إنذار بالدفع

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي وموجه للأعمال لنوع المستند إنذار بالدفع، مع التركيز على استخدامه اليومي في إدارة الذمم المدينة وتحسين التحصيل.

ما هو استخدام نوع المستند إنذار بالدفع في عمليات الأعمال؟

إنذار بالدفع هو مستند يُستخدم لإدارة ومتابعة تحصيل المبالغ المتأخرة على العملاء بطريقة منظمة ورسمية.
الغرض منه هو تنبيه العميل بأن هناك فواتير مستحقة لم يتم سدادها بعد، مع توضيح قيمة المبلغ المتأخر، مدة التأخير، وما هو الإجراء المطلوب.

يساعد هذا المستند فرق المالية والتحصيل على: - تقليل التأخير في السداد - تحسين التدفق النقدي - الحفاظ على علاقة مهنية وواضحة مع العملاء - توثيق جميع محاولات المتابعة والتحصيل

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام إنذار بالدفع

قبل البدء باستخدام إنذار بالدفع بفعالية، يجب التأكد من توفر ما يلي:

وجود عملاء معرفين ببيانات اتصال صحيحة (البريد الإلكتروني أو العنوان)
تسجيل فواتير المبيعات بشكل صحيح مع تواريخ استحقاق واضحة
تحديد سياسات التحصيل الخاصة بالشركة، مثل:
- عدد أيام السماح بعد تاريخ الاستحقاق
- عدد مرات إرسال الإنذارات
- أسلوب الإنذار (لطيف، رسمي، تحذيري)
الاتفاق الداخلي على من المسؤول عن متابعة الإنذارات (المالية أو التحصيل)

هذه الإعدادات تضمن أن يتم استخدام إنذار بالدفع بشكل منسجم مع سياسة الشركة.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

السير النموذجي لاستخدام إنذار بالدفع يكون كالتالي:

إصدار فاتورة مبيعات للعميل مع تحديد تاريخ الاستحقاق.
تجاوز تاريخ الاستحقاق دون استلام الدفع.
مراجعة الذمم المدينة لاكتشاف الفواتير المتأخرة.
إنشاء إنذار بالدفع يتضمن:
- اسم العميل
- الفواتير المتأخرة
- إجمالي المبلغ المستحق
- مدة التأخير
إرسال الإنذار للعميل كتنبيه رسمي بالدفع.
متابعة الاستجابة:
- إذا تم السداد، يتم إغلاق الموضوع.
- إذا لم يتم السداد، يمكن إرسال إنذار جديد أو اتخاذ إجراء تجاري آخر حسب السياسة.

بهذا الشكل، يصبح إنذار بالدفع جزءاً أساسياً من دورة التحصيل وليس إجراءً عشوائياً.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها إنذار بالدفع ضرورياً

يكون إنذار بالدفع مهماً بشكل خاص في الحالات التالية:

الشركات التي تبيع بالآجل وتعتمد على التحصيل الدوري
التعامل مع عملاء لديهم تاريخ متكرر من التأخير في السداد
إدارة عدد كبير من العملاء والفواتير، حيث يصعب المتابعة اليدوية
الرغبة في توثيق جميع خطوات التحصيل قبل اتخاذ إجراءات أقوى
الحفاظ على علاقة مهنية مع العميل بدلاً من الاتصالات غير الرسمية

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام إنذار بالدفع، يُنصح بمراعاة ما يلي:

اختيار أسلوب إنذار مناسب يحافظ على العلاقة مع العميل
التأكد من صحة المبالغ والفواتير قبل إرسال الإنذار
عدم الإفراط في إرسال الإنذارات لتجنب إزعاج العملاء الجيدين
استخدام الإنذارات كأداة تنظيمية وليس كوسيلة ضغط فقط
متابعة النتائج وتحسين سياسة التحصيل بناءً على استجابة العملاء

باختصار، إنذار بالدفع هو أداة عملية وأساسية لدعم فرق المالية في تحصيل المستحقات، تنظيم المتابعة، وتحقيق توازن بين الانضباط المالي والعلاقة الجيدة مع العملاء.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الحسابات
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
naming_series	سلسلة ترقيم الوثيقة	حدد		DUNN-.MM .-. YY.-	تسلسل ترقيم إشعارات التحصيل في دفاتر
customer	العميل	رابط	✓	العميل	العميل المستهدف بإشعار التحصيل في دفاتر
customer_name	اسم العميل	البيانات		-	اسم العميل للعرض في مستندات التحصيل
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة المالكة لإشعار التحصيل في دفاتر
posting_date	التاريخ	التاريخ	✓	-	تاريخ تسجيل إشعار التحصيل محاسبياً
posting_time	التوقيت	زمن		-	وقت إنشاء إشعار التحصيل في النظام
status	الحالة	حدد		مسودة, تم الحل, لم تحل, تم إلغاؤه	حالة إشعار التحصيل الحالية
currency	العملة	رابط		العملة	عملة إشعار التحصيل المستخدمة
conversion_rate	معدل التحويل	رقم عشري		-	سعر تحويل العملة إلى عملة الشركة
dunning_type	نوع الطلب	رابط		نوع الطلب	نوع سياسة التحصيل المطبقة
rateofinterest	معدل الفائدة (%) سنويًا	رقم عشري		-	نسبة الفائدة السنوية على المبالغ المتأخرة
overdue_payments	Overdue Payments	جدول		Overdue Payment	قائمة الفواتير أو الدفعات المتأخرة
total_interest	Total Interest	العملة		currency	إجمالي الفائدة المحتسبة على التأخير
dunning_fee	رسوم المطالبة	العملة		currency	رسوم التحصيل المضافة على العميل
dunning_amount	مبلغ المطالبة	العملة		currency	إجمالي مبلغ التحصيل المستحق
basedunningamount	Dunning Amount (Company Currency)	العملة		Company:company:default_currency	مبلغ التحصيل بعملة الشركة
spacer	Spacer	البيانات		-	حقل تنسيقي بدون تأثير تجاري
total_outstanding	إجمالي المعلقة	العملة		currency	إجمالي المبالغ غير المسددة على العميل
grand_total	المجموع الإجمالي	العملة		currency	الإجمالي النهائي المطلوب من العميل
language	لغة الطباعة	رابط		اللغة	لغة طباعة إشعار التحصيل
body_text	نص أساسي	محرر النصوص		-	نص رسالة التحصيل المرسلة للعميل
letter_head	عنوان المستند	رابط		عنوان المستند	رأس الخطاب المستخدم في الطباعة
closing_text	نص ختامي	محرر النصوص		-	نص الخاتمة في إشعار التحصيل
income_account	حساب الإيرادات	رابط		حساب	حساب الإيراد لرسوم وفوائد التحصيل
cost_center	مركز التكلفة	رابط		مركز التكلفة	مركز التكلفة المرتبط بإيرادات التحصيل
amended_from	تم التعديل من	رابط		إنذار بالدفع	مرجع إشعار التحصيل المعدل
customer_address	عنوان العميل	رابط		عنوان	عنوان العميل المستخدم في الإشعار
address_display	عنوان	نص صغير		-	عرض عنوان العميل في المستند
contact_person	الشخص الذي يمكن الاتصال به	رابط		اتصال	الشخص المسؤول للتواصل مع العميل
contact_display	اتصال	نص صغير		-	تفاصيل جهة الاتصال للعرض
contact_mobile	رقم الجوال	نص صغير		Phone	رقم الجوال لجهة اتصال العميل
contact_email	عنوان البريد الإلكتروني	البيانات		Email	البريد الإلكتروني لجهة اتصال العميل
company_address	عنوان الشركة	رابط		عنوان	عنوان الشركة في إشعار التحصيل
companyaddressdisplay	Company Address Display	نص صغير		-	عرض عنوان الشركة في المستند

الجداول الفرعية

Overdue Payments (Overdue Payment)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
sales_invoice	فاتورة مبيعات	رابط	✓	فاتورة مبيعات	فاتورة البيع المرتبطة بالمبلغ المتأخر في دفاتر
payment_schedule	جدول الدفع	البيانات		-	مرجع جدول السداد المتفق عليه للفاتورة
dunning_level	Dunning Level	الباحث		-	مستوى متابعة التحصيل الحالي للعميل
payment_term	مصطلح الدفع	رابط		مصطلح الدفع	شرط السداد المعتمد والمطبق على الفاتورة
description	الوصف	نص صغير		-	وصف توضيحي لحالة التأخير أو ملاحظات التحصيل
due_date	تاريخ الاستحقاق	التاريخ		-	تاريخ الاستحقاق المتفق عليه للسداد
overdue_days	الأيام المتأخرة	البيانات		-	عدد الأيام منذ تجاوز تاريخ الاستحقاق
modeofpayment	طريقة الدفع	رابط		طريقة الدفع	طريقة السداد المتوقعة أو المستخدمة
invoice_portion	جزء الفاتورة	في المئة		-	نسبة هذا السداد من إجمالي الفاتورة
payment_amount	المبلغ المستحق	العملة		currency	قيمة الدفعة المستحقة حالياً
outstanding	المستحق	العملة		currency	المبلغ المتبقي غير المسدد على الفاتورة
paid_amount	المبلغ المدفوع	العملة		currency	إجمالي المبلغ الذي تم سداده
discounted_amount	المبلغ المخصوم	العملة		-	قيمة الخصم المطبق على المبلغ المستحق
interest	الاهتمام بدورات نظام إدارة التعليم	العملة		currency	قيمة الفائدة المترتبة على التأخير في السداد

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Accounts User	✓	✓	✓	✓
Accounts Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓
System Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
حساب	يربط إلى	الحسابات
عنوان	يربط إلى	جهات الاتصال
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
اتصال	يربط إلى	جهات الاتصال
مركز التكلفة	يربط إلى	الحسابات
العملة	يربط إلى	جيو
العميل	يربط إلى	المبيعات
إنذار بالدفع	يربط إلى	الحسابات
نوع الطلب	يربط إلى	الحسابات
اللغة	يربط إلى	النواة
عنوان المستند	يربط إلى	طبع