زيارة صيانة

نظرة عامة

شرح نوع المستند: زيارة صيانة

ما هو استخدام زيارة صيانة في عمليات الأعمال؟

زيارة صيانة هي المستند الذي يمثل الزيارة الفعلية التي يقوم بها فريق الصيانة إلى موقع العميل لتنفيذ أعمال الصيانة أو الفحص أو الإصلاح.
يُستخدم هذا المستند لتوثيق ما تم على أرض الواقع: متى تمت الزيارة، من قام بها، ما المعدات التي تمت خدمتها، وما النتائج أو الملاحظات.

ببساطة، زيارة صيانة هي حلقة الوصل بين التخطيط للصيانة والتنفيذ الفعلي لها، وتساعد الشركات على إدارة جودة الخدمة والالتزام بالعقود مع العملاء.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام زيارة صيانة

قبل البدء في تسجيل زيارات الصيانة، من الأفضل التأكد من توفر ما يلي في دفاتر:

تعريف العملاء ومواقعهم بشكل واضح
تسجيل المعدات أو الأصول التي تحتاج إلى صيانة
وجود فرق صيانة أو فنيين محددين
(إن وُجد) عقود صيانة أو اتفاقيات خدمة مع العملاء
خطة أو طلب صيانة يوضح سبب الزيارة

هذه الإعدادات تضمن أن تكون زيارة صيانة مرتبطة بعملية تجارية واضحة وليست مجرد تسجيل عشوائي.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد لـ زيارة صيانة يكون كالتالي:

الحاجة إلى صيانة
تظهر الحاجة إما بسبب بلاغ من العميل، أو صيانة دورية، أو التزام بعقد صيانة.
التخطيط للزيارة
يتم تحديد موعد الزيارة، وتعيين الفني أو فريق الصيانة المناسب.
تنفيذ الزيارة
عند الذهاب إلى موقع العميل، يتم تنفيذ أعمال الصيانة أو الفحص.
تسجيل زيارة صيانة
بعد الانتهاء، يتم إنشاء مستند زيارة صيانة لتوثيق:
- ما تم إنجازه
- حالة المعدات بعد الصيانة
- أي ملاحظات أو توصيات مستقبلية
المتابعة
بناءً على الزيارة، قد يتم:
- التخطيط لزيارة إضافية
- إصدار فاتورة
- تحديث حالة عقد الصيانة
- رفع تقرير للإدارة أو العميل

بهذا الشكل، تصبح زيارة صيانة جزءاً أساسياً من دورة خدمة العميل.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها زيارة صيانة ضرورية

يكون استخدام زيارة صيانة مهماً جداً في الحالات التالية:

شركات الصيانة الميدانية التي ترسل فنيين إلى مواقع العملاء
العقود الدورية التي تتطلب زيارات منتظمة (شهرية، ربع سنوية، سنوية)
الصيانة بعد البيع لضمان رضا العملاء واستمرارية الخدمة
توثيق الالتزام بالخدمة في حال وجود شكاوى أو مراجعات جودة
تحليل أداء فرق الصيانة من حيث عدد الزيارات وجودتها

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام زيارة صيانة، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:

تسجيل الزيارة بعد تنفيذها مباشرة لضمان دقة المعلومات
توضيح ما تم عمله بشكل مفهوم، خاصة إذا كان العميل سيطلع على التقرير
عدم إهمال الملاحظات، فهي مفيدة جداً للتخطيط المستقبلي
التأكد من ربط الزيارة بالعميل والمعدات الصحيحة
استخدام المستند كمرجع عند الفوترة أو تقييم جودة الخدمة

الخلاصة

زيارة صيانة ليست مجرد سجل إداري، بل أداة عمل مهمة تساعد على: - تحسين جودة الخدمة - تعزيز ثقة العملاء - تنظيم عمل فرق الصيانة - دعم القرارات التجارية المبنية على بيانات فعلية

عند استخدامها بشكل منظم، تصبح زيارة صيانة عنصراً أساسياً في نجاح أعمال الصيانة والخدمات.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الصيانة
نوع المستند: Document

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
naming_series	سلسلة ترقيم الوثيقة	حدد	✓	MAT-MVS-.YYYY.-	سلسلة ترقيم تلقائية لزيارات الصيانة في دفاتر
customer	العميل	رابط	✓	العميل	العميل الذي تمت زيارته لأعمال الصيانة
customer_name	اسم العميل	البيانات		-	اسم العميل كما هو مسجل في دفاتر
address_display	عنوان	نص صغير		-	عنوان موقع العميل لتنفيذ الصيانة
contact_display	اتصال	نص صغير		-	بيانات جهة الاتصال لدى العميل
contact_mobile	رقم الجوال	البيانات		Phone	رقم جوال جهة الاتصال للتنسيق السريع
contact_email	عنوان البريد الإلكتروني	البيانات		Email	البريد الإلكتروني للتواصل وإرسال التقارير
maintenance_schedule	جدول الصيانة	رابط		جدول الصيانة	خطة الصيانة المرتبطة بالزيارة
maintenancescheduledetail	تفاصيل جدول الصيانة	رابط		تفاصيل جدول الصيانة	تفاصيل بند الصيانة المجدولة لهذه الزيارة
mntc_date	تاريخ الصيانة	التاريخ	✓	-	تاريخ تنفيذ زيارة الصيانة
mntc_time	وقت الصيانة	زمن		-	وقت بدء أو تنفيذ الصيانة
completion_status	استكمال الحالة	حدد	✓	أنجزت جزئيا, يكتمل	حالة إنجاز أعمال الصيانة
maintenance_type	نوع الصيانة	حدد	✓	مجدول, غير المجدولة, انهيار	نوع الصيانة حسب التخطيط أو العطل
purposes	أغراض	جدول		Maintenance Visit Purpose	أغراض وبنود الصيانة المنفذة خلال الزيارة
customer_feedback	ملاحظات العميل	نص صغير		-	ملاحظات العميل بعد إتمام الصيانة
status	الحالة	حدد	✓	مسودة, تم إلغاؤه, معتمد	الحالة الإجرائية للمستند في دفاتر
amended_from	تم التعديل من	رابط		زيارة صيانة	الزيارة الأصلية التي تم التعديل عليها
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة المنفذة لأعمال الصيانة
customer_address	عنوان العميل	رابط		عنوان	عنوان العميل المرتبط بالزيارة
contact_person	الشخص الذي يمكن الاتصال به	رابط		اتصال	الشخص المسؤول للتواصل لدى العميل
territory	إقليم	رابط		إقليم	المنطقة الجغرافية للعميل
customer_group	مجموعة العميل	رابط		مجموعة العميل	تصنيف العميل لأغراض التحليل والتقارير

الجداول الفرعية

أغراض (صيانة زيارة الغرض)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
item_code	رمز الصنف	رابط		الصنف	رمز الصنف المرتبط بزيارة الصيانة لأغراض التتبع
item_name	اسم العنصر	البيانات		-	اسم الصنف لعرضه وتأكيده أثناء تنفيذ الصيانة
service_person	مندوب مبيعات	رابط	✓	مندوب مبيعات	الفني أو مندوب المبيعات المسؤول عن تنفيذ الزيارة
serial_no	رقم المسلسل	رابط		رقم المسلسل	الرقم التسلسلي للمعدة أو المنتج المشمول بالصيانة
description	الوصف	محرر النصوص		-	وصف مشكلة العميل أو متطلبات الصيانة المتفق عليها
work_done	العمل المنجز	نص صغير	✓	-	ملخص الأعمال المنفذة فعلياً خلال زيارة الصيانة
prevdoc_doctype	نوع الوثيقة	رابط		نوع الوثيقة	نوع المستند المرجعي المرتبط بطلب أو عقد الصيانة
prevdoc_docname	مقابل المستند رقم	الارتباط الحيوي		prevdoc_doctype	رقم المستند المرجعي المرتبط بزيارة الصيانة الحالية
maintenancescheduledetail	تفاصيل جدول الصيانة	البيانات		Maintenance Schedule Detail	مرجع تفصيلي لبند جدول الصيانة المجدولة

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Maintenance User	✓	✓	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
عنوان	يربط إلى	جهات الاتصال
الشركة	يربط إلى	الإعدادات
اتصال	يربط إلى	جهات الاتصال
العميل	يربط إلى	المبيعات
مجموعة العميل	يربط إلى	الإعدادات
جدول الصيانة	يربط إلى	الصيانة
زيارة صيانة	يربط إلى	الصيانة
إقليم	يربط إلى	الإعدادات