دورة الموارد البشرية

نظرة عامة

فيما يلي شرح شامل لدورة الموارد البشرية من منظور الأعمال، باستخدام أسلوب عملي ومبسط يوضح كيف تُدار شؤون الموظفين يومياً داخل دفاتر.

أولاً: نظرة عامة على دورة الموارد البشرية وأهميتها

دورة الموارد البشرية هي العمود الفقري لإدارة العاملين في أي مؤسسة، حيث تغطي الرحلة الكاملة للموظف منذ انضمامه وحتى إدارة حضوره ورواتبه وإجازاته ومصروفاته.

أهمية الدورة للأعمال: - ضمان انتظام العمل والانضباط الوظيفي - احتساب الرواتب بشكل عادل ودقيق - الامتثال للسياسات الداخلية والأنظمة - تحسين تجربة الموظف وتقليل الأخطاء اليدوية - توفير رؤية واضحة للإدارة عن التكاليف والموارد البشرية

ثانياً: تدفق عملية الأعمال خطوة بخطوة

1. تعيين الموظف

يتم إنشاء سجل الموظف في النظام.
يُعتبر هذا السجل الأساس لجميع العمليات اللاحقة.

2. تحديد أوقات العمل

يتم ربط الموظف بنوع دوام (فترة صباحية، مسائية، ورديات…).
هذا يحدد متى يُفترض أن يحضر الموظف وينصرف.

3. تسجيل الحضور والانصراف

يقوم الموظف بتسجيل الدخول والخروج يومياً.
تُحوّل هذه البيانات إلى سجل حضور يومي.

4. إدارة الإجازات

يقدم الموظف طلب إجازة.
يتم اعتماده أو رفضه حسب السياسات.
تؤثر الإجازات مباشرة على الحضور والراتب.

5. المصروفات

يقدم الموظف مطالبة بالمصروفات المتعلقة بالعمل.
بعد الموافقة، تُدرج في مستحقاته.

6. احتساب الرواتب

في نهاية الفترة، يتم تجميع:
- أيام الحضور
- الإجازات
- الخصومات
- المصروفات
يتم إصدار مسير الرواتب ثم قسائم الرواتب لكل موظف.

ثالثاً: المستندات الرئيسية ودورها في الدورة

1. Employee

الملف التعريفي للموظف.
يحتوي على البيانات الوظيفية والمالية.
هو نقطة البداية لكل العمليات.

2. Shift Type

يحدد ساعات العمل الرسمية.
يُستخدم لمقارنة الحضور الفعلي بالمخطط.

3. Employee Checkin

تسجيل وقت الدخول والخروج.
مصدر بيانات الحضور.

4. Attendance

سجل يومي يوضح حالة الموظف (حاضر، غائب، إجازة).
يُستخدم مباشرة في الرواتب.

5. Leave Application

طلبات الإجازة.
تؤثر على رصيد الإجازات والراتب.

6. Expense Claim

مطالبة بمصروفات العمل.
تُضاف إلى مستحقات الموظف بعد الاعتماد.

7. Payroll Entry

تجميع رواتب مجموعة من الموظفين لفترة محددة.
خطوة تشغيلية لإصدار الرواتب.

8. Salary Slip

قسيمة راتب الموظف.
توضح التفاصيل النهائية للاستحقاقات والخصومات.

رابعاً: المتطلبات الأساسية التجارية ومتطلبات الإعداد

قبل تشغيل الدورة بكفاءة، يجب التأكد من: - تعريف سياسات الإجازات (سنوية، مرضية، طارئة) - تحديد أنواع الدوام وساعات العمل - تحديد مكونات الرواتب (أساسي، بدلات، خصومات) - تحديد دورة الرواتب (شهرية، نصف شهرية) - ربط الموظفين بالسياسات الصحيحة

خامساً: السيناريوهات التجارية الشائعة

سيناريو 1: موظف بدوام كامل

تسجيل حضور يومي
إجازة سنوية معتمدة
راتب شهري ثابت

سيناريو 2: موظف بنظام الورديات

ورديات متغيرة
احتساب ساعات العمل بدقة
تأثير مباشر على الراتب

سيناريو 3: موظف لديه مصروفات عمل

يقدم Expense Claim
تُضاف للراتب في نفس الشهر

سيناريو 4: غياب بدون إذن

يُسجل كغياب
يؤدي إلى خصم تلقائي من الراتب

سادساً: أفضل الممارسات والاعتبارات المهمة

تحديث بيانات الموظفين باستمرار
اعتماد الحضور والإجازات قبل تشغيل الرواتب
مراجعة مسير الرواتب قبل الاعتماد النهائي
توعية الموظفين بكيفية تقديم الإجازات والمصروفات
فصل الصلاحيات (من يقدم، من يعتمد)

سابعاً: كيف تتدفق المستندات عبر الدورة

Employee
⬇
Shift Type (لتحديد ساعات العمل)
⬇
Employee Checkin
⬇
Attendance
⬇
Leave Application / Expense Claim (حسب الحالة)
⬇
Payroll Entry
⬇
Salary Slip

هذا التدفق يضمن أن كل قرار أو عملية مبنية على بيانات فعلية ومعتمدة.

خلاصة

دورة الموارد البشرية في دفاتر ليست مجرد تسجيل بيانات، بل نظام متكامل لإدارة رأس المال البشري بكفاءة، يربط بين العمليات اليومية والنتائج المالية، ويمنح الإدارة والموظفين تجربة واضحة وعادلة ومنظمة.

يصف هذا المستند عملية دورة الموارد البشرية وأنواع المستندات ذات الصلة.

أنواع المستندات ذات الصلة

تدفق العملية

التدفق النموذجي لهذه الدورة هو:

إنشاء سجلات الموظفين
إعداد أنواع الورديات والجداول
تسجيل دخول الموظفين للحضور
إنشاء سجلات الحضور
تقديم طلبات الإجازة
معالجة مطالبات المصروفات
إنشاء هيكل الرواتب والتعيينات
إنشاء قيد كشوف المرتبات
إنشاء كشوف رواتب للموظفين