمليات الأعمال؟
طلب مواد هو مستند يُستخدم لطلب مواد أو أصناف تحتاجها الشركة، سواء للإنتاج، أو للتشغيل اليومي، أو للمشاريع، أو لإعادة تعبئة المخزون.
هو نقطة البداية الرسمية التي تعبّر عن حاجة فعلية داخل العمل، قبل تنفيذ أي إجراء مثل الشراء أو النقل من المخازن.
بعبارة بسيطة:
👉 عندما يحتاج قسم ما إلى مواد، فإنه لا يتحرك بشكل عشوائي، بل يبدأ بإنشاء طلب مواد.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام طلب مواد
قبل البدء باستخدام طلب مواد بفعالية، يجب توفر بعض الأساسيات في النظام:
- تعريف الأصناف التي تتعامل معها الشركة (مواد خام، قطع غيار، منتجات، مستلزمات مكتبية…)
- وجود مخازن معرّفة (مخزن رئيسي، مخزن إنتاج، مخزن مشروع…)
- تحديد سياسات واضحة:
- من يحق له طلب المواد؟
- هل الطلب يحتاج موافقة؟
- هل الطلب يؤدي إلى شراء أم سحب من المخزون؟
- ربط طلب المواد بعمليات لاحقة مثل الشراء أو الإنتاج أو المشاريع
هذه الإعدادات تضمن أن طلب المواد يعكس احتياجاً حقيقياً ويخدم القرار الإداري.
سير العمل النموذجي لطلب مواد
سير العمل المعتاد يكون كالتالي:
ظهور الحاجة
- قسم الإنتاج، الصيانة، المبيعات، أو أي قسم آخر يكتشف حاجة لمواد معينة.
إنشاء طلب مواد
- المستخدم ينشئ مستند طلب مواد ويحدد:
- المواد المطلوبة
- الكميات
- سبب الطلب (إنتاج، صيانة، مشروع، إعادة تخزين…)
- المستخدم ينشئ مستند طلب مواد ويحدد:
المراجعة والموافقة
- في كثير من الشركات، يتم مراجعة الطلب من المسؤول أو المدير للتأكد من ضرورته.
تنفيذ الطلب
- حسب نوع الطلب:
- إما يتم الشراء من مورد
- أو سحب المواد من المخزون
- أو تحويلها من مخزن إلى آخر
- حسب نوع الطلب:
إغلاق الطلب
- بعد توفير المواد، يُعتبر طلب المواد قد أدى غرضه وتمت الاستجابة للاحتياج.
بهذا الشكل، يكون طلب مواد حلقة وصل بين الاحتياج والتنفيذ.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام طلب مواد
يكون طلب مواد ضرورياً في العديد من الحالات، منها:
- الإنتاج
- طلب مواد خام لتصنيع منتجات.
- الصيانة
- طلب قطع غيار لإصلاح آلات أو تجهيزات.
- المشاريع
- طلب مواد خاصة بمشروع معين ومتابعتها بشكل منفصل.
- إعادة تعبئة المخزون
- عندما ينخفض مخزون صنف عن الحد المطلوب.
- الاستخدام التشغيلي
- طلب مستلزمات مكتبية أو مواد استهلاكية للأقسام.
في جميع هذه الحالات، يساعد طلب مواد على ضبط الصرف والشراء ومنع الفوضى.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام طلب مواد، انتبه للنقاط التالية:
- ✅ اطلب فقط ما تحتاجه فعلياً لتجنب تكدس المخزون
- ✅ حدّد الغرض بوضوح (إنتاج، مشروع، صيانة…) ليسهل اتخاذ القرار
- ✅ راقب التواريخ المطلوبة لتفادي تأخير العمل
- ✅ استخدم طلب مواد كأداة تخطيط، وليس مجرد نموذج إدخال
- ✅ تأكد من متابعة الطلب حتى يتم تنفيذه فعلياً
استخدام طلب مواد بشكل منظم يساعد الإدارة على:
- التحكم في التكاليف
- تحسين التخطيط
- رفع كفاءة المخزون
- دعم اتخاذ القرار المبني على احتياج حقيقي
الخلاصة
طلب مواد هو حجر الأساس في إدارة المواد داخل دفاتر.
هو أداة تنظيمية تعكس احتياجات العمل، وتربط الأقسام المختلفة بسير عمل واضح ومنضبط، مما يجعل العمليات أكثر كفاءة وشفافية.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المخزون
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | MAT-MR-.YYYY.- | سلسلة ترقيم تلقائي لطلبات المواد حسب سياسة دفاتر |
| title | العنوان | البيانات | - | عنوان مختصر يوضح الغرض التجاري لطلب المواد | |
| materialrequesttype | الغرض | حدد | ✓ | الشراء, نقل المواد, صرف مواد, صناعة, العملاء ال... | تحديد هدف الطلب مثل شراء أو نقل أو تصنيع |
| customer | العميل | رابط | العميل | العميل المرتبط بطلب المواد عند التوريد للعميل | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة للطلب ضمن دفاتر |
| transaction_date | تاريخ المعاملة | التاريخ | ✓ | - | تاريخ إنشاء طلب المواد للأغراض المحاسبية |
| schedule_date | مطلوبة فى المخزون قبل تاريخ | التاريخ | - | التاريخ المطلوب لتوفير المواد أو تنفيذ الطلب | |
| buyingpricelist | قائمة الأسعار | رابط | قائمة الأسعار | قائمة الأسعار المعتمدة لحساب تكاليف الشراء | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | طلب مواد | الطلب الأصلي الذي تم تعديل هذا الطلب منه | |
| scan_barcode | مسح الباركود | البيانات | Barcode | إدخال الأصناف بسرعة عبر مسح الباركود | |
| setfromwarehouse | تعيين المخزون الرئيسي | رابط | المستودع | المستودع المصدر الافتراضي لجميع الأصناف | |
| set_warehouse | المخزون المستهدف | رابط | المستودع | المستودع الهدف الافتراضي لجميع الأصناف | |
| items | الأصناف | جدول | ✓ | Material Request Item | قائمة الأصناف والكميات المطلوبة في الطلب |
| tc_name | الشروط | رابط | الشروط والأحكام | شروط وأحكام معتمدة مطبقة على الطلب | |
| terms | محتويات الشروط والأحكام | محرر النصوص | - | نص الشروط والأحكام التفصيلية للطلب | |
| status | الحالة | حدد | مسودة, معتمد, موقوف, تم إلغاؤه, قيد المراجعة, ا... | حالة الطلب الحالية ضمن دورة العمل | |
| per_ordered | ٪ تم طلبها | في المئة | - | نسبة الكميات التي تم طلبها من الموردين | |
| transfer_status | حالة نقل | حدد | لم تبدأ, في مرحلة انتقالية, أكتمل | حالة نقل المواد بين المستودعات | |
| per_received | تم استلام٪ | في المئة | - | نسبة الكميات المستلمة فعلياً | |
| letter_head | عنوان المستند | رابط | عنوان المستند | ترويسة الخطاب المستخدمة عند طباعة الطلب | |
| selectprintheading | عنوان الطباعة | رابط | عنوان الطباعة | عنوان الطباعة الظاهر في مستند الطلب | |
| job_card | بطاقة عمل | رابط | بطاقة عمل | بطاقة العمل المرتبطة بتنفيذ الطلب | |
| work_order | امر الانتاج | رابط | امر الانتاج | أمر العمل المرتبط بطلب المواد |
الجداول الفرعية
الأصناف (صنف المواد المطلوبة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| item_code | رمز الصنف | رابط | ✓ | الصنف | رمز الصنف المطلوب لتتبعه وإدارته ضمن دفاتر |
| item_name | اسم العنصر | البيانات | - | اسم الصنف لعرضه وفهمه بسهولة | |
| schedule_date | مطلوبة فى المخزون قبل تاريخ | التاريخ | ✓ | - | التاريخ المطلوب توفر الصنف فيه للأعمال |
| description | الوصف | محرر النصوص | - | وصف تفصيلي للصنف واحتياجاته التشغيلية | |
| item_group | مجموعة الصنف | رابط | مجموعة الصنف | تصنيف الصنف لتسهيل التحليل والتقارير | |
| brand | العلامة التجارية | رابط | العلامة التجارية | العلامة التجارية المعتمدة للصنف | |
| image | صورة | إرفاق صورة | - | صورة توضيحية للصنف للمراجعة البصرية | |
| qty | الكمية | رقم عشري | ✓ | - | الكمية المطلوبة لتنفيذ الطلب |
| stock_uom | وحدة قياس المخزون | رابط | ✓ | وحدة القياس | وحدة القياس الأساسية للمخزون |
| from_warehouse | المخزون المصدر | رابط | المستودع | المستودع المصدر لتوفير الصنف | |
| warehouse | المخزن المستهدف | رابط | المستودع | المستودع المستهدف لاستلام الصنف | |
| uom | وحدة القياس | رابط | ✓ | وحدة القياس | وحدة القياس المستخدمة في الطلب |
| conversion_factor | عامل تحويل وحدة القياس | رقم عشري | ✓ | - | معامل التحويل بين وحدة الطلب والمخزون |
| stock_qty | كمية المخزون | رقم عشري | - | الكمية محسوبة بوحدة المخزون | |
| minorderqty | أقل كمية للطلب | رقم عشري | - | أقل كمية مسموح بطلبها من الصنف | |
| projected_qty | الكمية المتوقعة | رقم عشري | - | الكمية المتوقعة بالمخزون بعد التخطيط | |
| actual_qty | الكمية الفعلية | رقم عشري | - | الكمية الفعلية المتوفرة حالياً بالمخزون | |
| ordered_qty | الكمية المكتملة | رقم عشري | - | الكمية التي تم طلبها أو تنفيذها | |
| received_qty | الكمية المستلمة | رقم عشري | - | الكمية التي تم استلامها فعلياً | |
| rate | السعر | العملة | Company:company:default_currency | سعر الوحدة المستخدم لحساب التكلفة | |
| pricelistrate | سعر السلعة حسب قائمة الأسعار | العملة | currency | سعر الصنف حسب قائمة الأسعار | |
| amount | مبلغ | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي تكلفة الصنف المطلوبة | |
| expense_account | حساب المصروفات | رابط | حساب | الحساب المالي لتحميل تكلفة الصنف | |
| wipcompositeasset | أصل مركب تحت التشغيل | رابط | الأصول | أصل تحت التنفيذ مرتبط بطلب المواد | |
| manufacturer | الصانع | رابط | الصانع | الشركة المصنعة المعتمدة للصنف | |
| manufacturerpartno | رقم قطعة المُصَنِّع | البيانات | - | رقم الصنف لدى الشركة المصنعة | |
| bom_no | رقم قائمة مكونات المواد | رابط | جدول المواد | قائمة المواد المرتبطة بالإنتاج | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط باحتياج الصنف | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة المسؤول عن المصروف | |
| leadtimedate | تاريخ و وقت المهلة | التاريخ | - | تاريخ متوقع حسب مدة التوريد | |
| sales_order | أمر مبيعات | رابط | أمر مبيعات | أمر البيع المرتبط بطلب المواد | |
| salesorderitem | امر بيع الصنف | البيانات | - | بند أمر البيع المرتبط بالصنف | |
| production_plan | خطة الإنتاج | رابط | خطة الإنتاج | خطة الإنتاج التي أنشأت الطلب | |
| materialrequestplan_item | المادة طلب خطة البند | البيانات | - | بند خطة طلب المواد المرتبط | |
| jobcarditem | صنف بطاقة العمل | البيانات | - | بند بطاقة العمل المرتبط بالصنف | |
| page_break | فاصل الصفحة | التحقق من | - | فاصل صفحة لتنظيم الطباعة فقط |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Purchase User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Stock Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Purchase Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Stock User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| قائمة الانتقاء | مرتبط من | المخزون |
| امر الانتاج | مرتبط من | التصنيع |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| العميل | يربط إلى | المبيعات |
| بطاقة عمل | يربط إلى | التصنيع |
| عنوان المستند | يربط إلى | طبع |
| طلب مواد | يربط إلى | المخزون |
| قائمة الأسعار | يربط إلى | المخزون |
| عنوان الطباعة | يربط إلى | الإعدادات |
| الشروط والأحكام | يربط إلى | الإعدادات |
| المستودع | يربط إلى | المخزون |
| امر الانتاج | يربط إلى | التصنيع |