فرصة
← العودة إلى إدارة علاقات العملاء
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند «فرصة» ضمن وحدة إدارة علاقات العملاء.
ما هو استخدام نوع المستند «فرصة» في عمليات الأعمال؟
نوع المستند «فرصة» يُستخدم لتسجيل ومتابعة البيع المحتمل قبل أن يتحول إلى صفقة فعلية.
هو الأداة التي تساعد فرق المبيعات على الإجابة عن سؤال مهم:
“هل هناك احتمال حقيقي لإتمام بيع مع هذا العميل؟ وبأي قيمة؟ وفي أي وقت؟”
من خلال «فرصة» يمكن للشركة: - متابعة العملاء المهتمين قبل تقديم عرض سعر - قياس حجم المبيعات المتوقعة في المستقبل - تنظيم جهود فريق المبيعات وترتيب الأولويات - تحسين نسبة تحويل الاهتمام إلى مبيعات فعلية
المتطلبات الأساسية قبل استخدام «فرصة»
قبل البدء باستخدام «فرصة» بشكل فعال، يُفضل التأكد من توفر ما يلي في دفاتر:
تسجيل العملاء أو جهات الاتصال
حتى يمكن ربط الفرصة بعميل حالي أو محتمل.تحديد مصادر العملاء المحتملين
مثل: حملات تسويقية، موقع إلكتروني، مكالمات، معارض…
هذا يساعد على معرفة أي القنوات أكثر فاعلية.تحديد فريق المبيعات أو المسؤولين
لتوضيح من يتابع كل فرصة ومن المسؤول عن تحويلها إلى بيع.وضوح المنتجات أو الخدمات المعروضة
حتى يتم تقدير قيمة الفرصة بشكل واقعي.
سير العمل النموذجي لنوع المستند «فرصة»
سير العمل المعتاد لـ «فرصة» يتماشى مع دورة البيع الطبيعية:
إنشاء فرصة جديدة
عند إبداء عميل اهتماماً بخدمة أو منتج.تقييم الفرصة
تقدير قيمة البيع المتوقعة، احتمالية الإغلاق، والموعد المتوقع.متابعة العميل
عبر مكالمات، اجتماعات، أو عروض مبدئية.تحديث حالة الفرصة
مثل: جديدة، قيد المتابعة، مؤهلة، أو غير مهتمة.التحول إلى خطوة بيع رسمية
عند جدية العميل، يتم الانتقال إلى عرض سعر أو اتفاق مبدئي.
بهذا الشكل، تصبح «فرصة» حلقة الوصل بين التسويق والمبيعات الفعلية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام «فرصة»
يكون نوع المستند «فرصة» ضرورياً في الحالات التالية:
شركات المبيعات والخدمات
لتتبع العملاء المحتملين قبل إعداد عروض الأسعار.الأعمال ذات دورة البيع الطويلة
مثل المشاريع، الاستشارات، أو الحلول المخصصة.فرق المبيعات الكبيرة
التي تحتاج إلى رؤية واضحة لجميع الصفقات المحتملة وحالتها.الإدارة والتخطيط
لاستخدام الفرص في توقع الإيرادات واتخاذ قرارات استراتيجية.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- الدقة مهمة: إدخال قيمة واقعية واحتمالية صحيحة يساعد الإدارة على قرارات أفضل.
- التحديث المستمر: الفرصة غير المحدثة تعطي صورة خاطئة عن وضع المبيعات.
- ليست كل فرصة صفقة: بعض الفرص ستُغلق بدون بيع، وهذا طبيعي ومفيد للتحليل.
- أداة تنظيم لا عبء إداري: كلما استُخدمت «فرصة» بشكل مبسط وواضح، زادت فائدتها للفريق.
خلاصة
نوع المستند «فرصة» هو حجر الأساس لإدارة البيع المحتمل في دفاتر.
هو ليس مجرد سجل، بل وسيلة عملية لتنظيم الجهود، تحسين التوقعات، وزيادة فرص إتمام الصفقات بنجاح.
Potential Sales Deal
المعلومات الأساسية
- الوحدة: إدارة علاقات العملاء
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| naming_series | سلسلة ترقيم الوثيقة | حدد | ✓ | CRM-OPP-.YYYY.- | تحديد تسلسل ترقيم الفرص تلقائياً وفق سياسة دفاتر |
| opportunity_from | فرصة من | رابط | ✓ | نوع الوثيقة | تحديد مصدر الفرصة مثل عميل أو جهة محتملة |
| party_name | الطرف المعني | الارتباط الحيوي | ✓ | opportunity_from | اسم الجهة المرتبطة التي جاءت منها الفرصة |
| customer_name | اسم العميل | البيانات | - | الاسم التجاري للعميل كما يظهر في التعاملات | |
| status | الحالة | حدد | ✓ | مفتوحة, عرض سعر, تحويل, مفقود, رد, مغلقة | الحالة الحالية للفرصة ضمن دورة المبيعات |
| opportunity_type | نوع الفرصة | رابط | نوع الفرصة | تصنيف الفرصة حسب نوع النشاط أو الصفقة | |
| source | المصدر | رابط | مصدر العميل المحتمل | قناة أو وسيلة الحصول على الفرصة | |
| opportunity_owner | المسؤل عن الفرصة | رابط | مستخدم | المستخدم المسؤول عن متابعة الفرصة | |
| sales_stage | مرحلة المبيعات | رابط | مرحلة المبيعات | المرحلة البيعية الحالية للفرصة | |
| expected_closing | تاريخ الإغلاق المتوقع | التاريخ | - | التاريخ المتوقع لإغلاق الصفقة | |
| probability | احتمال (٪) | في المئة | - | نسبة احتمال نجاح وإغلاق الفرصة | |
| noofemployees | عدد الموظفين | حدد | 1-10, 11-50, 51-200, 201-500, 501-1000, 1000+ | حجم العميل بعدد الموظفين | |
| annual_revenue | الربح السنوي | العملة | - | الإيراد السنوي التقريبي للعميل | |
| customer_group | مجموعة العميل | رابط | مجموعة العميل | تصنيف العميل ضمن مجموعات العملاء | |
| industry | صناعة | رابط | نوع صناعة | القطاع أو الصناعة التي ينتمي إليها العميل | |
| market_segment | الشريحة السوقية | رابط | الشريحة السوقية | الشريحة السوقية المستهدفة للفرصة | |
| website | الموقع | البيانات | - | الموقع الإلكتروني الرسمي للعميل | |
| city | مدينة | البيانات | - | مدينة تواجد العميل الرئيسية | |
| state | الولاية / المقاطعة | البيانات | - | المنطقة أو المحافظة التابعة للعميل | |
| country | الدولة | رابط | الدولة | الدولة التي يعمل بها العميل | |
| territory | إقليم | رابط | إقليم | النطاق الجغرافي البيعي المسؤول عنه | |
| currency | العملة | رابط | العملة | عملة التقييم المالي للفرصة | |
| conversion_rate | سعر الصرف | رقم عشري | - | سعر تحويل العملة إلى عملة الشركة | |
| opportunity_amount | مبلغ الفرصة | العملة | currency | القيمة المتوقعة للفرصة بعملة الصفقة | |
| baseopportunityamount | قيمة الفرصة (بالعملة الشركة) | العملة | Company:company:default_currency | قيمة الفرصة بعملة الشركة الأساسية | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة المالكة للفرصة داخل دفاتر |
| campaign | الحملة | رابط | الحملة | الحملة التسويقية المرتبطة بالفرصة | |
| transaction_date | تاريخ الفرصة | التاريخ | ✓ | - | تاريخ تسجيل الفرصة في النظام |
| language | لغة الطباعة | رابط | اللغة | لغة الطباعة والتواصل مع العميل | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | فرصة | الفرصة الأصلية التي تم التعديل عليها | |
| title | العنوان | البيانات | - | عنوان مختصر يصف الفرصة | |
| firstresponsetime | وقت الاستجابة الأول | المدة الزمنية | - | المدة حتى أول تواصل مع العميل | |
| lost_reasons | أسباب ضائعة | الجدول MultiSelect | Opportunity Lost Reason Detail | أسباب خسارة الفرصة بشكل تصنيفي | |
| orderlostreason | سبب مفصل | نص صغير | - | تفاصيل إضافية لسبب خسارة الصفقة | |
| competitors | Competitors | الجدول MultiSelect | Competitor Detail | الجهات المنافسة في هذه الفرصة | |
| items | الأصناف | جدول | Opportunity Item | المنتجات أو الخدمات المقترحة في الفرصة | |
| base_total | مجموع (شركة العملات) | العملة | Company:company:default_currency | إجمالي قيمة البنود بعملة الشركة | |
| total | الإجمالي | العملة | currency | إجمالي قيمة البنود بعملة الصفقة | |
| contact_person | الشخص الذي يمكن الاتصال به | رابط | اتصال | الشخص المسؤول للتواصل لدى العميل | |
| job_title | المسمى الوظيفي | البيانات | - | المسمى الوظيفي لجهة الاتصال | |
| contact_email | عنوان البريد الإلكتروني | البيانات | البريد الإلكتروني لجهة الاتصال | ||
| contact_mobile | جوال | البيانات | Phone | رقم الجوال لجهة الاتصال | |
| واتس اب | البيانات | Phone | رقم واتساب للتواصل السريع | ||
| phone | الهاتف | البيانات | Phone | رقم الهاتف الرئيسي لجهة الاتصال | |
| phone_ext | تحويلة الهاتف | البيانات | - | الرقم الداخلي لجهة الاتصال | |
| address_html | عنوان HTML | HTML | - | عرض منسق لعنوان العميل | |
| customer_address | العميل/ عنوان العميل المحتمل | رابط | عنوان | ربط عنوان العميل أو الجهة المحتملة | |
| address_display | عنوان | نص صغير | - | العنوان النصي للعميل | |
| contact_html | الاتصال HTML | HTML | - | عرض منسق لبيانات جهة الاتصال | |
| contact_display | اتصال | نص صغير | - | ملخص بيانات جهة الاتصال | |
| openactivitieshtml | Open Activities HTML | HTML | - | عرض الأنشطة المفتوحة المرتبطة بالفرصة | |
| allactivitieshtml | All Activities HTML | HTML | - | عرض جميع الأنشطة المرتبطة بالفرصة | |
| notes_html | Notes HTML | HTML | - | عرض منسق للملاحظات المسجلة | |
| notes | ملاحظات | جدول | CRM Note | ملاحظات وتوثيق التفاعلات مع العميل |
الجداول الفرعية
الأصناف (فرصة السلعة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| item_code | رمز الصنف | رابط | الصنف | رمز الصنف المستخدم لتحديد المنتج في الفرصة | |
| item_name | اسم العنصر | البيانات | - | اسم الصنف المعروض للعميل ضمن الفرصة | |
| uom | وحدة القياس | رابط | وحدة القياس | وحدة القياس المعتمدة لتسعير وكمية الصنف | |
| qty | الكمية | رقم عشري | - | الكمية المتوقعة المطلوبة من العميل | |
| brand | العلامة التجارية | رابط | العلامة التجارية | العلامة التجارية المرتبطة بالصنف المعروض | |
| item_group | مجموعة الصنف | رابط | مجموعة الصنف | تصنيف الصنف لأغراض التحليل والتقارير | |
| description | الوصف | محرر النصوص | - | وصف تفصيلي للصنف لدعم قرار الشراء | |
| image | صورة | إرفاق | - | صورة مرفقة توضح شكل الصنف للعميل | |
| image_view | العرض بالصور | صورة | image | عرض صورة الصنف مباشرة داخل السجل | |
| base_rate | معدل (عملة الشركة) | العملة | ✓ | Company:company:default_currency | سعر الوحدة بعملة الشركة لأغراض محاسبية |
| base_amount | المبلغ (عملة الشركة) | العملة | ✓ | Company:company:default_currency | إجمالي القيمة بعملة الشركة اعتماداً على الكمية |
| rate | السعر | العملة | ✓ | currency | سعر الوحدة بعملة الصفقة المتفق عليها |
| amount | مبلغ | العملة | ✓ | currency | إجمالي قيمة الصنف بعملة الصفقة |
ملاحظات (CRM Note)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| note | ملاحظات | محرر النصوص | - | محتوى الملاحظة المرتبطة بالعميل أو الفرصة في دفاتر | |
| added_by | أضيف من قبل | رابط | مستخدم | المستخدم الذي أضاف الملاحظة في دفاتر | |
| added_on | تم الاضافه فى | التاريخ والوقت | - | تاريخ ووقت إضافة الملاحظة لأغراض التتبع |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sales User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Sales Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| العميل | مرتبط من | المبيعات |
| عرض سعر | مرتبط من | المبيعات |
| طلب الحصول علي عروض أسعار | مرتبط من | المشتريات |
| عرض أسعار المورد | مرتبط من | المشتريات |
| عنوان | يربط إلى | جهات الاتصال |
| الحملة | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| اتصال | يربط إلى | جهات الاتصال |
| الدولة | يربط إلى | جيو |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| مجموعة العميل | يربط إلى | الإعدادات |
| نوع صناعة | يربط إلى | المبيعات |
| اللغة | يربط إلى | النواة |
| مصدر العميل المحتمل | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| الشريحة السوقية | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| فرصة | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| نوع الفرصة | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| مرحلة المبيعات | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| إقليم | يربط إلى | الإعدادات |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |