Purchase Analytics
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي وموجّه للأعمال لتقرير Purchase Analytics ضمن وحدة الشراء في دفاتر، وبأسلوب يساعد متخذي القرار والفرق التشغيلية على الاستفادة منه مباشرة.
ما هو تقرير Purchase Analytics؟
تقرير Purchase Analytics هو أداة تحليلية تساعدك على فهم أداء المشتريات في الشركة من خلال أوامر الشراء. يقدّم رؤية شاملة عن حجم الإنفاق، الموردين، الأصناف، الاتجاهات الزمنية، والالتزام بالميزانيات.
ما هي المعلومات التجارية التي يوفرها التقرير؟
يوفّر التقرير معلومات مهمة مثل: - إجمالي قيمة أوامر الشراء خلال فترة محددة - توزيع المشتريات حسب الموردين - أكثر الأصناف أو فئات الأصناف شراءً - مقارنة المشتريات عبر الزمن (شهر، ربع سنوي، سنة) - تحليل إنفاق الشراء حسب الشركة أو المشروع أو المخزن - الكشف عن تركّز الشراء لدى موردين محددين
هذه المعلومات تساعد الإدارة على التحكم في الإنفاق وتحسين استراتيجيات التوريد.
متى ولماذا تستخدم هذا التقرير؟
يُستخدم التقرير في الحالات التالية: - عند مراجعة إنفاق المشتريات بشكل دوري - أثناء التفاوض مع الموردين على الأسعار أو الشروط - عند إعداد ميزانية الشراء للفترة القادمة - لاكتشاف فرص تقليل التكاليف أو تنويع الموردين - لمتابعة أداء قسم المشتريات مقارنة بالأهداف
الهدف الأساسي هو اتخاذ قرارات شراء مبنية على بيانات واضحة وليس على التقدير الشخصي.
الأعمدة الرئيسية وماذا تعني للأعمال؟
قد تختلف الأعمدة حسب طريقة العرض، لكن أهمها عادةً:
Order Date (تاريخ أمر الشراء)
يساعد على تحليل الاتجاهات الزمنية للشراء.Supplier (المورد)
يوضح حجم التعامل مع كل مورد، مما يدعم قرارات التفاوض أو تقليل الاعتماد على مورد واحد.Item / Item Group (الصنف / مجموعة الأصناف)
يبيّن ما الذي يتم شراؤه فعلياً وأين يتركز الإنفاق.Quantity (الكمية)
تساعد على فهم حجم الاستهلاك وليس فقط القيمة.Amount / Base Amount (القيمة)
تمثل إجمالي الإنفاق، وهي الأساس لمراقبة الميزانية.Company / Project (الشركة / المشروع)
توضح أين يتم توجيه إنفاق المشتريات داخل المؤسسة.
المرشحات المتاحة والغرض التجاري منها
يوفر التقرير مجموعة مرشحات لدعم التحليل، مثل:
الفترة الزمنية
لمعرفة أداء المشتريات في فترة محددة (شهر، ربع، سنة).المورد
لتحليل التعامل مع مورد واحد أو مقارنة الموردين.الصنف أو مجموعة الأصناف
لفهم أين يذهب الإنفاق بالتفصيل.الشركة أو المشروع
لمتابعة التكاليف حسب كل كيان أو نشاط.الحالة (مثل مؤكد فقط)
لضمان أن التحليل يعتمد على أوامر شراء فعلية ومعتمدة.
الهدف من المرشحات هو التركيز على البيانات التي تهم القرار الحالي دون تشويش.
كيفية تفسير النتائج لاتخاذ القرارات التجارية
- إذا لاحظت أن موردًا واحدًا يستحوذ على نسبة كبيرة من الإنفاق، قد يكون الوقت مناسبًا لإعادة التفاوض أو البحث عن بدائل.
- زيادة مستمرة في قيمة الشراء لنفس الصنف قد تشير إلى ارتفاع الاستهلاك أو الأسعار.
- مقارنة الفترات الزمنية تساعد على التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
- اختلاف الإنفاق بين المشاريع قد يكشف عن هدر أو سوء تخطيط في أحدها.
التركيز يجب أن يكون على الاتجاهات والأنماط وليس فقط الأرقام الفردية.
حالات الاستخدام والسيناريوهات الشائعة
- مدير المشتريات يراجع التقرير شهريًا لمراقبة الالتزام بالميزانية.
- الإدارة المالية تستخدمه لدعم التخطيط المالي والتدفقات النقدية.
- الإدارة العليا تراجعه لاتخاذ قرارات استراتيجية حول الموردين.
- فرق المشاريع تحلّل إنفاقها للتأكد من عدم تجاوز التكاليف المعتمدة.
- مفاوضات الموردين تعتمد على بيانات فعلية من التقرير لدعم موقف الشركة.
خلاصة
تقرير Purchase Analytics في دفاتر هو أداة أساسية لتحويل بيانات أوامر الشراء إلى رؤى عملية تساعد على التحكم في التكاليف، تحسين العلاقات مع الموردين، ودعم القرارات الاستراتيجية بثقة ووضوح.
معلومات التقرير
- الوحدة: المشتريات
- نوع المستند ذو الصلة: Purchase Order
- نوع التقرير: Script Report
- قياسي: نعم