إعدادات الشراء
نظرة عامة
إعدادات الشراء – شرح عملي يركز على الأعمال
إعدادات الشراء هو مستند إداري أساسي يُستخدم لضبط القواعد والسياسات العامة لعمليات الشراء في الشركة. لا يُستخدم هذا المستند لإدخال عمليات يومية، بل لتحديد كيف يجب أن تتم عمليات الشراء لاحقاً، وبأي ضوابط ومعايير، بحيث تكون جميع عمليات الشراء متسقة مع سياسة الشركة وتوقعاتها المالية والتشغيلية.
ما هو استخدام إعدادات الشراء في عمليات الأعمال؟
يُستخدم مستند إعدادات الشراء لتوحيد وتنظيم طريقة عمل قسم المشتريات، مثل:
- تحديد السلوك الافتراضي لطلبات وعروض وأوامر الشراء
- تقليل الأخطاء المتكررة في إدخال البيانات
- ضمان الالتزام بسياسات الشركة عند التعامل مع الموردين
- تسريع عمليات الشراء اليومية من خلال إعدادات مسبقة
ببساطة، هذا المستند يحدد “قواعد اللعب” قبل أن يبدأ فريق المشتريات في العمل.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام إعدادات الشراء
قبل ضبط إعدادات الشراء، يُفضّل التأكد من: - تحديد سياسة الشراء المعتمدة في الشركة (مركزية أو لا مركزية) - وجود هيكل واضح للموردين وأنواعهم - الاتفاق الداخلي على آلية الموافقات وحدود الصلاحيات - وضوح العلاقة بين المشتريات والمخزون والحسابات
هذه الخطوات تساعد على ضبط الإعدادات بما يخدم الواقع الفعلي للأعمال.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
تحديد سياسة الشراء
تقوم الإدارة أو مسؤول المشتريات بتحديد القواعد العامة (مثل السماح بالشراء بدون طلب مسبق أو لا).ضبط إعدادات الشراء مرة واحدة
يتم إدخال هذه السياسات في مستند إعدادات الشراء.بدء العمليات اليومية
يبدأ فريق المشتريات في إنشاء طلبات الشراء، أوامر الشراء، والتعامل مع الموردين.تطبيق تلقائي للسياسات
جميع العمليات تلتزم تلقائياً بالإعدادات المحددة، مما يقلل الحاجة للتدخل اليدوي.مراجعة دورية
عند تغير سياسة الشركة أو توسع الأعمال، يتم تحديث إعدادات الشراء لتعكس الوضع الجديد.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها إعدادات الشراء ضرورياً
- شركة في مرحلة نمو: لضمان أن توسع المشتريات يتم بشكل منضبط
- مؤسسة متعددة الفروع: لتوحيد أسلوب الشراء بين جميع الفروع
- بيئة تخضع للرقابة والتدقيق: لضمان الالتزام بالسياسات الداخلية
- تقليل الاعتماد على الخبرة الفردية: بحيث لا تتوقف جودة العمل على شخص واحد
- تحسين سرعة ودقة عمليات الشراء: من خلال إعدادات واضحة ومسبقة
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- هذا المستند لا يُعدّل يومياً: يُضبط عند تأسيس النظام أو عند تغيير السياسات
- أي تغيير يؤثر على جميع عمليات الشراء: لذا يجب أن يكون مدروساً
- يفضل أن يكون مسؤولاً واحداً عن تعديله: لتجنب التضارب
- راجع الإعدادات دورياً: خصوصاً عند تغيير الموردين أو آلية العمل
- التوافق مع الواقع العملي أهم من المثالية: اجعل الإعدادات تخدم فريقك، لا تعقّده
خلاصة
إعدادات الشراء هو حجر الأساس لنجاح عمليات المشتريات. كلما كان مضبوطاً بشكل صحيح، كانت عمليات الشراء أسرع، أوضح، وأكثر التزاماً بسياسات الشركة. إنه استثمار إداري صغير يوفّر وقتاً وجهداً كبيرين على المدى الطويل.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المشتريات
- نوع المستند: Other
- النوع: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| suppmastername | تسمية الموردين بواسطة | حدد | اسم المورد, سلسلة ترقيم الوثيقة, الإسم التلقائي | طريقة تسمية الموردين في دفاتر | |
| supplier_group | مجموعة الموردين الافتراضية | رابط | مجموعة الموردين | مجموعة المورد الافتراضية للعمليات الشرائية | |
| buyingpricelist | قائمة اسعار الشراء الافتراضية | رابط | قائمة الأسعار | قائمة الأسعار الافتراضية للمشتريات | |
| maintainsamerate_action | الإجراء إذا لم يتم الحفاظ على نفس السعر | حدد | توقف, تحذير | الإجراء عند اختلاف السعر خلال دورة الشراء | |
| roletooverridestopaction | الدور المسموح له بتجاوز إجراء التوقف | رابط | صلاحية | الدور المسموح بتجاوز إيقاف العملية | |
| po_required | هل طلب الشراء مطلوب لإنشاء فاتورة الشراء والإيصال؟ | حدد | لا, نعم | اشتراط أمر شراء قبل إنشاء فاتورة أو استلام | |
| blanketorderallowance | السماح بالطلب الكامل (%) | رقم عشري | - | نسبة السماح بتجاوز كميات أمر التوريد الشامل | |
| pr_required | هل إيصال الشراء مطلوب لإنشاء فاتورة الشراء؟ | حدد | لا, نعم | اشتراط إذن استلام قبل إنشاء فاتورة شراء | |
| projectupdatefrequency | تحديث تكرار المشروع | حدد | كل عملية, يدوي | وتيرة تحديث المشروع من معاملات الشراء | |
| setlandedcostbasedonpurchaseinvoice_rate | Set Landed Cost Based on Purchase Invoice Rate | التحقق من | - | احتساب التكلفة الإضافية حسب سعر فاتورة الشراء | |
| allowzeroqtyinsupplier_quotation | Allow Supplier Quotation with Zero Quantity | التحقق من | - | السماح بعروض موردين بكميات صفرية | |
| usetransactiondateexchangerate | سعر الصرف بتاريخ المعاملة | التحقق من | - | استخدام سعر الصرف بتاريخ المعاملة | |
| allowzeroqtyinrequestforquotation | Allow Request for Quotation with Zero Quantity | التحقق من | - | السماح بطلبات تسعير بكميات صفرية | |
| maintainsamerate | حافظ على نفس السعر طوال دورة الشراء | التحقق من | - | تثبيت السعر عبر كامل دورة الشراء | |
| allowmultipleitems | السماح بإضافة العنصر عدة مرات في المعاملة | التحقق من | - | السماح بتكرار الصنف في نفس المعاملة | |
| billforrejectedquantityinpurchaseinvoice | فوترة الكمية المرفوضة في فاتورة الشراء | التحقق من | - | فوترة الكميات المرفوضة ضمن فاتورة الشراء | |
| setvaluationrateforrejected_materials | Set Valuation Rate for Rejected Materials | التحقق من | - | تحديد سعر تقييم المواد المرفوضة | |
| disablelastpurchase_rate | تعطيل سعر الشراء الأخير | التحقق من | - | تعطيل استخدام آخر سعر شراء | |
| showpaybutton | عرض زر الدفع في بوابة أمر الشراء | التحقق من | - | إظهار زر الدفع في بوابة أوامر الشراء | |
| allowzeroqtyinpurchase_order | Allow Purchase Order with Zero Quantity | التحقق من | - | السماح بأوامر شراء بكميات صفرية | |
| backflushrawmaterialsofsubcontractbasedon | المواد الخام ذات التدفق الرجعي للتعاقد من الباطن(على أساس) | حدد | جدول المواد, المواد المنقولة للعقود من الباطن | أساس صرف المواد الخام للتعهيد تلقائياً | |
| overtransferallowance | السماح الزائد (%) | رقم عشري | - | نسبة السماح بتجاوز تحويل المواد | |
| autocreatesubcontracting_order | إنشاء أمر تعاقد بالخارج تلقائيًا | التحقق من | - | إنشاء أوامر تعهيد تلقائياً عند الشراء | |
| autocreatepurchase_receipt | إنشاء إيصال الشراء تلقائيًا | التحقق من | - | إنشاء إذن استلام شراء تلقائياً |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Purchase Manager | ✓ | ✓ | ✓ | |||
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | |||
| Stock User | ✓ | |||||
| Accounts User | ✓ | |||||
| Stock Manager | ✓ | |||||
| Accounts Manager | ✓ | |||||
| Purchase User | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| قائمة الأسعار | يربط إلى | المخزون |
| صلاحية | يربط إلى | النواة |
| مجموعة الموردين | يربط إلى | الإعدادات |