دورة المخزون
نظرة عامة
فيما يلي شرح شامل ومبسط لدورة المخزون من منظور الأعمال، كما تُدار عملياً داخل دفاتر، مع التركيز على سير العمل والاستخدام اليومي بعيداً عن أي تعقيد تقني.
أولاً: نظرة عامة على دورة المخزون وأهميتها
دورة المخزون هي العمود الفقري لإدارة المواد داخل أي منشأة تجارية أو صناعية.
تهدف هذه الدورة إلى ضمان:
- توفر المواد والمنتجات في الوقت المناسب
- تقليل الفاقد والتلف
- التحكم في التكلفة
- دقة الأرصدة الفعلية مقارنة بالدفاتر
- دعم قرارات الشراء، الإنتاج، والبيع
أي خلل في دورة المخزون ينعكس مباشرة على: - تأخير الطلبات - توقف الإنتاج - خسائر مالية - عدم رضا العملاء
ثانياً: تدفق عملية الأعمال – خطوة بخطوة
1. تحديد الحاجة (Material Request)
تبدأ الدورة عندما يظهر احتياج لمادة: - قسم المبيعات يحتاج صنف لتلبية طلب عميل - قسم الإنتاج يحتاج مواد خام - المخزون وصل إلى حد إعادة الطلب
👉 يتم إنشاء Material Request لتوثيق هذه الحاجة.
2. توفير المادة
بناءً على الطلب: - إما يتم الشراء من مورد - أو التحويل من مستودع آخر - أو التصنيع الداخلي
(هذه الخطوة تدعم دورة المخزون لكنها قد ترتبط بدورات أخرى مثل الشراء أو الإنتاج)
3. حركة المخزون (Stock Entry)
عند دخول أو خروج أو تحويل المواد: - استلام مواد - صرف مواد - تحويل بين مستودعات - تصنيع أو تفكيك
👉 يتم تسجيل ذلك باستخدام Stock Entry
وهو المستند التنفيذي الذي يغير الرصيد فعلياً.
4. التخزين والمتابعة (Warehouse + Bin)
- المواد تُخزن في Warehouse
- النظام يحتفظ برصيد كل صنف في كل مستودع من خلال Bin
هذا يسمح بالإجابة فوراً على أسئلة مثل: - كم الكمية المتوفرة؟ - في أي مستودع؟ - هل تكفي لتلبية الطلبات القادمة؟
5. التتبع التفصيلي (Batch / Serial No)
لبعض الأصناف: - Batch: لتتبع دفعات (مثل الأغذية، الأدوية) - Serial No: لتتبع كل وحدة على حدة (مثل الأجهزة)
هذا مهم لـ: - الضمان - تاريخ الانتهاء - الاستدعاءات - الجودة
6. الجرد والتسوية (Stock Reconciliation)
عند وجود فرق بين الواقع والنظام: - جرد دوري - جرد مفاجئ - اكتشاف تلف أو فاقد
👉 يتم استخدام Stock Reconciliation لتصحيح الأرصدة.
ثالثاً: المستندات الرئيسية ودورها في الدورة
| المستند | دوره في الأعمال |
|---|---|
| Item | تعريف الصنف (ما الذي نديره؟) |
| Warehouse | مكان التخزين |
| Bin | رصيد الصنف داخل مستودع محدد |
| Material Request | طلب داخلي للاحتياج |
| Stock Entry | تنفيذ حركة المخزون |
| Batch | تتبع الدفعات |
| Serial No | تتبع الوحدات الفردية |
| Stock Reconciliation | تصحيح الأرصدة |
رابعاً: المتطلبات الأساسية التجارية ومتطلبات الإعداد
قبل تشغيل دورة المخزون بكفاءة يجب:
- تعريف جميع Items بشكل واضح (وحدة القياس، هل يُخزن؟)
- إنشاء Warehouses تعكس الواقع الفعلي
- تحديد:
- الأصناف التي تحتاج Batch
- الأصناف التي تحتاج Serial No
- وضع سياسات:
- من يطلب المواد؟
- من يعتمد؟
- من ينفذ الصرف أو الاستلام؟
- تدريب الفرق على تسجيل الحركات فور حدوثها
خامساً: السيناريوهات التجارية الشائعة
✅ سيناريو 1: طلب مواد للإنتاج
- الإنتاج ينشئ Material Request
- المخزون يصرف المواد عبر Stock Entry
- يتم تحديث الأرصدة تلقائياً
✅ سيناريو 2: تحويل بين مستودعات
- طلب نقل مواد من مستودع مركزي إلى فرع
- Stock Entry (Transfer)
- تتغير الأرصدة في المستودعين
✅ سيناريو 3: جرد نهاية الشهر
- فريق المخزون يعد الكميات فعلياً
- يتم إدخال Stock Reconciliation
- تصحيح أي فروقات
✅ سيناريو 4: تتبع دفعة تالفة
- تحديد Batch المتأثرة
- معرفة أين تم استخدامها أو بيعها
- اتخاذ قرار سحب أو إيقاف
سادساً: أفضل الممارسات والاعتبارات المهمة
- ✅ سجل كل حركة فور حدوثها (لا تؤجل)
- ✅ لا تستخدم Stock Reconciliation إلا عند الضرورة
- ✅ راقب الأصناف بطيئة الحركة
- ✅ حدد حد إعادة الطلب للأصناف الحرجة
- ✅ افصل المهام (الطلب ≠ التنفيذ ≠ الجرد)
- ✅ استخدم Batch و Serial No عندما يكون لذلك قيمة حقيقية
سابعاً: كيف تتدفق المستندات عبر الدورة
التدفق النموذجي:
Item
⬇
Material Request
⬇
Stock Entry
⬇
Bin (تحديث الرصيد)
⬇
(عند الحاجة) Batch / Serial No
⬇
Stock Reconciliation (تصحيح)
كل مستند يبني على السابق، ويخلق سلسلة واضحة يمكن تتبعها ومراجعتها في أي وقت.
خلاصة للأعمال
دورة المخزون في دفاتر ليست مجرد تسجيل كميات، بل هي: - أداة رقابة - دعم للقرارات - حماية للربحية - أساس للعمليات اليومية
عندما تُدار بشكل صحيح، فإنها تمنح الإدارة رؤية واضحة، وتمنع المفاجآت، وتُبقي الأعمال تحت السيطرة.
يصف هذا المستند عملية دورة المخزون وأنواع المستندات ذات الصلة.
أنواع المستندات ذات الصلة
- حركة المخزون
- طلب مواد
- جرد المخزون
- This tool helps you to update or fix the quantity and valuation of stock in the system. It is typically used to synchronise the system values and what actually exists in your warehouses.
- المستودع
- A logical Warehouse against which stock entries are made.
- صندوق
- الصنف
- A Product or a Service that is bought, sold or kept in stock.
- الدفعات
- رقم المسلسل
- Distinct unit of an Item
تدفق العملية
التدفق النموذجي لهذه الدورة هو:
- إنشاء طلب مواد لمتطلبات المخزون
- إنشاء قيد مخزون لتحويلات أو تعديلات المواد
- إجراء تسوية المخزون لدقة الجرد
- تتبع مستويات المخزون في المستودعات والخزائن
- إدارة الأصناف بأرقام الدفعات والمسلسلة