قيد محاسبي
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند قيد محاسبي، كما يُستخدم في منظومة دفاتر لإدارة الحسابات.
ما هو استخدام قيد محاسبي في عمليات الأعمال؟
قيد محاسبي هو الأداة الأساسية لتسجيل أي حركة مالية تؤثر على الحسابات، عندما لا تكون هذه الحركة ناتجة مباشرة عن فاتورة بيع أو شراء أو عملية آلية أخرى.
ببساطة، يُستخدم قيد محاسبي لتوثيق: - انتقال الأموال بين الحسابات - تسجيل المصروفات أو الإيرادات غير المرتبطة بفواتير - تسويات وتصحيحات محاسبية - القيود الافتتاحية أو الختامية
أي عملية مالية تحتاج إلى تسجيل مباشر في الدفاتر يتم التعامل معها من خلال قيد محاسبي.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام قيد محاسبي
قبل البدء في إنشاء قيود محاسبية، يجب التأكد من توفر ما يلي:
- إعداد شجرة الحسابات بشكل صحيح (الصندوق، البنك، المصروفات، الإيرادات، الذمم…)
- تحديد الفترات المالية المعتمدة
- وجود سياسات واضحة للصلاحيات (من ينشئ، من يراجع، من يعتمد)
- فهم أساسي لطبيعة الحسابات (مدين / دائن) من منظور أعمال
هذه المتطلبات تضمن أن القيود تعكس الواقع المالي بدقة وتخدم التقارير المالية.
سير العمل النموذجي لـ قيد محاسبي
تحديد الحاجة التجارية
مثل مصروف غير مفوتر، تحويل أموال، أو تصحيح خطأ سابق.إنشاء قيد محاسبي جديد
إدخال تاريخ العملية، ووصف واضح يشرح سبب القيد.تحديد الحسابات المتأثرة
اختيار الحساب المدين والحساب الدائن مع المبالغ المناسبة.المراجعة الداخلية
التأكد من صحة المبالغ، والتواريخ، وربط القيد بالعملية التجارية الحقيقية.اعتماد القيد
بعد الاعتماد، يصبح القيد جزءاً من السجلات الرسمية ويؤثر على التقارير.الظهور في التقارير المالية
مثل الميزانية العمومية، وقائمة الدخل، وتقارير التدفق النقدي.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام قيد محاسبي
يكون قيد محاسبي ضرورياً في العديد من الحالات، منها:
- ✅ تسجيل مصروفات نقدية (مثل مصاريف صيانة أو ضيافة)
- ✅ تحويل أموال بين الصندوق والبنك
- ✅ إثبات إيرادات أخرى غير ناتجة عن بيع مباشر
- ✅ تسجيل الإهلاك الدوري للأصول
- ✅ تسوية أرصدة العملاء أو الموردين
- ✅ إدخال القيود الافتتاحية عند بدء استخدام النظام
- ✅ إجراء قيود تصحيحية بعد المراجعة المحاسبية
هذه السيناريوهات لا يمكن إدارتها بكفاءة دون استخدام قيد محاسبي.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- ✦ الوصف الواضح للقيد مهم جداً لفهمه لاحقاً أثناء المراجعة أو التدقيق
- ✦ لا تُنشئ قيد محاسبي إلا عند وجود سبب تجاري حقيقي
- ✦ تجنب استخدامه كبديل عن الفواتير أو العمليات اليومية المعتادة
- ✦ راجع القيود قبل اعتمادها، لأن تعديلها لاحقاً قد يتطلب إجراءات إضافية
- ✦ الالتزام بتاريخ العملية الفعلي لضمان دقة التقارير المالية
خلاصة
قيد محاسبي هو العمود الفقري للتسجيل المالي في دفاتر، ويمنح فرق المالية المرونة اللازمة لتسجيل كل ما يحدث في الأعمال بدقة وشفافية. عند استخدامه بشكل منظم وواضح، يصبح أداة قوية لدعم اتخاذ القرار والثقة في الأرقام المالية.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الحسابات
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| issystemgenerated | تم إنشاؤه من النظام | التحقق من | - | يحدد ما إذا كان القيد مُنشأ تلقائياً بواسطة دفاتر | |
| title | العنوان | البيانات | - | عنوان مختصر يوضح الغرض التجاري من القيد | |
| voucher_type | نوع القيد | حدد | ✓ | قيد محاسبي, قيد محاسبي بين الشركات, سند صرف بنك... | نوع القيد لتصنيفه محاسبياً حسب العملية |
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | ACC-JV-.YYYY.- | سلسلة ترقيم تلقائي لتنظيم أرقام القيود |
| loan_transfer | تحويل السلفة | رابط | تحويل السلفة | ربط القيد بعملية تحويل قرض محددة | |
| loan | سلفة | رابط | سلفة | القرض المرتبط بهذا القيد المحاسبي | |
| posting_date | تاريخ الترحيل | التاريخ | ✓ | - | تاريخ تسجيل القيد في الدفاتر المحاسبية |
| finance_book | كتاب المالية | رابط | كتاب المالية | دفتر مالي مخصص للتقارير أو المعايير | |
| processdeferredaccounting | عملية المحاسبة المؤجلة | رابط | عملية المحاسبة المؤجلة | معالجة محاسبة الإيرادات أو المصروفات المؤجلة | |
| reversal_of | تراجع | رابط | قيد محاسبي | مرجع القيد الذي تم عكسه | |
| taxwithholdingcategory | فئة الاستقطاع الضريبي | رابط | فئة الاستقطاع الضريبي | فئة ضريبة الخصم المطبقة على القيد | |
| from_template | من القالب | رابط | قالب إدخال دفتر اليومية | إنشاء القيد اعتماداً على قالب جاهز | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي يخصها هذا القيد |
| apply_tds | تطبيق مبلغ الاستقطاع الضريبي | التحقق من | - | تفعيل تطبيق ضريبة الخصم على القيد | |
| customentrydescription | وصف القيد | نص صغير | - | وصف تفصيلي يوضح سبب القيد | |
| accounts | القيود المحاسبة | جدول | ✓ | Journal Entry Account | تفاصيل الحسابات المدينة والدائنة بالقيد |
| total_debit | مجموع المدين | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي المبالغ المدينة في القيد | |
| total_credit | مجموع الدائن | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي المبالغ الدائنة في القيد | |
| difference | الفرق ( المدين - الدائن ) | العملة | Company:company:default_currency | الفرق بين إجمالي المدين والدائن | |
| get_balance | إدخال الفرق | زر | - | إنشاء قيد موازنة لتصفير الفرق | |
| multi_currency | متعدد العملات | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان القيد بعملات متعددة | |
| totalamountcurrency | عملة إجمالي المبلغ | رابط | العملة | عملة إجمالي مبلغ القيد | |
| total_amount | إجمالي القيمة | العملة | totalamountcurrency | إجمالي قيمة القيد بالعملة المحددة | |
| totalamountin_words | إجمالي المبلغ بالنص | نص صغير | - | إجمالي مبلغ القيد مكتوباً بالحروف | |
| cheque_no | رقم المرجع | البيانات | - | رقم المرجع مثل الشيك أو التحويل | |
| cheque_date | تاريخ المرجع | التاريخ | - | تاريخ مرجع الدفع أو الاستلام | |
| user_remark | ملاحظة المستخدم | نص صغير | - | ملاحظة داخلية من المستخدم | |
| clearance_date | تاريخ الاستحقاق | التاريخ | - | تاريخ تسوية أو تصفية العملية | |
| remark | ملاحظة | نص صغير | - | ملاحظات إضافية مرتبطة بالقيد | |
| paid_loan | قرض مدفوع | البيانات | - | بيان القرض الذي تم سداده | |
| intercompanyjournalentryreference | انتر دخول الشركة مجلة الدخول | رابط | قيد محاسبي | مرجع قيد يومية بين الشركات | |
| bill_no | رقم الفاتورة | البيانات | - | رقم الفاتورة المرتبطة بالقيد | |
| bill_date | تاريخ الفاتورة | التاريخ | - | تاريخ الفاتورة المرتبطة بالقيد | |
| due_date | تاريخ الاستحقاق | التاريخ | - | تاريخ استحقاق السداد | |
| writeoffbased_on | شطب بناء على | حدد | الحسابات المدينة ( المدينون ), الحسابات الدائنة... | تحديد أساس الشطب مدين أو دائن | |
| getoutstandinginvoices | الحصول على فواتير معلقة | زر | getoutstandinginvoices | جلب الفواتير غير المسددة تلقائياً | |
| writeoffamount | قيمة اعدام الدين | العملة | Company:company:default_currency | قيمة المبلغ المشطوب | |
| paytorecd_from | دفع إلى / من المستلم | البيانات | - | الجهة المدفوع لها أو المستلم منها | |
| letter_head | عنوان المستند | رابط | عنوان المستند | ترويسة الخطاب المستخدمة عند الطباعة | |
| selectprintheading | عنوان الطباعة | رابط | عنوان الطباعة | عنوان الطباعة الظاهر في المستند | |
| modeofpayment | طريقة الدفع | رابط | طريقة الدفع | طريقة الدفع المستخدمة في العملية | |
| payment_order | أمر الدفع | رابط | أمر الدفع | أمر الدفع المرتبط بالقيد | |
| is_opening | هل قيد افتتاحي | حدد | لا, نعم | تحديد ما إذا كان قيد افتتاحي | |
| stock_entry | حركة المخزون | رابط | حركة المخزون | مرجع قيد مخزني مرتبط | |
| auto_repeat | تكرار تلقائي | رابط | تكرار تلقائي | إعداد تكرار تلقائي لهذا القيد | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | قيد محاسبي | مرجع القيد الأصلي قبل التعديل |
الجداول الفرعية
القيود المحاسبة (حساب إدخال القيود اليومية)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| account | حساب | رابط | ✓ | حساب | الحساب المحاسبي المتأثر بالقيد في دفاتر |
| account_type | نوع الحساب | البيانات | - | تصنيف الحساب لأغراض العرض والتحليل المالي | |
| bank_account | حساب بنكي | رابط | حساب بنكي | الحساب البنكي المرتبط بالقيد إن وجد | |
| party_type | نوع الطرف | رابط | نوع الوثيقة | نوع الطرف المرتبط بالمعاملة المالية | |
| party | الطرف المعني | الارتباط الحيوي | party_type | الطرف المعني بالقيد مثل عميل أو مورد | |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | مركز التكلفة | مركز التكلفة لتتبع المصروفات أو الإيرادات | |
| project | مشروع | رابط | مشروع | المشروع المرتبط بالقيد لأغراض المتابعة | |
| account_currency | عملة الحساب | رابط | العملة | عملة الحساب المستخدمة في القيد | |
| exchange_rate | سعر الصرف | رقم عشري | - | سعر تحويل العملة إلى عملة الشركة | |
| debitinaccount_currency | مدين | العملة | account_currency | مبلغ المدين بعملة الحساب | |
| debit | مدين بعملة الشركة | العملة | Company:company:default_currency | مبلغ المدين بعملة الشركة | |
| creditinaccount_currency | دائن | العملة | account_currency | مبلغ الدائن بعملة الحساب | |
| credit | دائن بعملة الشركة | العملة | Company:company:default_currency | مبلغ الدائن بعملة الشركة | |
| reference_type | نوع المرجع | حدد | فاتورة مبيعات, فاتورة المشتريات, قيد محاسبي, أم... | نوع المستند المرجعي المرتبط بالقيد | |
| reference_name | اسم المستند المرجعى | الارتباط الحيوي | reference_type | رقم أو اسم المستند المرجعي | |
| referenceduedate | تاريخ الاستحقاق المرجعي | التاريخ | - | تاريخ استحقاق المستند المرجعي | |
| referencedetailno | تفاصيل المرجع رقم | البيانات | - | رقم تفصيلي إضافي للمستند المرجعي | |
| advancevouchertype | نوع السند المقدم | رابط | نوع الوثيقة | نوع مستند السلفة المرتبط بالقيد | |
| advancevoucherno | رقم السند المقدم | الارتباط الحيوي | advancevouchertype | رقم مستند السلفة المستخدم | |
| is_advance | هل مقدم | حدد | لا, نعم | تحديد ما إذا كان القيد سلفة | |
| against_account | مقابل الحساب | نص | - | الحساب المقابل المستخدم في القيد | |
| user_remark | ملاحظة المستخدم | نص صغير | - | ملاحظات المستخدم لتوضيح القيد |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Accounts User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Accounts Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Auditor | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الأصول | مرتبط من | الأصول |
| تعديل قيمة الأصول | مرتبط من | الأصول |
| تراكم فوائد السلفة | مرتبط من | إدارة السلف |
| قسيمة راتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| حركة المخزون | مرتبط من | المخزون |
| تكرار تلقائي | يربط إلى | التشغيل الآلي |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| كتاب المالية | يربط إلى | الحسابات |
| قيد محاسبي | يربط إلى | الحسابات |
| قالب إدخال دفتر اليومية | يربط إلى | الحسابات |
| عنوان المستند | يربط إلى | طبع |
| سلفة | يربط إلى | إدارة السلف |
| تحويل السلفة | يربط إلى | إدارة السلف |
| طريقة الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| أمر الدفع | يربط إلى | الحسابات |
| عنوان الطباعة | يربط إلى | الإعدادات |
| عملية المحاسبة المؤجلة | يربط إلى | الحسابات |
| حركة المخزون | يربط إلى | المخزون |
| فئة الاستقطاع الضريبي | يربط إلى | الحسابات |