Google Contacts

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند Google Contacts، مع توضيح دوره في دعم العمليات اليومية دون الدخول في تفاصيل تقنية.

ما هو استخدام نوع المستند Google Contacts في عمليات الأعمال؟

يُستخدم نوع المستند Google Contacts لإدارة ومزامنة بيانات جهات الاتصال الخاصة بالعملاء، الموردين، الشركاء، أو أي أطراف خارجية أخرى مع جهات الاتصال في Google.
الهدف الأساسي منه هو ضمان أن تكون معلومات التواصل محدثة ومتاحة دائماً لفِرق العمل، خصوصاً فرق المبيعات، خدمة العملاء، والإدارة.

من خلال Google Contacts يمكن للشركة: - الحفاظ على قاعدة موحدة لبيانات التواصل - تقليل الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات يدوياً - تسهيل الوصول إلى أرقام الهواتف والبريد الإلكتروني أثناء العمل اليومي

المتطلبات الأساسية قبل استخدام Google Contacts

قبل البدء باستخدام Google Contacts، يجب التأكد من: - وجود حساب Google مخصص للاستخدام التجاري - تحديد الأشخاص أو الفرق المسموح لهم بالوصول إلى جهات الاتصال - الاتفاق داخلياً على نوع جهات الاتصال التي سيتم ربطها (عملاء، موردين، جهات اتصال المبيعات فقط، إلخ) - التأكد من أن بيانات جهات الاتصال داخل دفاتر واضحة ومكتملة (الاسم، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني)

هذه الخطوات تضمن أن يكون الاستخدام منظمًا وفعالًا من البداية.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد لاستخدام Google Contacts يكون كالتالي:

إضافة أو تحديث جهة اتصال
عند إضافة عميل جديد أو تعديل بيانات عميل حالي في دفاتر، يتم تجهيز بياناته للتزامن.
مزامنة جهات الاتصال
يتم إرسال بيانات جهات الاتصال إلى Google Contacts، مما يجعلها متاحة فوراً على البريد الإلكتروني والهاتف.
الاستخدام اليومي
فرق المبيعات أو الإدارة تستخدم جهات الاتصال لإجراء المكالمات، إرسال الرسائل، أو جدولة الاجتماعات.
التحديث المستمر
أي تغيير في رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني يتم تحديثه لضمان بقاء البيانات دقيقة.

هذا السير يجعل التواصل مع الأطراف الخارجية أسرع وأكثر احترافية.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام Google Contacts

يكون نوع المستند Google Contacts ضرورياً في الحالات التالية:

فرق المبيعات: الوصول السريع لبيانات العملاء أثناء المكالمات أو الزيارات
خدمة العملاء: التعرف الفوري على العميل عند التواصل معه
الإدارة العليا: الاحتفاظ بجهات اتصال الشركاء والموردين في مكان واحد
الشركات سريعة النمو: عندما يزيد عدد العملاء ويصبح من الصعب إدارتهم يدوياً
العمل عن بُعد: تمكين الموظفين من الوصول لجهات الاتصال من أي جهاز

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام Google Contacts، يجب الانتباه إلى ما يلي: - التأكد من دقة البيانات قبل المزامنة لتجنب تكرار أو أخطاء في جهات الاتصال - الالتزام بسياسات الخصوصية وعدم مشاركة بيانات العملاء دون صلاحية - تحديد مسؤولية واضحة داخل الفريق عن مراجعة وتحديث جهات الاتصال - استخدام أسماء واضحة ومنظمة لتسهيل البحث والوصول لاحقاً

باختصار، Google Contacts هو أداة عملية تساعد الشركات على تنظيم التواصل، تحسين سرعة الاستجابة، ودعم فرق العمل بمعلومات دقيقة ومحدثة، مما ينعكس مباشرة على جودة العلاقات مع العملاء والشركاء.

المعلومات الأساسية

الوحدة: التكاملات
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
enable	تمكين	التحقق من		-	تفعيل تكامل جهات اتصال Google داخل دفاتر.
email_id	البريد الإلكتروني	البيانات	✓	Email	البريد الإلكتروني المستخدم لربط حساب Google مع دفاتر.
authorizegooglecontacts_access	السماح بوصول جهات اتصال Google	زر		-	بدء تفويض وصول دفاتر إلى جهات اتصال Google.
lastsyncon	آخر مزامنة تشغيل	التاريخ والوقت		-	تاريخ ووقت آخر مزامنة جهات الاتصال مع دفاتر.
authorization_code	رمز الترخيص	كلمة مرور		-	رمز التفويض المؤقت لإكمال ربط Google مع دفاتر.
refresh_token	تحديث رمز	كلمة مرور		-	رمز تحديث الجلسة لاستمرار اتصال دفاتر بـ Google.
nextsynctoken	Next Sync Token	كلمة مرور		-	رمز تتبع يستخدم لمزامنات Google التالية في دفاتر.
pullfromgoogle_contacts	سحب من اتصالات جوجل	التحقق من		-	سحب جهات الاتصال من Google إلى دفاتر تلقائياً.
pushtogoogle_contacts	اضغط على جهات اتصال Google	التحقق من		-	إرسال جهات الاتصال من دفاتر إلى Google تلقائياً.

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Desk User	✓	✓	✓	✓
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
اتصال	مرتبط من	جهات الاتصال