تنسيق الطباعة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند تنسيق الطباعة، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل المؤسسات:
ما هو استخدام نوع المستند "تنسيق الطباعة" في عمليات الأعمال؟
تنسيق الطباعة هو الأداة التي تحدد الشكل النهائي للمستندات الرسمية عند طباعتها أو إرسالها للعملاء والموردين والجهات الداخلية.
من خلاله يتم التحكم في مظهر الفواتير، عروض الأسعار، أوامر الشراء، العقود، الإيصالات، والتقارير بحيث تعكس هوية الشركة وتلبي المتطلبات القانونية والتجارية.
بعبارة أخرى، تنسيق الطباعة يحول البيانات المخزنة في النظام إلى مستندات احترافية جاهزة للاعتماد والمشاركة.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام تنسيق الطباعة
قبل البدء باستخدام تنسيق الطباعة بشكل فعال، يفضل التأكد من:
- تحديد الهوية البصرية للشركة (الشعار، العناوين، الألوان إن وجدت).
- وضوح المتطلبات القانونية مثل رقم السجل التجاري، الرقم الضريبي، أو أي عبارات إلزامية.
- معرفة أنواع المستندات التي تحتاج إلى طباعة (فاتورة، عرض سعر، عقد، تقرير داخلي…).
- الاتفاق داخلياً على المحتوى المطلوب ظهوره في المستندات المطبوعة (تفاصيل الأسعار، الشروط، التوقيعات).
هذه الخطوات تضمن أن تنسيق الطباعة يخدم العمل بدلاً من أن يكون مجرد شكل جمالي.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
إنشاء أو اعتماد مستند تشغيلي
مثل فاتورة بيع، عرض سعر، أو أمر شراء.اختيار تنسيق الطباعة المناسب
يتم اختيار تنسيق الطباعة الذي يتوافق مع نوع المستند والغرض منه (عميل، مورد، استخدام داخلي).مراجعة المعاينة النهائية
التأكد من أن البيانات صحيحة، مرتبة، وواضحة.الطباعة أو الإرسال
يتم طباعة المستند أو إرساله بصيغة رقمية للعميل أو الطرف المعني.الاحتفاظ بنسخة رسمية
لاستخدامها في الأرشفة، التدقيق، أو المتابعة المستقبلية.
بهذا الشكل، يصبح تنسيق الطباعة جزءاً أساسياً من دورة العمل اليومية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها تنسيق الطباعة ضرورياً
- الفواتير الضريبية: لإظهار القيم، الضرائب، والبيانات الإلزامية بشكل واضح.
- عروض الأسعار: لتقديم صورة احترافية تعزز فرص الفوز بالصفقة.
- أوامر الشراء: لضمان وضوح الشروط والكميات مع الموردين.
- العقود والموافقات: لتوحيد شكل المستندات الرسمية داخل الشركة.
- التقارير الداخلية: لمشاركتها مع الإدارة أو المراجعين.
في كل هذه الحالات، تنسيق الطباعة لا يؤثر فقط على الشكل، بل على مصداقية الشركة أيضاً.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- استخدم تنسيق طباعة موحد لكل نوع مستند لتجنب الارتباك.
- احرص على أن يكون المحتوى واضحاً وسهل القراءة، خاصة للأطراف الخارجية.
- راجع تنسيق الطباعة دورياً عند تغير الأنظمة، الضرائب، أو متطلبات العمل.
- لا تفرط في التفاصيل غير الضرورية، وركز على ما يهم متخذ القرار.
- تأكد من أن تنسيق الطباعة يدعم اللغة والعملات المستخدمة في نشاطك.
خلاصة
تنسيق الطباعة ليس مجرد قالب شكلي، بل هو أداة أعمال أساسية تعكس احترافية الشركة، تدعم الامتثال، وتسهل التواصل مع العملاء والشركاء. الاستخدام الصحيح له يوفر الوقت، يقلل الأخطاء، ويعزز صورة المؤسسة في كل مستند يتم إصداره.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: طبع
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| doc_type | نوع الوثيقة | رابط | ✓ | نوع الوثيقة | نوع المستند المرتبط بنموذج الطباعة داخل دفاتر |
| module | وحدة | رابط | تعريف وحدة برمجية | الوحدة الوظيفية التي ينتمي لها نموذج الطباعة | |
| defaultprintlanguage | لغة الطباعة الافتراضية | رابط | اللغة | اللغة الافتراضية لطباعة المستندات | |
| standard | اساسي | حدد | ✓ | لا, نعم | تحديد ما إذا كان النموذج قياسياً في دفاتر |
| custom_format | تنسيق مخصص | التحقق من | - | يشير إلى أن النموذج مخصص للأعمال | |
| disabled | معطل | التحقق من | - | تعطيل استخدام نموذج الطباعة | |
| pdf_generator | PDF Generator | حدد | wkhtmltopdf | أداة إنشاء ملفات PDF عند الطباعة | |
| printformattype | نوع تنسيق الطباعة | حدد | جينجا, JS | طريقة بناء نموذج الطباعة تقنياً | |
| raw_printing | الطباعة الخام | التحقق من | - | تمكين الطباعة المباشرة بدون تنسيق | |
| html | HTML | رمز | Jinja | كود HTML لتصميم مخرجات الطباعة | |
| raw_commands | أوامر الخام | رمز | Jinja | أوامر طباعة خام للأجهزة المتخصصة | |
| margin_top | أعلى الهامش | رقم عشري | - | الهامش العلوي للصفحة المطبوعة | |
| margin_bottom | الهامش السفلي | رقم عشري | - | الهامش السفلي للصفحة المطبوعة | |
| margin_left | الهامش الأيسر | رقم عشري | - | الهامش الأيسر للصفحة المطبوعة | |
| margin_right | الهامش الأيمن | رقم عشري | - | الهامش الأيمن للصفحة المطبوعة | |
| alignlabelsright | محاذاة التسميات إلى اليمين | التحقق من | - | محاذاة عناوين الحقول إلى اليمين | |
| showsectionheadings | عرض عناوين القسم | التحقق من | - | إظهار عناوين الأقسام في الطباعة | |
| line_breaks | فواصل عرض الخط بعد الأقسام | التحقق من | - | إضافة فواصل أسطر بعد الأقسام | |
| absolute_value | Show Absolute Values | التحقق من | - | عرض القيم بدون إشارة سالبة | |
| font_size | حجم الخط | الباحث | - | حجم الخط المستخدم في الطباعة | |
| font | خط جوجل | البيانات | - | اسم خط جوجل المستخدم في الطباعة | |
| page_number | رقم الصفحة | حدد | إخفاء, Top Left, Top Center, Top Right, Bottom ... | موضع عرض رقم الصفحة | |
| css | مخصصةCSS | رمز | CSS | تنسيقات CSS مخصصة لشكل الطباعة | |
| customhtmlhelp | مخصصةHTML مساعدة | HTML | Custom CSS Help, ,Notes: , ,إرشادات HTML لمساعدة تخصيص التنسيقات |
| |
| printformathelp | تنسيق الطباعة مساعدة | HTML | Print Format Help,, Introduct... |
دليل استخدام وبناء نماذج الطباعة | |
| format_data | تنسيق البيانات | رمز | - | بيانات أو منطق إضافي لمعالجة الطباعة | |
| printformatbuilder | منشئ تنسيق الطباعة | التحقق من | - | استخدام منشئ نماذج الطباعة المرئي | |
| printformatbuilder_beta | Print Format Builder Beta | التحقق من | - | تجربة منشئ نماذج الطباعة التجريبي |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Desk User | ||||||
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تكرار تلقائي | مرتبط من | التشغيل الآلي |
| تخصيص نموذج | مرتبط من | مخصص |
| إعدادات التسليم | مرتبط من | المخزون |
| اشعار | مرتبط من | البريد الإلكتروني |
| الملف الشخصي لنقطة البيع | مرتبط من | الحسابات |
| نموذج ويب | مرتبط من | الموقع |
| اللغة | يربط إلى | النواة |
| تعريف وحدة برمجية | يربط إلى | النواة |