دورة الشراء

نظرة عامة

فيما يلي شرح شامل لدورة الشراء من منظور الأعمال، مع التركيز على كيفية استخدامها عملياً داخل دفاتر لدعم قرارات الشراء وضبط التكاليف وضمان توفر المواد في الوقت المناسب.

أولاً: نظرة عامة على دورة الشراء وأهميتها

دورة الشراء هي سلسلة من العمليات المتكاملة التي تبدأ من تحديد الاحتياج داخل الشركة، وتنتهي بسداد مستحقات المورد.
هدفها الأساسي هو تأمين المواد أو الخدمات المناسبة، بالجودة المطلوبة، وفي الوقت والسعر المناسبين.

أهمية دورة الشراء للأعمال: - ضمان استمرارية التشغيل وعدم توقف العمل بسبب نقص المواد. - التحكم في التكاليف من خلال المقارنات بين الموردين. - تحسين العلاقة مع الموردين عبر عمليات واضحة ومنظمة. - توفير بيانات دقيقة للإدارة حول الإنفاق والمخزون.

ثانياً: تدفق عملية الأعمال خطوة بخطوة

1. تحديد الاحتياج (Material Request)

تبدأ الدورة عندما يكتشف قسم ما (مثل الإنتاج أو الصيانة أو الإدارة) وجود حاجة لمواد أو خدمات.

مثال عملي:
قسم الصيانة يحتاج قطع غيار للماكينات خلال الشهر القادم.

2. طلب عروض أسعار (Request for Quotation)

بعد اعتماد الاحتياج، يتم إرسال طلبات عروض أسعار إلى مورد واحد أو عدة موردين.

الهدف التجاري:
الحصول على أفضل سعر وأفضل شروط (مدة التوريد، الدفع، الجودة).

3. استلام عروض الموردين (Supplier Quotation)

يرد الموردون بعروضهم التي تتضمن: - الأسعار - الكميات - مدة التسليم - شروط الدفع

دور هذه المرحلة:
المقارنة واتخاذ قرار الشراء بناءً على معايير تجارية واضحة، وليس السعر فقط.

4. إصدار أمر الشراء (Purchase Order)

بعد اختيار المورد المناسب، يتم إصدار أمر شراء رسمي يوضح: - ما سيتم شراؤه - الكمية - السعر المتفق عليه - تاريخ التسليم

أمر الشراء هو الالتزام الرسمي بين الشركة والمورد.

5. استلام المواد أو الخدمة (Purchase Receipt)

عند وصول المواد: - يتم فحص الكمية والجودة - يتم تسجيل الاستلام

الفائدة التجارية:
ضمان أن ما تم طلبه هو ما تم استلامه فعلياً قبل الدفع.

6. تسجيل فاتورة المورد (Purchase Invoice)

يرسل المورد فاتورته بناءً على ما تم توريده. يتم مطابقة الفاتورة مع: - أمر الشراء - الاستلام

الهدف:
منع الأخطاء أو الفواتير غير المطابقة قبل السداد.

7. السداد والمتابعة

بعد اعتماد الفاتورة: - يتم جدولة السداد حسب الشروط - يتم تحديث حساب المورد

ثالثاً: المستندات الرئيسية المشاركة ودورها

المستند	دوره في دورة الشراء
Material Request	يعبّر عن الحاجة الفعلية داخل الشركة
Request for Quotation	طلب أسعار من الموردين
Supplier Quotation	عرض السعر والشروط من المورد
Supplier	الطرف الذي يتم الشراء منه
Purchase Order	التزام الشراء الرسمي
Purchase Receipt	إثبات استلام المواد
Purchase Invoice	مطالبة المورد بالسداد

رابعاً: المتطلبات الأساسية التجارية ومتطلبات الإعداد

قبل تشغيل دورة الشراء بكفاءة، يجب: - تعريف الموردين المعتمدين وتقييمهم. - تحديد سياسات الشراء (من يطلب؟ من يوافق؟). - تحديد حدود الصلاحيات والموافقات. - تعريف المواد والخدمات المطلوبة بشكل واضح. - الاتفاق على شروط الدفع القياسية.

خامساً: السيناريوهات التجارية الشائعة وحالات الاستخدام

1. شراء مواد تشغيلية متكررة

مثل: قرطاسية، مواد تنظيف
→ غالباً من مورد واحد وبأسعار ثابتة.

2. شراء مواد إنتاج

مثل: مواد خام
→ تتطلب مقارنة عروض ومتابعة دقيقة للمخزون.

3. شراء خدمات

مثل: صيانة، استشارات
→ قد لا يوجد استلام مواد، لكن يتم الاعتماد مباشرة على الفاتورة.

4. شراء طارئ

احتياج عاجل
→ تقليل الخطوات مع الحفاظ على التوثيق.

سادساً: أفضل الممارسات والاعتبارات المهمة

لا يتم الشراء بدون احتياج معتمد.
الفصل بين من يطلب، ومن يوافق، ومن يدفع.
المقارنة بين الموردين بشكل دوري.
مطابقة ثلاثية (أمر الشراء – الاستلام – الفاتورة).
متابعة أداء الموردين (التزام بالمواعيد، جودة).
توثيق كل خطوة لضمان الشفافية.

سابعاً: كيف تتدفق المستندات عبر الدورة

Material Request
⬇
Request for Quotation
⬇
Supplier Quotation
⬇
Purchase Order
⬇
Purchase Receipt
⬇
Purchase Invoice
⬇
السداد وإقفال الدورة

كل مستند يعتمد على الذي قبله، مما يخلق سلسلة مترابطة تضمن السيطرة الكاملة على عملية الشراء.

خلاصة

دورة الشراء في دفاتر ليست مجرد إجراءات إدارية، بل هي أداة استراتيجية تساعد الإدارة على: - ضبط الإنفاق - تحسين التخطيط - تعزيز الموثوقية والحوكمة

وعند تطبيقها بشكل منظم، تتحول من عبء تشغيلي إلى قيمة مضافة حقيقية للأعمال.

يصف هذا المستند عملية دورة الشراء وأنواع المستندات ذات الصلة.

أنواع المستندات ذات الصلة

تدفق العملية

التدفق النموذجي لهذه الدورة هو:

إنشاء طلب مواد (إذا لزم الأمر)
إرسال طلب عرض سعر للموردين
استلام عروض أسعار الموردين
إنشاء أمر شراء من عرض سعر المورد
استلام البضائع وإنشاء إيصال استلام
إنشاء فاتورة شراء للبضائع المستلمة
إنشاء قيد دفع للمورد