Subcontract Order Summary
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لتقرير Subcontract Order Summary ضمن وحدة الشراء في دفاتر، وبأسلوب موجه لأصحاب القرار والفرق التشغيلية.
ما هو تقرير Subcontract Order Summary؟
هذا التقرير يقدم ملخصاً شاملاً لأوامر التعاقد من الباطن مع الموردين، ويعرض وضع كل أمر من حيث الكميات، التكاليف، التوريد، والفواتير.
الهدف منه هو إعطاء صورة سريعة وواضحة عن أداء التعاقدات الخارجية وتأثيرها على التكلفة وسير الإنتاج.
ما هي المعلومات التجارية التي يوفرها التقرير؟
التقرير يجيب عن أسئلة تجارية مهمة مثل: - ما هي أوامر التعاقد من الباطن المفتوحة والمكتملة؟ - كم تم توريده فعلياً مقابل ما تم الاتفاق عليه؟ - ما هي التكلفة المتوقعة مقابل التكلفة الفعلية؟ - أي الموردين يلتزمون بالجداول والكميات وأيهم يتأخر؟ - ما هو حجم الالتزامات المالية المرتبطة بأوامر التعاقد الحالية؟
متى ولماذا تستخدم هذا التقرير؟
متى تستخدمه؟
- عند متابعة أعمال الإنتاج المعتمدة على موردين خارجيين
- قبل مراجعة الموردين أو التفاوض معهم
- أثناء إعداد تقارير التكاليف والالتزامات
- عند وجود تأخير أو زيادة تكلفة في عمليات التصنيع الخارجي
لماذا تستخدمه؟
- لضمان السيطرة على تكلفة التعاقد من الباطن
- لتقليل المخاطر المرتبطة بالتأخير أو نقص التوريد
- لتحسين قرارات الشراء والتعاقد مستقبلاً
- لدعم التخطيط المالي والإنتاجي
الأعمدة الرئيسية وماذا تعني للأعمال
قد يختلف عرض الأعمدة حسب الإعدادات، لكن عادةً يشمل التقرير ما يلي:
رقم أمر التعاقد
مرجع العمل مع المورد، يستخدم للمتابعة والمراجعة.المورد
الجهة المنفذة للعمل من الباطن، مهم لتقييم الأداء والمقارنة.تاريخ الأمر
يساعد في تحليل الالتزام الزمني وتحديد الأوامر القديمة أو المتأخرة.الحالة
(مفتوح – مكتمل – مغلق…)
تعكس الوضع الحالي للأمر وتأثيره على التخطيط.الكمية المطلوبة
ما تم الاتفاق عليه مع المورد.الكمية المستلمة
ما تم تنفيذه وتسليمه فعلياً حتى الآن.الكمية المتبقية
مؤشر مباشر على حجم العمل المتبقي والمخاطر المحتملة.القيمة الإجمالية للأمر
الالتزام المالي المتفق عليه مع المورد.القيمة المفوترة / المدفوعة
ما تم تحميله فعلياً على الحسابات، مهم للرقابة المالية.
المرشحات المتاحة والغرض التجاري منها
يتيح التقرير مجموعة مرشحات تساعدك على التركيز على ما يهمك، مثل:
الفترة الزمنية
لتحليل الأوامر خلال شهر، ربع سنة، أو سنة مالية.المورد
لمراجعة أداء مورد محدد أو التحضير لاجتماع معه.حالة أمر التعاقد
للتركيز على الأوامر المفتوحة أو المتأخرة فقط.رقم أمر التعاقد
للبحث والتحقيق في حالة أمر معين.
الغرض من هذه المرشحات هو تحويل التقرير من عرض عام إلى أداة تحليل موجهة.
كيفية تفسير النتائج لاتخاذ قرارات تجارية
زيادة الكميات المتبقية مع اقتراب تاريخ التسليم
→ خطر تأخير، يستدعي التواصل مع المورد أو إيجاد بديل.ارتفاع القيمة المفوترة مقارنة بالتقدم الفعلي
→ مؤشر على خلل في الفوترة أو ضعف المتابعة.تكرار التأخير مع مورد معين
→ إعادة تقييم العلاقة أو شروط التعاقد.توازن بين الكميات المطلوبة والمستلمة
→ أداء صحي واستقرار في سلسلة التوريد.
حالات الاستخدام والسيناريوهات الشائعة
مدير المشتريات
يستخدم التقرير لمتابعة التزامات الموردين وتحسين قرارات التعاقد.مدير الإنتاج
يراجع الكميات المتبقية لتقدير تأثيرها على خطط الإنتاج.الإدارة المالية
تعتمد عليه لمعرفة الالتزامات المالية المستقبلية والتأكد من دقة الفوترة.الإدارة العليا
تحصل على نظرة سريعة عن اعتماد الشركة على التعاقد من الباطن ومدى كفاءته.
خلاصة
تقرير Subcontract Order Summary هو أداة رقابية وتحليلية مهمة في دفاتر تساعدك على:
- التحكم في تكاليف التعاقد الخارجي
- تحسين أداء الموردين
- تقليل المخاطر التشغيلية
- دعم قرارات الشراء والإنتاج بثقة ووضوح
إنه تقرير عملي، مختصر، وموجه مباشرة لخدمة الأعمال.
معلومات التقرير
- الوحدة: المشتريات
- نوع المستند ذو الصلة: Subcontracting Order
- نوع التقرير: Script Report
- قياسي: نعم