جدول الصيانة

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند جدول الصيانة، مع توضيح دوره في تنظيم عمليات الصيانة ودعم استمرارية العمل.

ما هو استخدام جدول الصيانة في عمليات الأعمال؟

جدول الصيانة هو الأداة التي تساعد الشركة على التخطيط المسبق لأعمال الصيانة الدورية للأصول والمعدات والخدمات التي تتطلب متابعة مستمرة.
بدلاً من انتظار حدوث الأعطال، يتيح هذا المستند تحديد متى وكيف يتم تنفيذ الصيانة بشكل منتظم، مما يقلل التوقفات المفاجئة ويزيد من عمر الأصول ويحسن رضا العملاء.

ببساطة، جدول الصيانة يحول الصيانة من رد فعل إلى نشاط مخطط ومنظم.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام جدول الصيانة

قبل البدء باستخدام جدول الصيانة، يفضل التأكد من توفر ما يلي:

تعريف الأصول أو المعدات أو الخدمات التي تحتاج إلى صيانة دورية
تحديد أنواع الصيانة المقدمة (وقائية، دورية، تفقدية…)
توفر فرق أو موردين مسؤولين عن تنفيذ أعمال الصيانة
وجود خطة زمنية واضحة (شهري، ربع سنوي، سنوي…)
الاتفاق مع العميل أو الإدارة على نطاق الصيانة وتكرارها

هذه المتطلبات تساعد على جعل جدول الصيانة واقعيًا وقابلًا للتنفيذ.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

السير المعتاد لاستخدام جدول الصيانة يكون كالتالي:

إنشاء جدول الصيانة
يتم تحديد الأصل أو الخدمة، وتكرار الصيانة، والفترة الزمنية المطلوبة.
تخطيط المواعيد المستقبلية
يقوم جدول الصيانة بتحديد تواريخ الصيانة القادمة تلقائيًا حسب الخطة الموضوعة.
متابعة التنفيذ
عند حلول موعد الصيانة، يتم تنفيذ العمل من قبل الفريق المختص وفق الجدول.
الالتزام والاستمرارية
يستمر جدول الصيانة في توليد مواعيد مستقبلية، مما يضمن عدم نسيان أي صيانة.

بهذا الشكل، يصبح جدول الصيانة جزءًا أساسيًا من التشغيل اليومي، وليس مجرد سجل.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها جدول الصيانة ضرورياً

يكون جدول الصيانة بالغ الأهمية في الحالات التالية:

شركات تقدم خدمات صيانة دورية للعملاء (مصاعد، مولدات، تكييف، أنظمة أمنية)
المصانع التي تعتمد على معدات يجب أن تعمل دون توقف
المؤسسات التي تمتلك أصولًا عالية القيمة وتريد إطالة عمرها التشغيلي
شركات الخدمات التي لديها عقود صيانة طويلة الأجل
الإدارات التي ترغب في تقليل الأعطال الطارئة والتكاليف غير المتوقعة

في هذه السيناريوهات، غياب جدول الصيانة يؤدي غالبًا إلى فوضى تشغيلية وخسائر.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند العمل على جدول الصيانة، يفضل الانتباه إلى ما يلي:

التأكد من واقعية مواعيد الصيانة وعدم تضاربها مع التشغيل
تحديث الجدول عند تغيير الأصل أو طريقة الاستخدام
مراجعة الجداول بشكل دوري للتأكد من فعاليتها
عدم الاعتماد على الذاكرة أو المتابعة اليدوية خارج النظام
استخدام جدول الصيانة كأداة تخطيط، وليس مجرد إجراء شكلي

خلاصة

جدول الصيانة هو حجر الأساس في إدارة الصيانة الاحترافية.
يساعد الشركات على التخطيط، تقليل الأعطال، تحسين رضا العملاء، وحماية الاستثمارات طويلة الأجل. استخدامه بالشكل الصحيح ينعكس مباشرة على كفاءة العمل واستقرار العمليات.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الصيانة
نوع المستند: Document

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
naming_series	سلسلة ترقيم الوثيقة	حدد	✓	MAT-MSH-.YYYY.-	نمط ترقيم تلقائي لجدول الصيانة في دفاتر
customer	العميل	رابط		العميل	العميل المرتبط بجدول الصيانة
status	الحالة	حدد	✓	مسودة, معتمد, تم إلغاؤه	حالة اعتماد وتنفيذ جدول الصيانة
transaction_date	تاريخ المعاملة	التاريخ	✓	-	تاريخ إنشاء وجدولة الصيانة
items	الأصناف	جدول	✓	Maintenance Schedule Item	الأصناف أو المعدات المشمولة بالصيانة
generate_schedule	إنشاء جدول	زر		-	إنشاء مواعيد الصيانة تلقائياً حسب الإعدادات
schedules	جداول	جدول		Maintenance Schedule Detail	تفاصيل المواعيد الدورية للصيانة المجدولة
customer_name	اسم العميل	البيانات		-	اسم العميل للعرض والتقارير
contact_person	الشخص الذي يمكن الاتصال به	رابط		اتصال	جهة الاتصال الأساسية لدى العميل
contact_mobile	رقم الجوال	البيانات		Phone	رقم هاتف جهة الاتصال
contact_email	عنوان البريد الإلكتروني	البيانات		Email	البريد الإلكتروني لجهة الاتصال
contact_display	اتصال	نص صغير		-	عرض مجمع لبيانات الاتصال
customer_address	عنوان العميل	رابط		عنوان	عنوان العميل المرتبط بجدول الصيانة
address_display	عنوان	نص صغير		-	عرض نصي كامل لعنوان العميل
territory	إقليم	رابط		إقليم	المنطقة البيعية للعميل
customer_group	مجموعة العميل	رابط		مجموعة العميل	تصنيف العميل لأغراض التقارير والتحليل
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة المالكة لجدول الصيانة في دفاتر
amended_from	تم التعديل من	رابط		جدول الصيانة	مرجع جدول الصيانة المعدل عنه

الجداول الفرعية

الأصناف (جدول صيانة صنف)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
item_code	رمز الصنف	رابط	✓	الصنف	رمز الصنف المستخدم في جدول صيانة العملاء بدفاتر
item_name	اسم العنصر	البيانات		-	اسم الصنف لعرضه في بنود جدول الصيانة
description	الوصف	محرر النصوص		-	وصف الأعمال أو تفاصيل الصيانة المتفق عليها مع العميل
start_date	تاريخ البدء	التاريخ	✓	-	تاريخ بدء تنفيذ جدول الصيانة لهذا الصنف
end_date	نهاية التاريخ	التاريخ	✓	-	تاريخ انتهاء جدول الصيانة أو العقد المرتبط
periodicity	دورية	حدد		الأسبوعية, شهري, ربع سنوى, نصف سنوي, سنوي, عشوائي	دورية زيارات الصيانة حسب الاتفاق مع العميل
noofvisits	عدد الزيارات	الباحث	✓	-	عدد زيارات الصيانة المخططة خلال فترة العقد
sales_person	مندوب مبيعات	رابط		مندوب مبيعات	مندوب المبيعات المسؤول عن عقد الصيانة
serial_no	رقم المسلسل	نص صغير		-	الرقم التسلسلي للصنف المشمول بخطة الصيانة
sales_order	أمر مبيعات	رابط		أمر مبيعات	أمر البيع المرتبط بعقد أو جدول الصيانة
serialandbatch_bundle	حزمة الأرقام التسلسلية والدفعات	رابط		حزمة الأرقام التسلسلية والدفعات	حزمة الأرقام التسلسلية والدفعات المرتبطة بالصيانة

جداول (تفاصيل جدول الصيانة)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
item_code	رمز الصنف	رابط		الصنف	الصنف المرتبط بجدول الصيانة في دفاتر
item_name	اسم العنصر	البيانات		-	اسم الصنف المعروض لسهولة التعرف
scheduled_date	المقرر تاريخ	التاريخ	✓	-	التاريخ المخطط لتنفيذ الصيانة
actual_date	التاريخ الفعلي	التاريخ		-	التاريخ الفعلي لإتمام الصيانة
sales_person	مندوب مبيعات	رابط		مندوب مبيعات	المسؤول عن متابعة الصيانة مع العميل
completion_status	استكمال الحالة	حدد		قيد المراجعة, أنجزت جزئيا, يكتمل	حالة إنجاز الصيانة الحالية
serial_no	رقم المسلسل	نص صغير		-	الأرقام التسلسلية للأصناف المشمولة بالصيانة
item_reference	Item Reference	رابط		جدول صيانة صنف	مرجع الصنف داخل جدول الصيانة

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Maintenance Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
زيارة صيانة	مرتبط من	الصيانة
عنوان	يربط إلى	جهات الاتصال
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
اتصال	يربط إلى	جهات الاتصال
العميل	يربط إلى	المبيعات
مجموعة العميل	يربط إلى	الإعدادات
جدول الصيانة	يربط إلى	الصيانة
إقليم	يربط إلى	الإعدادات