تكرار تلقائي
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند تكرار تلقائي، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل منظومة دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "تكرار تلقائي" في عمليات الأعمال؟
تكرار تلقائي هو مستند يُستخدم لأتمتة إنشاء مستندات متكررة بشكل دوري دون تدخل يدوي.
بدلاً من إعادة إدخال نفس المستند كل شهر أو كل فترة، يقوم تكرار تلقائي بإنشاء نسخة جديدة تلقائياً في الوقت المحدد.
ببساطة:
إذا كان لديك عملية تتكرر بنفس البيانات (فاتورة، عقد، مصروف، مطالبة، إلخ)، فإن تكرار تلقائي يتكفل بإنشائها نيابة عنك في الوقت المناسب.
هذا يقلل الجهد اليدوي، يمنع النسيان، ويحافظ على انتظام العمليات المالية والإدارية.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "تكرار تلقائي"
قبل تفعيل تكرار تلقائي، يجب التأكد من الآتي:
وجود مستند أساسي جاهز
مثل فاتورة أو اتفاقية أو أي مستند يمثل العملية الأصلية التي سيتم تكرارها.وضوح الجدول الزمني
تحديد:- هل التكرار شهري، أسبوعي، سنوي؟
- متى يبدأ التكرار؟
- هل له تاريخ انتهاء أم يستمر مفتوحاً؟
استقرار البيانات
يفضل استخدام تكرار تلقائي عندما تكون أغلب البيانات ثابتة ولا تحتاج لتغيير كبير في كل مرة.صلاحيات واضحة للمستخدم
المستخدم المسؤول يجب أن يكون مخولاً بإنشاء المستندات الناتجة عن التكرار.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
السير المعتاد لاستخدام تكرار تلقائي يكون كالتالي:
إنشاء المستند الأساسي
مثال: فاتورة إيجار شهرية أو عقد اشتراك.إعداد مستند "تكرار تلقائي"
- ربطه بالمستند الأساسي
- تحديد نوع التكرار (شهري، سنوي…)
- تحديد تاريخ البداية (والنهاية إن وجدت)
تشغيل التكرار تلقائياً
في كل دورة:- يقوم النظام بإنشاء مستند جديد مطابق للأصل
- يظهر المستند الجديد ضمن العمليات اليومية وكأنه أُنشئ يدوياً
المراجعة والمتابعة
الفريق المالي أو الإداري يراجع المستند الناتج ويكمل الإجراءات المعتادة (اعتماد، تحصيل، تسجيل).
بهذا الشكل، يصبح تكرار تلقائي جزءاً غير مرئي لكنه أساسي في سير العمل اليومي.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "تكرار تلقائي" ضرورياً
يُعد تكرار تلقائي مهماً جداً في الحالات التالية:
1. الفواتير الدورية
- إيجارات
- اشتراكات العملاء
- رسوم صيانة > نفس المبلغ، نفس العميل، كل شهر
2. الرواتب أو البدلات الثابتة
- بدلات متكررة
- استقطاعات شهرية ثابتة
3. المصروفات المتكررة
- فواتير إنترنت
- كهرباء
- اشتراكات أنظمة وخدمات
4. العقود طويلة الأجل
- عقود خدمات
- اتفاقيات دعم سنوية يتم إصدار مطالباتها بشكل دوري
في جميع هذه الحالات، تكرار تلقائي يوفر وقتاً كبيراً ويضمن عدم نسيان أي التزام.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام تكرار تلقائي، انتبه للنقاط التالية:
مراجعة البيانات دورياً
إذا تغير السعر أو الشروط، يجب تحديث المستند الأساسي أو إيقاف التكرار.عدم استخدامه للعمليات المتغيرة كثيراً
العمليات التي تختلف بياناتها بشكل كبير في كل مرة لا تناسب تكرار تلقائي.مراقبة المستندات الناتجة
التكرار آلي، لكن المسؤولية الإدارية ما زالت قائمة.إيقاف التكرار عند انتهاء العلاقة التجارية
مثل انتهاء عقد أو إلغاء اشتراك، لتجنب إنشاء مستندات غير مطلوبة.
خلاصة
تكرار تلقائي هو أداة أعمال ذكية داخل دفاتر تساعدك على: - تقليل العمل اليدوي - ضمان الالتزام بالمواعيد - تنظيم العمليات الدورية بثبات ودقة
هو مناسب لكل نشاط لديه التزامات متكررة ويرغب في إدارة أعماله بكفاءة وراحة أكبر.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: التشغيل الآلي
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| reference_doctype | مرجع نوع الوثيقة | رابط | ✓ | نوع الوثيقة | نوع المستند المرجعي للتكرار التلقائي في دفاتر |
| reference_document | وثيقة مرجعية | الارتباط الحيوي | ✓ | reference_doctype | المستند المحدد الذي سيتم تكراره تلقائياً |
| submitoncreation | اعتماد عند الإنشاء | التحقق من | - | اعتماد المستند الجديد تلقائياً عند الإنشاء | |
| start_date | تاريخ البدء | التاريخ | ✓ | - | تاريخ بدء تطبيق التكرار التلقائي |
| end_date | نهاية التاريخ | التاريخ | - | تاريخ انتهاء التكرار وإيقاف الإنشاء التلقائي | |
| disabled | معطل | التحقق من | - | إيقاف التكرار مؤقتاً دون حذف الإعداد | |
| frequency | تكرر | حدد | ✓ | يوميا, الأسبوعية, شهري, ربع سنوى, نصف سنوي, سنوي | دورية إنشاء المستندات المتكررة |
| repeatonday | كرر يوم | الباحث | - | اليوم المحدد للتكرار الشهري | |
| repeatonlast_day | كرر في اليوم الأخير من الشهر | التحقق من | - | التكرار في آخر يوم من الشهر | |
| nextscheduledate | تاريخ الجدول التالي | التاريخ | - | تاريخ الجدولة القادمة لإنشاء المستند | |
| repeatondays | Repeat on Days | جدول | Auto Repeat Day | تحديد أيام الأسبوع للتكرار | |
| notifybyemail | الإخطار عن طريق البريد الإلكتروني | التحقق من | - | إرسال إشعار بالبريد عند إنشاء المستند | |
| recipients | المستلمين | نص صغير | - | عناوين البريد المستلمة للإشعارات | |
| get_contacts | الحصول على اتصالات | زر | - | جلب جهات الاتصال المرتبطة تلقائياً | |
| template | قالب | رابط | قالب البريد الإلكتروني | قالب البريد الإلكتروني المستخدم للإشعار | |
| subject | موضوع | البيانات | - | عنوان رسالة البريد المرسلة | |
| message | رسالة | نص | - | محتوى رسالة البريد للإشعار | |
| preview_message | عرض الرسالة | زر | - | معاينة رسالة البريد قبل الإرسال | |
| print_format | تنسيق الطباعة | رابط | تنسيق الطباعة | تنسيق الطباعة المرفق مع البريد | |
| status | الحالة | حدد | نشط, معطل, أكتمل | حالة التكرار الحالية في دفاتر |
الجداول الفرعية
Repeat on Days (Auto Repeat Day)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| day | يوم | حدد | ✓ | يوم الاثنين, الثلاثاء, الأربعاء, الخميس, الجمعة... | تحديد يوم الأسبوع لتكرار المستند تلقائياً في دفاتر |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Accounts User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Accounts Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| سند تسليم | مرتبط من | المخزون |
| قيد محاسبي | مرتبط من | الحسابات |
| فاتورة نقاط البيع | مرتبط من | الحسابات |
| سندات الدفع | مرتبط من | الحسابات |
| فاتورة المشتريات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر الشراء | مرتبط من | المشتريات |
| سند إستلام | مرتبط من | المخزون |
| عرض سعر | مرتبط من | المبيعات |
| فاتورة مبيعات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر مبيعات | مرتبط من | المبيعات |
| إيصال التوريد من الباطن | مرتبط من | التعاقد الفرعي |
| عرض أسعار المورد | مرتبط من | المشتريات |
| قالب البريد الإلكتروني | يربط إلى | البريد الإلكتروني |
| تنسيق الطباعة | يربط إلى | طبع |