قاعدة الشحن
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند قاعدة الشحن في دفاتر:
ما هو استخدام نوع المستند "قاعدة الشحن" في عمليات الأعمال؟
قاعدة الشحن تُستخدم لتحديد كيفية احتساب تكلفة الشحن تلقائياً على المبيعات أو المشتريات بناءً على شروط واضحة مسبقاً.
بدلاً من إدخال قيمة الشحن يدوياً في كل فاتورة أو طلب، تقوم قاعدة الشحن بحسابها بشكل منظم وعادل وفق معايير مثل قيمة الطلب أو طريقة الشحن.
ببساطة، هي الأداة التي تضمن: - تسعير شحن ثابت ومتسق - تقليل الأخطاء اليدوية - شفافية أكبر للعملاء في تكاليف الشحن
المتطلبات الأساسية قبل استخدام قاعدة الشحن
قبل البدء باستخدام قاعدة الشحن، يُفضل التأكد من الآتي:
- وجود سياسات واضحة للشحن لدى الشركة (مثل: شحن مجاني فوق مبلغ معين، أو شحن مدفوع حسب القيمة).
- تحديد طرق الشحن المعتمدة (عادي، سريع، داخلي، دولي…).
- وضوح ما إذا كانت تكلفة الشحن:
- تُضاف على الفاتورة
- أو تُحسب بشكل منفصل
- تنسيق داخلي بين فرق المبيعات، الحسابات، واللوجستيات حول من يتحمل تكلفة الشحن.
هذه الخطوات تضمن أن تعكس قاعدة الشحن الواقع التجاري للشركة.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
إنشاء قاعدة الشحن
يقوم المسؤول المالي أو الإداري بتعريف قاعدة الشحن، مثل:- إذا كانت قيمة الطلب أقل من مبلغ معين → شحن بقيمة محددة
- إذا تجاوزت القيمة مبلغاً معيناً → شحن مخفّض أو مجاني
ربط قاعدة الشحن بالبيع أو الشراء
عند إنشاء عرض سعر أو فاتورة، يتم اختيار قاعدة الشحن المناسبة.احتساب الشحن تلقائياً
يقوم النظام بحساب تكلفة الشحن حسب الشروط المحددة دون تدخل يدوي.إظهار التكلفة بوضوح
تظهر قيمة الشحن بشكل منفصل أو مدمج ضمن إجمالي الفاتورة، مما يعزز الشفافية مع العميل.
بهذا الشكل، تصبح عملية الشحن جزءاً طبيعياً ومنظماً من دورة البيع أو الشراء.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها قاعدة الشحن ضرورية
تكون قاعدة الشحن ضرورية بشكل خاص في الحالات التالية:
- شركات التجارة والتوزيع التي تتعامل مع عدد كبير من الفواتير يومياً.
- الأعمال التي تقدم شحن مجاني مشروط (مثلاً: شحن مجاني للطلبات الكبيرة).
- الشركات التي تبيع لمناطق متعددة بتكاليف شحن مختلفة.
- البيع بالجملة أو التجزئة حيث تختلف تكلفة الشحن حسب حجم أو قيمة الطلب.
- الرغبة في توحيد سياسة الشحن بين جميع فرق المبيعات.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- تأكد من أن قاعدة الشحن محدثة دائماً وتعكس التكاليف الفعلية.
- تجنب إنشاء عدد كبير من القواعد المتداخلة حتى لا يحدث التباس عند التطبيق.
- راقب تأثير تكلفة الشحن على ربحية الطلبات ورضا العملاء.
- درّب فريق المبيعات على اختيار قاعدة الشحن الصحيحة عند إنشاء الفواتير.
- راجع القواعد بشكل دوري خاصة عند تغيّر أسعار النقل أو مقدمي خدمات الشحن.
الخلاصة
قاعدة الشحن هي أداة أساسية لتنظيم وتوحيد احتساب تكاليف الشحن داخل دفاتر. استخدامها الصحيح يساعد على تحسين دقة الفواتير، تقليل الجهد اليدوي، وتقديم تجربة أكثر احترافية للعملاء، مع الحفاظ على وضوح وربحية العمليات التجارية.
Specify conditions to calculate shipping amount
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الحسابات
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| label | ملصق قاعدة الشحن | البيانات | ✓ | - | اسم تعريفي لقاعدة الشحن للاستخدام في المستندات. |
| disabled | معطل | التحقق من | - | تعطيل القاعدة لمنع تطبيقها على العمليات. | |
| shippingruletype | نوع القاعدة الشحن | حدد | المبيعات, المشتريات | تحديد ما إذا كانت القاعدة للبيع أو الشراء. | |
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي تُطبق عليها قاعدة الشحن. |
| account | حساب الشحن | رابط | ✓ | حساب | الحساب المحاسبي لتسجيل مصروفات أو إيرادات الشحن. |
| cost_center | مركز التكلفة | رابط | ✓ | مركز التكلفة | مركز التكلفة المرتبط بتكاليف الشحن. |
| calculatebasedon | إحسب الربح بناء على | حدد | ثابت, صافي المجموع, الوزن الصافي | أساس احتساب تكلفة الشحن حسب القيمة أو الوزن. | |
| shipping_amount | مبلغ الشحن | العملة | - | قيمة الشحن الثابتة أو المحسوبة حسب الإعدادات. | |
| conditions | شروط قاعدة الشحن | جدول | Shipping Rule Condition | شروط تطبيق قاعدة الشحن حسب معايير محددة. | |
| countries | صالحة للبلدان | جدول | Shipping Rule Country | الدول التي تنطبق عليها قاعدة الشحن. |
الجداول الفرعية
شروط قاعدة الشحن (حالة قاعدة الشحن)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| from_value | من القيمة | رقم عشري | ✓ | - | بداية نطاق القيمة لتطبيق شرط الشحن. |
| to_value | إلى القيمة | رقم عشري | - | نهاية نطاق القيمة لتطبيق شرط الشحن. | |
| shipping_amount | مبلغ الشحن | العملة | ✓ | Company:company:default_currency | مبلغ الشحن المطبق عند تحقق نطاق الشرط. |
صالحة للبلدان (بلد قاعدة الشحن)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| country | الدولة | رابط | ✓ | الدولة | الدولة التي تُطبق عليها قاعدة الشحن في دفاتر |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sales User | ✓ | |||||
| Accounts Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Accounts User | ✓ | |||||
| Sales Master Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| سند تسليم | مرتبط من | المخزون |
| فاتورة نقاط البيع | مرتبط من | الحسابات |
| فاتورة المشتريات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر الشراء | مرتبط من | المشتريات |
| سند إستلام | مرتبط من | المخزون |
| عرض سعر | مرتبط من | المبيعات |
| فاتورة مبيعات | مرتبط من | الحسابات |
| أمر مبيعات | مرتبط من | المبيعات |
| عرض أسعار المورد | مرتبط من | المشتريات |
| حساب | يربط إلى | الحسابات |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| مركز التكلفة | يربط إلى | الحسابات |