الموقع
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند «الموقع»، كما يُستخدم في إدارة الأصول داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند «الموقع» في عمليات الأعمال؟
يُستخدم نوع المستند الموقع لتحديد أماكن تواجد الأصول فعلياً داخل الشركة أو خارجها.
المقصود بالموقع قد يكون:
- مبنى
- فرع
- مستودع
- طابق
- غرفة
- موقع مشروع
- موقع عميل (للأصول المعارة أو المستخدمة ميدانياً)
وجود «الموقع» يتيح للشركة معرفة أين يوجد كل أصل في أي وقت، مما يدعم الرقابة، الجرد، الصيانة، واتخاذ القرارات التشغيلية والمالية.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام «الموقع»
قبل البدء باستخدام نوع المستند الموقع، يُفضّل التأكد من الآتي:
- وجود هيكل واضح لمواقع الشركة (الفروع، المباني، المستودعات، إلخ).
- الاتفاق داخلياً على تسمية موحدة للمواقع لتجنب التكرار أو الالتباس.
- تحديد المسؤوليات: من يقوم بإدارة المواقع ومن يُسمح له بتعديلها.
- إعداد الأصول الأساسية في النظام حتى يمكن ربطها بالموقع لاحقاً.
هذه الخطوات تساعد على استخدام «الموقع» بشكل منظم وفعال.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لاستخدام الموقع يكون كالتالي:
تعريف المواقع
يتم إدخال جميع المواقع التي تمتلكها أو تستخدمها الشركة (مثل: المقر الرئيسي، فرع جدة، مستودع قطع الغيار).ربط الأصول بالموقع
عند تسجيل أصل جديد أو تحديث بيانات أصل قائم، يتم تحديد الموقع الذي يوجد فيه.التنقل والتغييرات
في حال نقل أصل من موقع إلى آخر (مثلاً من مستودع إلى فرع)، يتم تحديث الموقع لتعكس الحركة الفعلية.المتابعة والتقارير
تستخدم فرق الإدارة والمالية وتقنية المعلومات بيانات الموقع لمعرفة:- توزيع الأصول
- الأصول في كل فرع
- الأصول التي تحتاج صيانة حسب موقعها
بهذا الشكل، يصبح «الموقع» جزءاً أساسياً من دورة حياة الأصل داخل الشركة.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها «الموقع» ضرورياً
يكون نوع المستند الموقع مهماً بشكل خاص في الحالات التالية:
الشركات متعددة الفروع
لمعرفة ما يخص كل فرع من أصول.إدارة المستودعات والمخازن
لتحديد أماكن المعدات، الرافعات، أو الأجهزة الثقيلة.المشاريع الميدانية
عند وجود أصول تعمل في مواقع مشاريع مختلفة.الجرد الدوري
لتسهيل مطابقة الأصول الفعلية مع السجلات حسب الموقع.الصيانة والتشغيل
حيث يساعد الموقع فرق الصيانة على الوصول السريع للأصل.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند العمل مع نوع المستند الموقع، يُنصح بمراعاة ما يلي:
- تحديث الموقع فور نقل أي أصل لتجنب بيانات غير دقيقة.
- تجنب إنشاء مواقع مكررة بأسماء مختلفة لنفس المكان.
- استخدام تسميات واضحة تعكس الواقع (مثل: “مستودع الرياض – شمال”).
- مراجعة المواقع بشكل دوري للتأكد من أنها ما زالت مستخدمة.
- التنسيق بين الفرق (الإدارية، المالية، التشغيلية) على اعتماد نفس المواقع.
باختصار، نوع المستند الموقع هو حجر الأساس لتنظيم الأصول وربطها بالواقع الفعلي للأعمال. استخدامه بشكل صحيح في دفاتر ينعكس مباشرة على دقة البيانات، كفاءة التشغيل، وسهولة اتخاذ القرار.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الأصول
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| location_name | اسم الموقع | البيانات | ✓ | - | اسم الموقع المعتمد في دفاتر لإدارة المواقع والعمليات |
| parent_location | الموقع الأم | رابط | الموقع | الموقع الأعلى الذي يتبع له هذا الموقع تنظيمياً | |
| is_container | حاوية | التحقق من | - | يحدد ما إذا كان الموقع حاوية لمواقع أخرى | |
| is_group | مجموعة | التحقق من | - | يشير إلى أن الموقع تجميعي وليس موقعاً فعلياً | |
| latitude | خط العرض | رقم عشري | - | خط العرض لتحديد موقع المكان على الخريطة | |
| longitude | خط الطول | رقم عشري | - | خط الطول لتحديد موقع المكان على الخريطة | |
| remoteattendance_km | الحضور عن بعد / كم | رقم عشري | ✓ | - | الحد الأقصى للمسافة المسموحة للحضور عن بُعد بالكيلومتر |
| area | منطقة | رقم عشري | - | مساحة الموقع الفعلية المستخدمة للأغراض التشغيلية | |
| area_uom | وحدة قياس المساحة | رابط | وحدة القياس | وحدة قياس المساحة المعتمدة في دفاتر | |
| fetch_geolocation | تحديد الموقع الجغرافي | زر | - | زر لجلب الإحداثيات الجغرافية تلقائياً | |
| location | الموقع | تحديد الموقع الجغرافي | - | الموقع الجغرافي المرئي على الخريطة | |
| lft | يسار (LFT) | الباحث | - | قيمة داخلية لتنظيم شجرة المواقع في دفاتر | |
| rgt | يمين (RGT) | الباحث | - | قيمة داخلية مكملة لتنظيم شجرة المواقع | |
| old_parent | الحساب الأب السابق | البيانات | - | الموقع الأب السابق قبل آخر تعديل تنظيمي |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Agriculture User | ✓ | ✓ | ||||
| Stock User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Accounts User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Agriculture Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Stock Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الأصول | مرتبط من | الأصول |
| رسملة الأصول | مرتبط من | الأصول |
| فرع | مرتبط من | الإعدادات |
| ربط جهاز البصمة | مرتبط من | تكاملات دفاتر |
| العقارات | مرتبط من | ادارة الاملاك |
| رقم المسلسل | مرتبط من | المخزون |
| الموقع | يربط إلى | الأصول |
| وحدة القياس | يربط إلى | الإعدادات |